Factuurvereisten, de wettelijke factuureisen uitgelegd
Datum: Door: Eline Kuzee

Als je een dienst of product hebt geleverd, wil je daar uiteraard ook voor betaald worden. Om daarvoor te zorgen stuur je als ondernemer een factuur naar je klant. De factuur is niet alleen hiervoor van belang, maar ook zeker voor de Belastingdienst. Het geldt als een verantwoording van de inkomsten van de ondernemer. Deze verantwoording van inkomsten is van belang om te bewijzen dat alles rechtmatig verdiend is en aan alle regels is voldaan die de Belastingdienst stelt. Wanneer je een online factuurprogramma gebruikt zoals Rompslomp weet je zeker dat je aan alle factuurvereisten van de Belastingdienst voldoet. In dit blog leggen we je uit welke wettelijke factuureisen er bestaan zodat je hier rekening mee kunt houden.

Waar moet een goede factuur wettelijk aan voldoen

Volgens de Belastingdienst moet een factuur aan de volgende eisen voldoen:

  • De naam en het adres van de klant
  • Het btw-identificatienummer van de klant
  • Eigen bedrijfsnaam en adres. De bedrijfsnaam moet de juridish correcte naam zijn, een handelsnaam mag ook, mits deze geregistreerd staat bij de Kamer van koophandel.
  • Eigen Kvk-nummer
  • Factuurnummer. Let er hier op dat het je factuurnummering van alle facturen opeenvolgende nummers zijn. deze mogen uit 1 of meerdere reeksen bestaan maar het belangrijkste is dat het volgnummer opeenvolgend is en je dus geen "gaten" in de nummering hebt.
  • Factuurdatum
  • Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
  • De hoeveelheid en soort geleverde goederen
  • De aard en de soort geleverde diensten

Voor elk btw-tarief of vrijstelling moet op de factuur vermeld staan:

  • De prijs per stuk of eenheid, exclusief btw
  • Eventuele kortingen als die niet in deze prijs zijn opgenomen
  • Het toegepaste btw-tarief
  • De vergoeding (de prijs exclusief btw)
  • Bij vooruitbetaling: de datum van betaling als die afwijkt van de factuurdatum
  • Het btw-bedrag

Lees ook hier de lijst van factuureisen die de Belastingdienst stelt.

Een goede factuur bestaat uit wel meer dan alleen de bovenstaande eisen. Zo komt het een stuk proffesioneler op de klant over, als de lay-out van de factuur ook netjes is. Denk hierbij aan het toevoegen van een logo, briefpapier en duidelijke teksten.

Voorbeeldfactuur die voldoet aan de eisen

voorbeeldfactuur met factuurvereisten

Hier boven is een voorbeeldfactuur te zien die met Rompslomp is gemaakt. De factuur voldoet aan alle gestelde eisen van de Belastingdienst. Het is een vrij simpele basis factuur en uiteraard een momentopname.

Aangepaste factuurvereisten in bepaalde situaties

Er zijn nog veel andere regels die opgaat in bepaalde situaties. We benoemen een aantal veel voorkomende factuureisen die gelden in bepaalde situaties.

  • Als je goederen of diensten levert binnen Europa dan verleg je in de meeste gevallen de btw. Je moet dan op de factuur ook je eigen btw-nummer vermelden. Ook moet 'btw verlegd' op de factuur zijn vermeld.

  • Maak je gebruik van de marge regeling dan plaats je geen btw op de factuur en moet je op de factuur de tekst 'bijzondere regeling - gebruikte goederen' plaatsen.

  • Maak jij een factuur voor een dienst die je hebt afgenomen bij een leverancier (reveresed billing) dan moet op de factuur de tekst 'factuur uitgereikt door afnemer' komen te staan.

  • Je maakt gebruik van de kleine ondernemersregeling en bent dus btw vrijgesteld. Je vermeldt op de factuur dat je gebruik maakt van de kleineondernemersregeling. Je zet geen btw op de factuur.

Lees hier alle extra factuureisen van de Belastingdienst

Extra tips voor een goede factuur

  1. Laat je factuur direct online betalen door een iDeal linkje toe te voegen wanneer de factuur verzonden wordt. Op deze manier krijg je vaak sneller betaald en wordt de betaling ook nog eens meteen verwerkt in je boekhouding.

  2. Maak je facturen met behulp van een online factureringsprogramma. Met Rompslomp kun je gratis facturen maken. Het is niet alleen makkelijker, je facturen voldoen dan meteen aan gestelde eisen en ze worden ook meteen veilig bewaard.

  3. Een te drukke, onoverzichtelijke factuur komt niet zo professioneel over. Plaats dus alleen de hoognodige informatie op de factuur en houdt deze overzichtelijk.

  4. Door je facturen te personaliseren met briefpapier en logo's zorg je voor een grotere herkenning bij jouw klanten.

Hopelijk lukt het je om met deze tips een correct opgestelde factuur te maken!