Wil je alles weten over de btw-aangifte?
Wil je alles weten over btw en btw-aangifte? Dan ben je op de juiste plek! Op deze pagina beantwoorden we alle veelgestelde vragen over btw en het doen van de btw-aangifte. Of je nu worstelt met het invullen van je aangifte of de deadlines niet meer weet, hier vind je de antwoorden die je nodig hebt. We maken btw-aangifte overzichtelijk en begrijpelijk, zodat je met vertrouwen je boekhouding kunt beheren.
Wat is btw?
Btw staat voor 'belasting toegevoegde waarde'. Dit is de belasting die je betaalt over je omzet. Je berekent een bepaald btw-tarief over de prijs van je producten of diensten en vermeldt dit bij de verkoopprijs.
Aan het eind van de btw-periode tel je op hoeveel btw je hebt ontvangen en betaal je dat aan de Belastingdienst. Heb je zakelijke kosten gemaakt? Dan mag je de btw die je daarover hebt betaald aftrekken bij de btw-aangifte.
De meeste ondernemers moeten gewoon btw betalen, maar er zijn uitzonderingen. Zo zijn sommige sectoren vrijgesteld van btw, of kun je gebruik maken van de kleineondernemersregeling (KOR).
Wat is mijn btw-nummer?
Zzp'ers hebben 2 verschillende btw-nummers: het btw-identificatienummer (btw-id) en het omzetbelastingnummer (ob-nummer). Wanneer je registreert als eenmanszaak dan ontvang je de nummers in aparte brieven. Beide nummers kun je ook terugvinden door in te loggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Je btw-id gebruik je voor het contact met je klanten en leveranciers, zoals op je facturen. Zo laat je zien dat je btw-plichtig bent.
Je ob-nummer gebruik je alleen voor contact met de Belastingdienst. Je burgerservicenummer maakt deel uit van je ob-nummer. Voor privacy redenen krijg je daarom een apart nummer voor contact met klanten en leveranciers.
Heeft je onderneming een andere rechtsvorm dan een eenmanszaak, zoals een vof of een bv? Dan zijn je btw-id en ob-nummer hetzelfde. Het enige verschil is dat er bij het btw-id de landcode NL voor komt te staan.
Wat zijn de verschillende btw-tarieven?
Er zijn een aantal verschillende btw-tarieven die voor ondernemers van belang kunnen zijn. Het standaard btw-tarief is 21%. Dit is het tarief dat je voor de meeste goederen en diensten gebruikt. Of je nu laptops verkoopt of marketingadvies geeft, de kans is groot dat je dit tarief op je facturen zet.
Het verlaagde 9%-tarief is van toepassing op bepaalde goederen en diensten, zoals voedingsmiddelen, boeken en kunst. Ook bepaalde diensten zoals kappers en fietsenmakers vallen hieronder.
Het 0% btw-tarief wordt gebruikt voor – bijvoorbeeld – het exporteren van goederen naar het buitenland, de visvangst of het leveren van zonnepanelen. Let erop dat je ook met een 0% btw-tarief aangifte moet doen.
Sommige goederen en diensten zijn vrijgesteld van btw. Dit betekent niet dat er een tarief van 0% geldt, maar dat er helemaal geen btw in rekening wordt gebracht. Je dient in dit geval ook geen btw-aangifte in. Denk hierbij aan werk in onderwijs, de zorg en culturele instellingen.
Elk tarief heeft zijn eigen regels en uitzonderingen (het blijft de Belastingdienst). Ga dus goed na welk tarief van toepassing is voor jouw onderneming. Better safe than sorry!
Hoe doe je btw-aangifte?
Doe je zelf via de Belastingdienst btw-aangifte? Dan volg je deze stappen:
- Voordat je begint, zorg dat je alle benodigde informatie bij de hand hebt. Denk aan je inkomsten, de btw die je hebt ontvangen en de btw die je zelf hebt betaald op inkopen.
