Waarom die gegevens meer zijn dan verplicht gedoe
Of je nou bouwvakker, fotograaf, zorgverlener of webshop-eigenaar bent: jouw ritten en uren vertellen een verhaal over hoe je werkt.
- In de bouw zie je misschien dat je stiekem heel wat uren kwijt bent aan heen-en-weer rijden tussen projecten en de bouwmarkt om op de valreep nog wat materiaal te halen. Een uur reistijd per dag is op jaarbasis zomaar een paar duizend euro aan verloren tijd. En wat te denken van de (extra) brandstofkosten?
- Als zorgprofessional kun je beter plannen. Misschien kun je cliënten in dezelfde wijk op één dag inplannen en zo tijd en brandstof besparen.
- Met een webshop zie je welke bestellingen het meeste kosten om te bezorgen. En zie je direct of dat “gratis verzending” wel zo rendabel is.
- En als creatieve freelancer kun je ontdekken welke klanten het meeste opleveren per gewerkt uur of gereden kilometer, en welke eigenlijk niet zo lucratief zijn.
Zodra je dit soort dingen inzichtelijk hebt, ga je anders kijken naar je werk. Dan wordt administratie ineens een hulpmiddel, in plaats van iets wat “nu eenmaal moet”. Als freelancer die niet altijd op locatie aanwezig hoeft te zijn, zou je de meetings effectiever op bepaalde dagen kunnen plannen om zo het aantal reisbewegingen te reduceren.
Zo haal je inzicht uit je ritten en uren (zonder extra werk)
- Laat je boekhoudsoftware het werk doen
Je hoeft echt niet zelf eindeloos te rekenen in Excel. In je boekhoudprogramma kun je je uren en ritten makkelijk bijhouden via de app - direct op je telefoon.
- Je registreert een rit met een paar klikken, inclusief kilometers.
- Je koppelt het meteen aan een klant of project.
- Je uren schrijf je in via dezelfde app, dus alles staat overzichtelijk bij elkaar.
- Kijk één keer per week even naar de cijfers
Meer hoef je niet te doen. Eén blik op je week- of maandoverzicht laat zien:
- Hoeveel uren je hebt gewerkt.
- Hoeveel daarvan je kunt factureren.
- Hoeveel kilometers je hebt gereden en wat dat ongeveer heeft gekost.
Als je een analyse over langere periode wilt maken, download dan de ritten van bijvoorbeeld het afgelopen halfjaar. Zo kun je ook zien of je meer gaat rijden en dus meer kosten maakt.
- Gebruik de inzichten slim
Met die info kun je meteen slimme keuzes maken:
- Slimmer plannen. Zie je dat je vaak in dezelfde regio werkt? Combineer afspraken op één dag.
- Eerlijke tarieven. Rijd je veel kilometers voor één klant? Neem die reistijd (deels) op in je offerte.
- Kosten verlagen. Als je ziet dat brandstofkosten oplopen, kun je misschien ritten combineren of eens kijken naar een zuiniger bus.
- Meer balans. Door je uren eerlijk bij te houden, zie je hoeveel tijd er écht naar administratie, reizen of voorbereiding gaat - en waar je dus tijd kunt terugwinnen.
Kleine moeite, groot voordeel
Veel ondernemers merken al snel hoe handig dit is. Een paar voorbeelden uit de praktijk:
- Jan, loodgieter, ontdekte dat hij elke maand meer dan 200 kilometer extra reed door slechte planning. Na een kleine aanpassing bespaarde hij ruim €75 per maand aan brandstof.
- Sara, fotograaf, zag in haar urenoverzicht dat ze bij één klant véél tijd kwijt was aan reistijd en nabewerking, maar dat de opbrengst eigenlijk tegenviel. Ze paste haar tarief aan en kreeg eindelijk betaald wat haar werk waard is.
- Ahmed, zzp’er in de thuiszorg, plande zijn cliënten voortaan per wijk. Hij maakte 25% minder kilometers en kon een extra cliënt per week helpen, zonder meer te werken.
Dat is het verschil tussen “gewoon registreren” en slim inzicht krijgen.
Data als stille hulp in je bedrijf
We snappen het: administratie is niet je favoriete bezigheid. Maar met de juiste tool wordt het iets wat voor jou werkt. Zie het als een digitale collega die even zegt: “Hé, wist je dat je vorige week 8 uur onderweg was naar klanten in de andere provincie?”
Je hoeft niks extra’s te doen. Gewoon af en toe even kijken in je boekhoudprogramma, en je ziet waar je tijd, geld en kilometers blijven.
Lees hier meer over hoe data je verder kan helpen in je onderneming
Conclusie: meer inzicht, minder rompslomp
Uren en ritten bijhouden voelt misschien als gedoe, maar door je boekhoudsoftware goed in te zetten, wordt het juist de makkelijkste manier om grip te krijgen op je tijd, je winst en je werkdruk.
Je ziet precies wat je doet, wat het oplevert en waar het beter kan - zonder dat je er een data-analist voor hoeft te zijn. En dat allemaal in een paar minuten per week.
Dus: blijf vooral lekker ondernemen, laat je boekhoudpakket het rekenwerk doen, en ontdek wat jouw kilometers en uren je écht vertellen.
Ferdy Rademaker
data2benefit
https://data2benefit.com/