In het kort
Waarom jouw administratie aan allerlei voorwaarden moet voldoen
Je kunt je administratie pas goed inrichten als je weet aan welke regels jouw administratie moet voldoen. Deze voorwaarden zijn afkomstig van de Belastingdienst. Zij willen met zekerheid kunnen vaststellen hoeveel belasting jij moet betalen. Daarom moet je alle inkomsten, uitgaven, uren en kilometers nauwgezet bijhouden en kunnen bewijzen. Dit heeft te maken met je aangifte omzetbelasting (btw) en aangifte inkomstenbelasting.
Als ondernemer breng je in principe btw in rekening over de producten en diensten die je verkoopt. Als jij € 100 rekent voor een uurtje werk, dan komt hier nog 6% of 21% btw bij, afhankelijk van het type product of dienst. Op de factuur staat:
1 uur werk: € 100
Btw 21%: € 21
Totaal: € 121
De € 100 houd jij zelf, de € 21 moet je afdragen aan de Belastingdienst. Dat doe je bij je driemaandelijkse btw-aangifte. De btw die jij betaalde over ingekochte goederen en diensten mag je terugvragen. Daarom is het belangrijk om bonnetjes en facturen goed te bewaren. Daarmee toon je aan hoeveel btw je zelf betaalde.
Niet iedere zzp’er is btw-plichtig. Er bestaan beroepsgroepen die zijn vrijgesteld, bijvoorbeeld financieel adviseurs. En als je minder dan € 20.000 omzet verwacht te maken in een jaar, kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen btw in rekening te brengen, maar mag ook geen btw terugvragen.
Na afloop van het jaar moet jij aangifte inkomstenbelasting doen. Net als toen je nog in loondienst was. Alleen betaal je als eenmanszaak of vof nu belasting over je winst (omzet – kosten). Je moet dus goed registreren wat je verkoopt (en voor hoeveel) en wat je uitgeeft (en aan wat). Daarmee bewijs je hoeveel winst je hebt gemaakt en kan de Belastingdienst uitrekenen hoeveel inkomstenbelasting jij moet betalen.
Er bestaan verschillende belastingvoordelen voor zzp’ers. Van sommige voordelen, bijvoorbeeld de startersaftrek en zelfstandigenaftrek, mag je alleen gebruikmaken als je per jaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming besteedt. Dit heet het urencriterium. Niet alleen je declarabele uren tellen mee, ook de uren die je besteedt aan je marketing, administratie en verkoopgesprekken. Het is daarom belangrijk om ook goed bij te houden hoeveel uren je werkt en wat je in die uren doet.
Bewaarplicht Belastingdienst
Je moet dus jouw financiële resultaten kunnen bewijzen. De Belastingdienst kan jou tot 7 jaar later vragen om bewijsmiddelen aan te leveren. Dat betekent dat je de volgende documenten in ieder geval 7 jaar moet bewaren:
kasadministratie en kassabonnen
financiële aantekeningen zoals het inkoop- en verkoopboek
tussentijds gemaakte controleberekeningen
ontvangen facturen
kopieën van facturen die je zelf hebt verstuurd
bankafschriften
contracten, overeenkomsten en andere afspraken
agenda’s en afspraken boeken
correspondentie zoals brieven en e-mails
Gegevens over onroerend goed moet je zelfs 10 jaar bewaren.
Hoe je jouw administratie goed opstart
Nu je weet aan welke regels je administratie moet voldoen, is het makkelijker om je administratie zo in te richten dat het aan alle regels voldoet. De volgende taken zijn daarbij onmisbaar.
Openen zakelijke bankrekening
Een zakelijke bankrekening helpt jou je zakelijke en privé uitgaven gescheiden te houden. Hierdoor heb je meer overzicht en ben je minder tijd kwijt aan het zoeken van de juiste inkomsten en uitgaven om op te nemen in je administratie.
Kiezen van een tool om je administratie in bij te houden
Bepaal of je jouw administratie gaat bijhouden in Excel (of een vergelijkbaar programma), of hierbij gebruikmaakt van een boekhoudpakket. Voor starters zijn er vaak ook gratis versies beschikbaar, maar daarover later meer.
Verstuur facturen voor geleverd werk
Zorg ervoor dat ook je inkomstenstroom op gang komt en verstuur facturen voor geleverd werk. Maak je facturen op volgens de officiële regels. Zo weten je opdrachtgevers waar ze aan toe zijn en krijg jij sneller je geld. Daarnaast voorkom je zo boetes van de Belastingdienst.
