Het begin van het jaar is voor veel zzp’ers een goed moment om over te stappen. Je start dan met een schone administratie en een nieuw boekjaar. Dit scheelt een hoop gedoe tijdens de migratie van je boekhoudgegevens naar je nieuwe pakket. Je hoeft namelijk geen rekening te houden met openstaande posten uit je vorige boekjaar.
Wel is het belangrijk om de boekhoudgegevens uit je vorige pakket over te nemen in je nieuwe pakket - of om je oude pakket actief te houden, zodat je deze gegevens niet verliest. Het is namelijk verplicht je administratie zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst.
Toch is overstappen aan het begin van het jaar niet voor elke zzp’er ideaal. Als je bijvoorbeeld in maart een nieuw boekhoudpakket nodig hebt, is het niet praktisch om negen maanden lang te moeten wachten tot je eindelijk kunt overstappen. Ook kunnen de feestdagen voor drukte zorgen, waardoor overstappen in deze periode niet ideaal is.
Het is daarom goed om te weten dat het niet verplicht is om aan het begin van het jaar over te stappen. Je kunt ook kiezen voor een andere periode in het jaar, zoals vlak na je btw-aangifte.
Duurt het te lang om op het nieuwe jaar te wachten en wil je graag eerder overstappen? Dan is direct na het btw-kwartaal dus ook een prima moment. Sluit dan wel al je btw-verplichtingen af voordat je overstapt. Dat voelt lekker overzichtelijk.
Kijk vooraf ook goed of je nog openstaande facturen of betalingen hebt. Zo voorkom je dat je inkomsten of uitgaven over het hoofd ziet en je nieuwe administratie onvolledig is.
Technisch gezien kun je altijd overstappen van boekhoudpakket, ook midden in een maand of kwartaal. Toch is dit niet ideaal omdat je dan nog allerlei openstaande posten hebt.
Wil je toch per se op een willekeurig moment de overstap maken? Lees je dan goed in over hoe je je gegevens overzet naar je nieuwe pakket en hoe je dubbele administratie voorkomt. De meeste aanbieders van boekhoudsoftware hebben een supportpagina waarin precies staat uitgelegd hoe je dit aanpakt.
Kom je er zelf niet helemaal uit? Bijvoorbeeld omdat je digitaal niet handig bent of weinig kennis hebt van boekhouding? Schakel dan eenmalig de hulp in van een boekhouder. Zo weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet en dat je administratie op orde is wanneer je een controle krijgt van de Belastingdienst.
Maak je de overstap naar een nieuw boekhoudpakket? Zet de administratie uit je oude pakket dan altijd over naar je nieuwe boekhoudsoftware en stel een beginbalans op. Dat is handig voor je eigen inzage, maar ook voor de Belastingdienst wanneer ze een controle uitvoeren.
Benieuwd hoe je zo’n migratie precies aanpakt? Op onze supportpagina lees je hoe je overstapt van je huidige boekhoudpakket naar Rompslomp. Beluister daarnaast ook onze podcast, waarin we bespreken hoe je veilig en stressvrij overstapt naar een ander boekhoudpakket.