Je administratie op orde hebben: wat betekent dat eigenlijk?

In het kort

• De Belastingdienst stelt eisen aan je administratie omdat het bewijs is voor je aangifte omzetbelasting (btw) en inkomstenbelasting.
• Je mag je administratie op papier bijhouden, maar digitaal is vaak efficiënter. Hiervoor gebruiken veel zzp’ers een online boekhoudprogramma.
• Bewaar je facturen, bonnetjes en andere financiële informatie minimaal 7 jaar. Verwijder ze daarna in verband met de privacywetgeving.
• Een goede administratie geeft je ook inzicht in jouw bedrijf waardoor je makkelijker beslissingen neemt die goed zijn voor jouw bedrijf.

Officiële eisen aan je administratie

Een goede administratie is belangrijk om:

• belastingaangifte te doen;
• te weten hoe je onderneming ervoor staat;
• slimme beslissingen te nemen die je meer winst opleveren;
• boetes van de Belastingdienst te voorkomen.

Eisen van de Belastingdienst

De Belastingdienst eist dat je alle gegevens over je onderneming bewaart. Dat kan op papier of digitaal. Wettelijk gezien moet je de meeste informatie 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken (een bedrijfspand bijvoorbeeld) moet je wel 10 jaar bewaren. Daarna moet je bewaarde persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren volgens de privacyregels.
 
Wat je bijvoorbeeld moet bewaren:

• kasadministratie en kassabonnen
• financiële aantekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, agenda’s en correspondentie
• software en databestanden

Met de Belastingdienst kun je afspraken maken over hoe je deze informatie bewaart. Bijvoorbeeld op papier of digitaal. Veel zzp’ers vinden het belangrijk dat dit makkelijk werkt en ze weinig tijd kost. Daarom gebruiken ze een online boekhoudprogramma. Hierin kun je facturen maken, je inkomsten en uitgaven bijhouden en je belastingaangifte voorbereiden.

Heb je als zzp’er boekhoudsoftware nodig?

Bekijk de voordelen van boekhoudsoftware

Laten we kijken wat dit betekent voor de administratie van de meeste zzp’ers.

Facturatie

Stiekem misschien wel één van de hoogtepunten van je maand: het versturen van je facturen. Dit is waar je zo hard voor werkt. Hét moment dat je betaald krijgt voor je inzet.
 
Bij het versturen van een factuur moet je ervoor zorgen dat hij aan de wettelijke eisen voldoet. Er moet bijvoorbeeld duidelijk opstaan wat je hebt geleverd, wie je bent en wie je klant is. Vervolgens bewaar je de kopie 7 jaar lang.
 
Als je je administratie écht goed onder controle wil hebben, houdt het daar niet op. Je houdt natuurlijk ook bij of de factuur op tijd wordt betaald. Gebeurt dat niet? Dan stuur je tijdig een betalingsherinnering. Een factuur wordt sneller betaald als je hem direct verstuurt nadat je het product of de dienst hebt geleverd. Het zit dan nog vers in de herinnering van je klant.

Automatisch bijhouden of facturen zijn betaald

Ontdek hoe een bankkoppeling werkt

Kosten bijhouden

Als zzp’er moet je ook goed bijhouden waaraan je geld uitgeeft. Of je nu een laptop koopt, voorraad aanschaft of je klant een relatiegeschenk geeft: iedere euro moet je kunnen verantwoorden. Dat betekent dat je facturen en bonnetjes moet bewaren. Het is fijn om dit digitaal te doen. Zo kun je de Belastingdienst makkelijk inzage geven. En je voorkomt dat de inkt van een bonnetje na een paar jaar niet meer leesbaar is. Als je boekhoudsoftware gebruikt, kun je vaak een foto maken van je bonnetje en dit direct uploaden. Lekker efficiënt.