- Ga naar het ondernemersgedeelte van de Belastingdienst en log in met je DigiD of eHerkenning. Eenmaal binnen, ga je naar het gedeelte voor btw-aangifte.
- Vul de btw in die je hebt verzameld van je klanten en de btw die je zelf hebt betaald. Het systeem zal je door de verschillende secties leiden, zoals verkopen binnen Nederland, binnen de EU en buiten de EU. Rond alle getallen af op hele euro's.
- Heb je alle gegevens correct ingevuld? Dan berekent het systeem of je btw moet betalen of dat je juist geld terugkrijgt.
- Na het controleren van je aangifte, kun je deze indienen! Let op: als je btw moet betalen moet je dit zelf overmaken met het juiste betalingskenmerk vóór de deadline. Hier krijg je instructies voor bij het indienen. Als je btw terugkrijgt dan wordt dit automatisch op je rekening gezet.
- Vergeet niet als zelfstandige je administratie minstens 7 jaar te bewaren. Bedrijven moeten sommige gegevens 10 jaar bewaren. De Belastingdienst kan er namelijk nog naar vragen.
Heb je een boekhoudpakket waarmee je direct de btw-aangifte kunt versturen? Dan hoef je niet al die stappen te volgen. Hoe je aangifte doet zal per pakket verschillen. Hier is in ieder geval een handleiding om je btw-aangifte makkelijk met Rompslomp te doen.
Als je niet zelf aangifte wil doen of je boekhouding te complex is, kun je ook een boekhouder inschakelen. Zorg er dan voor dat je van tevoren een goede boekhouder kiest die je kan helpen voor een fijne prijs. Anders zit je straks met de gebakken peren. Je bent namelijk zelf verantwoordelijk dat de aangifte goed wordt ingediend, niet je boekhouder.
Kan ik mijn btw-aangifte vanuit Rompslomp versturen?
Jazeker! Als je het Puur Factuur, Professional of Master pakket hebt, dan kun je zonder extra kosten direct je btw-aangifte versturen. Zie hier de handleiding om aangifte te doen vanuit Rompslomp.
Hoe doe ik btw-aangifte in Rompslomp?
Als je Puur Factuur, Professional of Master hebt kun je met Rompslomp de btw-aangifte versturen. Heb je al je facturen en bonnetjes ingeboekt? Dan houdt Rompslomp automatisch bij hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgt. De aangifte kun je als volgt indienen:
- Activeer de btw-aangifte functie via 'Instellingen' > 'Btw-aangifte versturen'. Als je akkoord bent met de voorwaarden zullen wij je gegevens verifiëren. Dit duurt een paar dagen, dus begin de aangifte op tijd.
- De verificatie van je gegevens gaat via VIES. We sturen een verificatiebrief met een code naar jouw adres dat geregistreerd staat bij de KvK. Dit kun je niet via Rompslomp aanpassen. Klopt het adres niet of heb je de brief niet ontvangen? Neem dan contact op met ons supportteam.
- Heb je de code ingevuld? Top! Vul vervolgens je omzetbelastingnummer in (niet je btw-id). Let goed op dat je deze correct invult, anders kan de Belastingdienst je aangifte niet verwerken. Het omzetbelastingnummer kun je vinden op Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Als het activeren is gelukt krijg je na het btw-kwartaal bij het tabje 'Btw' een knop om je btw-aangifte verzenden.
- Wanneer je op de btw-aangifte knop klikt, kun je nog een laatste keer je gegevens controleren en je aangifte indienen. Vervolgens krijgt je aangifte een label. 'Wordt verwerkt' (grijs) betekent dat je aangifte is verzonden en aan het verwerken is. 'Gedaan' (groen) betekent dat de aangifte goed is aangekomen. 'Mislukt' (rood) betekent dat er iets fout is gegaan. Kijk je gegevens na en probeer de aangifte opnieuw te verzenden. Is het na een paar keer inzenden niet gelukt? Neem dan contact op met ons supportteam.
