Achteraf je factuur aanpassen? Dit zijn de regels

In het kort

• Zodra je factuur verzonden is is deze definitief.
• Het gevaar bij controles van de Belastingdienst
• Een foutief adres herstellen.
• Een aanvullende of credit factuur sturen bij het corrigeren van prijsfouten.
• Voorkom aansprakelijkheid voor onterechte btw-teruggaves door de ontvanger.

De gouden regel: verzonden is definitief

Zodra een factuur je (digitale) deur uit is, of dat nu per mail, post of als e-factuur is, is hij definitief. Je mag er dan niets meer aan veranderen. Waarom niet? Omdat jouw administratie en die van je klant precies met elkaar moeten overeenkomen.

Als de Belastingdienst bij een controle ziet dat jij een ander bedrag of adres in je boeken hebt staan dan je klant, is dat een rode vlag. Het kan zelfs de reden zijn voor een streng vervolgonderzoek waarbij je hele boekhouding onder de loep wordt genomen.

Hoe los je foutjes dan wel op?

Geen zorgen, een foutje maken is menselijk. Er zijn drie manieren om het netjes te corrigeren:

1. De adreswijziging: crediteren en opnieuw beginnen

Klopt het adres of de rechtsvorm (bijvoorbeeld een eenmanszaak die een BV is geworden) niet?. Dan is de juiste weg:

• Stuur eerst een creditfactuur met de exacte (foutieve) gegevens van de eerste factuur. Dit is eigenlijk een kopie, maar dan met een negatief bedrag.
• Stuur daarna een volledig nieuwe factuur met de juiste adresgegevens.
• Tip: Pas pas ná het versturen van de creditfactuur de adresgegevens in je eigen systeem aan.

2. Te weinig gefactureerd? Gebruik een aanvullende factuur

Ben je bijvoorbeeld vergeten drie artikelen op de rekening te zetten?. Je hoeft dan niet de hele factuur te crediteren. Je kunt simpelweg een aanvullende factuur sturen voor het resterende bedrag met een eigen, uniek factuurnummer.

3. Te veel gefactureerd? Een gedeeltelijke credit

Heb je per ongeluk vijf boormachines berekend terwijl er maar drie zijn geleverd?. Dan stuur je een creditfactuur voor alleen die twee extra machines. De originele factuur blijft dan gewoon in de administratie bestaan.

Waarom al die "rompslomp"?

Het voelt misschien als extra werk, maar het houdt je administratie zuiver. Als de Belastingdienst ooit op de stoep staat, wil je dat gesprek ontspannen kunnen voeren met een kopje koffie, in de wetenschap dat alles tot op de cent nauwkeurig klopt.

Door correct te corrigeren, voorkom je dat jij aansprakelijk wordt gehouden voor foutieve btw-teruggaves van je klant en houd je je focus op wat echt belangrijk is: je klanten, in plaats van de fiscus.

Zelf gratis en vrijblijvend Rompslomp uitproberen?

Bij Rompslomp begrijpen we de uitdagingen van zelfstandig ondernemers. Daarom bieden we een gratis en vrijblijvend proefabonnement aan. Zo ontdek je zonder risico of onze boekhoudsoftware aansluit bij jouw behoeften. In dit artikel lees je meer over het proefabonnement. 

Wil je meer weten over ondernemen en hoe je administratie op orde houdt? Luister dan ook naar onze andere afleveringen over ondernemerschap!