Houd ook bij welke facturen zijn betaald en welke facturen te lang openstaan. Zo kun jij je opdrachtgevers op tijd een betalingsherinnering sturen.
Houd je zakelijke kosten bij
Zet ook je zakelijke kosten in een duidelijk overzicht. Vergeet niet dat je al deze kosten moet kunnen bewijzen. Maak dus een mapje aan waarin je alle bonnetjes en facturen bewaart.
Reserveer geld voor uitgaven, btw en inkomstenbelasting
Als startende zzp’er heb je misschien nog niet zoveel inkomsten. Het is dan verleidelijk om alles wat binnenkomt over te maken naar je privérekening, zodat je in ieder geval je privé-uitgaven kunt doen. Maar niet al het geld op je zakelijke rekening is voor jou. Een deel moet je aan het einde van het kwartaal afdragen bij je btw-aangifte. En een ander deel is nodig om je inkomstenbelasting te kunnen betalen of de facturen van je leveranciers. Zorg er dus voor dat je goed in kaart hebt welke uitgaven er nog aankomen, en reserveer hier voldoende geld voor. Zo voorkom je financiële stress, boetes en betalingsachterstanden.
Administratie in Excel of in een boekhoudpakket?
Nu je weet wát je moet administreren, is het belangrijk om te bepalen hoé je dat wil doen. Als je handig bent met cijfers en Excel, kun je ervoor kiezen om je boekhouding volledig via Excel te doen. Op internet zijn hiervoor verschillende gratis templates beschikbaar. Het grote voordeel van deze methode is dat het gratis is. Je betaalt geen extra kosten voor het gebruiken van Excel. Maar dat betekent wel dat je er zelf extra tijd in moet stoppen. Je moet iedere factuur, iedere betaling en iedere uitgave handmatig in het Excel-document verwerken. Daarbij sluipt een foutje er makkelijk in. En daarnaast moet je op je computer een hele mappenstructuur aanleggen om alle bijpassende documenten op de juiste manier te bewaren.
Je kunt er ook voor kiezen je administratie bij te houden in een online boekhoudpakket. Zo’n pakket heeft allerlei handige functies. Van het maken en versturen van facturen, tot het automatisch registreren van binnenkomende betalingen. Zo zie je direct welke factuur al is betaald, en welke nog niet. Ook heeft een boekhoudpakket meestal een scan- en herkenfunctie waarmee je eenvoudig bonnetjes bewaart en koppelt aan de juiste uitgaven.
Vaak kun je een boekhoudpakket gratis uitproberen. Of is er een gratis variant beschikbaar met beperkte mogelijkheden. Als je er langer gebruik van wil maken, of extra functies wil, dan moet je wel betalen voor een boekhoudpakket. Dat is een nadeel. Maar meestal verdien je die kosten zo weer terug omdat een boekhoudpakket jou tijd bespaart omdat het taken automatiseert die jij anders handmatig moet doen. Tijd die je kunt gebruiken om te relaxen, of om betaald werk te verrichten. Dan levert een boekhoudpakket jou dus geld op.
Maar er is nog een optie: het uitbesteden van je administratie aan een boekhouder. Daarbij moet je een aantal zaken nog zelf doen. Bijvoorbeeld het versturen van je facturen en het inscannen van je bonnetjes. Maar de boekhouder checkt of alles klopt en doet je belastingaangifte. Dit scheelt je nog meer tijd. Daar betaal je natuurlijk wel voor. Je betaalt de uren van de boekhouder, of een afgesproken bedrag per maand.
De beste manier om je administratie in te richten
Als startende zzp’er heb je een blanco canvas voor je. Je hebt nu de kans je administratie in te richten op een manier die bij jou past. Wil je zelf alles doen? Wil je alles uitbesteden aan een boekhouder? Of ga je voor een middenweg en kies je voor het gemak van een online boekhoudpakket waarbij je zelf aan de knoppen zit?
Iedere keuze is goed, zolang het maar bij jou past. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst, als je dagen gevuld zijn met werk en het moeilijk is om tijd vrij te maken voor je administratie. Natuurlijk kun je later altijd nog opschalen en overstappen van Excel naar een boekhoudpakket. Of van een basic boekhoudpakket naar een uitgebreide versie. Maar ook dat kost tijd. Dus maak je toekomstige-ik blij en kies nu voor een oplossing die met je meegroeit.