Houd er rekening mee dat jij verantwoordelijk bent om je aangifte op tijd in te dienen en te betalen. Wees daarom ruim op tijd met deze handleiding volgen! Kijk voor meer informatie over btw doen via Rompslomp op onze supportpagina.
Wanneer is de btw-aangifte?
De meeste zzp'ers doen btw-aangifte de maand na ieder kwartaal. Je doet bijvoorbeeld aangifte voor het eerste kwartaal (januari t/m maart) in april. Hier zijn de precieze deadlines die je in de agenda kunt zetten:
- 1e kwartaal (januari - maart): aangifte en betaling vóór 30 april
- 2e kwartaal (april - juni): aangifte en betaling vóór 31 juli
- 3e kwartaal (juli - september): aangifte en betaling vóór 31 oktober
- 4e kwartaal (oktober - december): aangifte en betaling vóór 31 januari van het volgende jaar
Sommige ondernemers doen per maand aangifte. Je kunt de Belastingdienst daar zelf om vragen. Ook kunnen ze het verplicht maken als je te laat was met een aangifte of betaling. Dan moeten de aangifte en betaling binnen zijn voor het eind van de volgende maand. De deadline voor de februari-aangifte is bijvoorbeeld 31 maart.
Je kunt ook een verzoek bij de Belastingdienst indienen om per jaar btw-aangifte te doen. Daar zijn wel strenge eisen voor. Zo mag je alleen jaarlijks aangifte doen als je minder dan €1.883 btw af hoeft te dragen. In dit geval is de deadline voor aangifte en betaling 31 maart van het volgende jaar.
Is btw-aangifte verplicht?
Bijna elke ondernemer is verplicht om btw-aangifte te doen. Ook als je geen btw hebt berekend aan je klanten en zelf geen btw hebt betaald moet je aangifte doen. Er zijn 2 uitzonderingen:
- Je werkt in een btw-vrijgesteld sector. Sectoren zoals onderwijs, de zorg en culturele instellingen zijn vrijgesteld van de btw-aangifte.
- Je maakt gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR). Als je per jaar minder dan €20.000 omzet draait dan kun je gebruik maken van de KOR. Dan ben je ook vrijgesteld van de btw-aangifte. Het is aan jou of je hier gebruik van wil maken. Geen btw-aangifte doen heeft namelijk voordelen en nadelen. Neem een kijkje op onze blog voor meer informatie.
In beide gevallen hoef je geen btw-aangifte in te dienen, maar moet je daarom ook de btw van zakelijke uitgaven zelf betalen.
Wat als mijn btw-aangifte niet klopt?
Kom je er achter dat je een fout hebt gemaakt bij een aangifte binnen de afgelopen 5 jaar? Dan moet je de aangifte corrigeren. Dit doe je via het 'suppletie omzetbelasting' formulier. Als de correctie doet na afloop van het jaar, dan moet je het hele jaar corrigeren. Anders kun je het specifieke tijdvak corrigeren waar je de fout hebt gemaakt.
Als bij een correctie €1.000 of minder moet betalen (of terugkrijgt), dan mag je dat ook verwerken in je eerstvolgende aangifte. Hoe je dat in Rompslomp doet kun je hier lezen.
Heb je te weinig btw betaald aan de Belastingdienst, en corrigeer je dit niet (of te laat)? Dan kun je een boete van de Belastingdienst krijgen.
Wat kost de btw-aangifte?
Zelf de btw-aangifte indienen kost je in principe niets (behalve de btw die je aan de Belastingdienst moet afdragen). Ook kun je als je te laat aangifte indient een boete of rente erbij krijgen. Zorg er daarom voor je dat je aangifte en correcties tijdig indient!
Daarnaast bieden veel boekhoudpakketten de optie om direct vanuit het programma de btw-aangifte te doen. Dat is handig, want het programma houdt automatisch bij hoeveel btw je hebt betaald en ontvangen. Sommige pakketten vragen je hier wel wat meer geld voor. Als je bij Rompslomp een betaald pakket hebt, hoef je niets bij te betalen om de btw-aangifte te versturen. Zie hier ook onze handleiding.