Waarom het belangrijk is om je uitgaven te bewijzen

Het is belangrijk om je uitgaven te kunnen bewijzen omdat ze invloed hebben op jouw belastingaangifte. Vaak kun je namelijk de btw terugvragen die je hebt betaald. De Belastingdienst moet dan wel zeker weten dat de uitgave zakelijk was. Daarnaast verlagen de kosten je winst waardoor je aan het eind van het jaar minder inkomstenbelasting betaalt.
 
Tip: Weet je nog niet zo goed wat btw is en hoe de btw-aangifte werkt? Lees dan zeker ook ons kennisbank-artikel over btw.

Inzicht in toekomstige uitgaven

Niet verplicht, maar wel slim: maak ook een bestandje aan waarin je bijhoudt welke uitgaven je in de toekomst verwacht. Noteer hierin bijvoorbeeld wanneer abonnementen worden afgeschreven, wanneer je een factuur verwacht van een leverancier of hoeveel belasting je verwacht te moeten betalen. Dat geeft overzicht. Je hebt in beeld hoeveel kosten je bijvoorbeeld volgende maand hebt en kunt dus berekenen hoeveel omzet je nodig hebt om ook jezelf nog uit te kunnen betalen.

Andere zaken om te registreren

Naast je inkomsten en uitgaven, moet je ook andere zaken registreren.

Urenregistratie

Als zzp’er kun je recht hebben op bepaalde belastingvoordelen zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Die voordelen krijg je alleen als je per jaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming werkt. Dit heet het urencriterium. Hierbij tellen zowel de uren mee die je voor je klanten werkt als uren die je bijvoorbeeld besteedt aan je administratie of marketing. Om te kunnen bewijzen dat je ook echt zoveel uren hebt gewerkt, is het belangrijk dat je jouw uren precies bijhoudt.
 
Maar dat is natuurlijk niet de enige reden om je uren bij te houden. Misschien werk je op uurbasis en factureer je jouw uren aan het eind van de maand bij je opdrachtgever. Of werk je met een vaste prijs en wil je uitrekenen of die prijs realistisch was.

Kilometerregistratie

Ook je gereden kilometers hoor je bij te houden. Bijvoorbeeld om bij je klant in rekening te kunnen brengen. Maar ook voor je eigen administratie. Want als je zakelijk rijdt met jouw privéauto, dan mag je jezelf € 0,23 belastingvrij uitkeren per zakelijk gereden kilometer.
 
En heb je een zakelijke auto? Dan kan je kilometerregistratie belangrijk zijn als je bijtelling wil voorkomen en moet bewijzen dat je echt niet meer dan 500 kilometer privé rijdt.

Uren & rittenregistratie

Zo doe je dat in Rompslomp

De voordelen van je administratie op orde hebben

Wanneer de hele wereld je adviseert om je administratie op orde te hebben, bedoelen ze dus vooral dat je alles moet kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. De Belastingdienst verwacht immers dat je administratie volledig is, logisch is ingericht en makkelijk te controleren is.
 
Maar je doet het niet alleen voor de Belastingdienst. Een geordende administratie geeft jou belangrijke inzichten zodat je betere beslissingen kunt nemen. Je kunt je prijs erop aanpassen, besluiten toch meer te gaan werken of extra geld te reserveren voor toekomstige uitgaven.
 
Als je administratie op orde is, ben jij ‘in control’. Je weet waar je staat met je bedrijf, waar je naartoe gaat en wat daarvoor nodig is. Zo wordt ondernemen ineens een stúk leuker.
 
Een online boekhoudprogramma kan jou daar enorm bij helpen. Het geeft extra inzicht en bespaart tijd. Maar welk boekhoudprogramma past het beste bij jou en je onderneming? Is dat Rompslomp of toch e-Boekhouden.nl, Moneybird of een andere partij? We helpen je graag op weg bij het kiezen van een pakket dat bij jou past. Daarom hebben we Rompslomp eerlijk vergeleken met andere bekende aanbieders van boekhoudsoftware. Het resultaat vind je hier.