Je kunt er ook voor kiezen om een boekhouder in te schakelen voor de btw-aangifte. Dit is wel de duurste optie. Hoeveel je voor een boekhouder betaalt ligt aan de boekhouder en de complexiteit van je boekhouding. Zoek daarom ruim van tevoren goed uit of je een boekhouder wil inschakelen en welke. Dan schrik je niet van het prijskaartje aan het einde van het btw-kwartaal!
Welke facturen moet je opnemen in de btw-aangifte?
Goeie vraag! Hier kan het namelijk mis gaan. Werk je via het factuurstelsel? Dan tellen alle facturen die binnen het tijdvak waarover je btw-aangifte doet zijn gefactureerd mee. Het gaat om de factuurdatum, niet de betaaldatum. Stel dat je in het eerste btw-kwartaal een factuur stuurt die pas het volgende kwartaal wordt betaald. Dan moet je de btw daarvan alsnog in het eerste kwartaal afdragen!
Werk je via het kasstelsel, bijvoorbeeld omdat je een (web)winkel hebt? Dan geldt de betaaldatum wel voor de btw-aangifte. Of jij hieronder valt kun je op de site van de Belastingdienst terugvinden.
Mag ik btw-aangifte op papier doen?
Tegenwoordig moet je btw-aangifte standaard digitaal doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk of een boekhoudprogramma dat btw-aangifte ondersteunt.
Het is echter mogelijk dat je de eerste btw-aangifte op papier moet insturen. Dat komt doordat het digitale systeem van de Belastingdienst nog niet al je gegevens heeft. In dat geval krijg je een brief met de aangifte die je per post weer terug stuurt. Bij de eerste papieren aangifte wacht je tot je een naheffingsaanslag hebt ontvangen om de btw te betalen. De volgende aangiften doe je gewoon digitaal.
Lukt het je niet zelf om digitaal je aangifte te doen? Dan is het handig om hulp in te schakelen, bijvoorbeeld van een boekhouder.
Waar kan ik mijn btw-aangifte terugvinden?
Je kunt je ingediende btw-aangiften terugvinden in het ondernemersgedeelte van de website van de Belastingdienst. Als je via een boekhoudpakket de aangifte hebt ingediend, dan zie je daar de ontvangstdatum. Je kunt de aangiften als volgt terugvinden:
- Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk. Gebruik je DigiD of eHerkenning om in te loggen.
- Ga naar het tabje 'Omzetbelasting' en vervolgens naar het onderdeel 'Btw-aangifte'. Hier vind je een overzicht van al je ingediende aangiften en eventuele betalingen of teruggaven.
- Je kunt de details van elke aangifte bekijken en indien nodig een kopie downloaden voor je administratie.
Wat is verlegde btw?
Btw verleggen is een regeling waarbij het afdragen van de btw verschuift van de verkoper naar de koper. Normaal gesproken rekent een ondernemer btw over zijn leveringen of diensten en betaalt dit bedrag aan de Belastingdienst. Bij de verleggingsregeling doet de koper dit.
Bij de verleggingsregeling zet de verkoper op de factuur 'Btw verlegd' en vermeldt die het btw-id van de afnemer. De verkoper geeft ook het btw-tarief aan (net zoals wanneer de btw niet wordt verlegd).
Wanneer is dit van toepassing?
Verlegde btw binnen Nederland
Binnen Nederland komt de verleggingsregeling voor bij verschillende sectoren. Dit is vooral relevant voor zzp'ers die in de bouw of schoonmaak werken. Bij onderaanneming en uitlenen van personeel wordt btw namelijk verlegd. Dat betekent dat de hoofdaannemer in plaats van de onderaannemer de btw afdraagt. Zo hoeft de onderaannemer niet de btw voor te schieten bij de aangifte.
Daarnaast zijn er binnen Nederland nog meer goederen en diensten waarbij je btw verlegt. Bijvoorbeeld bij het verkoop van beleggingsgoud, levering van afvalmaterialen of grootschalige handel in computerchips. Wil je zeker weten of de verleggingsregeling toepassing heeft op jouw onderneming? Neem dan een kijkje bij de Belastingdienst.
Is er btw naar jou verlegd? Dan geef je het aan in Rubriek 2 ('Verleggingsregelingen binnenland') bij de btw-aangifte. Heb je de btw naar iemand anders verlegd? Dan vul je dit in bij Rubriek 1E ('Leveringen/diensten belast met 0% of niet bij u belast').
Verlegde btw buiten Nederland
Ook als je zaken doet met het buitenland kan de verleggingsregeling van toepassing komen. Hier komen meer regels bij kijken, bijvoorbeeld verschillende regels over levering binnen en buiten de EU. Kijk bij de Belastingdienst welke regeling op jouw onderneming toepassing heeft.
Is er vanuit het buitenland btw naar jou verlegd? Dan meld je dit bij Rubriek 4 ('Prestaties vanuit het buitenland aan u verricht'). Verleg jij btw naar een ander land binnen de EU? Dan meld je dit bij rubriek 3B ('Leveringen naar of diensten in landen binnen de EU') of 3C ('Installatie/afstandsverkopen binnen de EU').
Wat zijn de verschillende rubrieken bij de btw-aangifte?
Bij het doen van de btw-aangifte zijn er 5 verschillende rubrieken. Als je alleen binnen Nederland handelt, dan hoef je vaak alleen Rubriek 1 en 5 in te vullen. Rubriek 2, 3 en 4 hebben te maken met handel met het buitenland en verlegde btw.
Rubriek 1: Prestaties binnenland
In Rubriek 1 geef je de omzet aan van goederen/diensten die binnen Nederland hebt geleverd tegen de verschillende btw-tarieven. Ook omzet met 0% btw of btw die je naar een ander hebt verlegd moet je hier invullen. Als goederen of diensten btw-vrijgesteld zijn, hoef je die niet aan te geven.
Bij Rubriek 1 geef je ook het btw voor privégebruik van zakelijke uitgaven aan. Als je bijvoorbeeld een zakelijke auto ook privé hebt gebruik moet je hier een correctie voor toepassen. Dit geef je alleen aan bij de laatste btw-aangifte van het jaar.
Rubriek 2: Verleggingsregeling binnenland
Als er binnen Nederland btw naar jou is verlegd, vul je dit in bij Rubriek 2. Het verlegde btw-bedrag dat je hier invult kun je bij Rubriek 5 weer aftrekken als voorbelasting. Zo hoef je deze btw uiteindelijk niet te betalen aan de Belastingdienst.
Rubriek 3: Prestaties naar/in het buitenland
In Rubriek 3 geef je de omzet aan van goederen en diensten die je naar het buitenland levert. Dat betekent binnen én buiten de EU.
Rubriek 4: Prestaties vanuit het buitenland
In Rubriek 4 meld je de levering van goederen en diensten vanuit het buitenland aan jou. In sommige gevallen moet jij namelijk hier btw over betalen (bij verlegging of intracommunautaire verwerving).
Rubriek 5: Voorbelasting
Bij Rubriek 5 geef je voorbelasting aan. Dit is de btw die je hebt betaald bij uitgaven die je voor je onderneming hebt gemaakt. Deze btw mag je terugvragen. Er zijn 2 soorten voorbelasting die je hier invult. Ten eerste de btw die andere ondernemers bij jou in rekening hebben gebracht. Ten tweede de btw die naar jou is verlegd (zie Rubriek 2).
Als je btw wil aftrekken, moet je wel de facturen bewaren als bewijs. Daarnaast mag je alleen btw aftrekken die gebruikt wordt voor activiteiten die btw belast zijn. Heb je bijvoorbeeld een laptop hebt gekocht voor je werk in het onderwijs (een btw-vrijgesteld sector)? Dan mag je de btw van de aankoop niet als voorbelasting terugvragen.