Bepaal voordat je aan de slag gaat of je webshop juridisch gezien een bedrijf is. Dit heeft invloed op je belastingverplichtingen, aansprakelijkheid en administratie. Je webshop is juridisch gezien een bedrijf als je:
Val je onder de kleineondernemingsregeling? Lees dan ons blog over hoe je de KOR verwerkt in je boekhouding en voorkom veelgemaakte fouten.
Voldoet je webwinkel aan de criteria van een bedrijf? Dan moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Je kunt eenvoudig op de website van de KvK een afspraak maken en vervolgens langsgaan bij een kantoor in de buurt. Om je daar goed op voor te bereiden, kun je ons blog lezen over wat je nodig hebt om een onderneming te starten. Het staat boordevol tips waar je meteen mee aan de slag kunt.
Om een webshop te beginnen, heb je een domeinnaam nodig. Kies een naam die eenvoudig te onthouden is en die past bij wat je aanbiedt. Controleer vooraf ook goed of de domeinnaam nog beschikbaar is en kies de juiste extensie.Zo kies je bijvoorbeeld voor een .com-website als je met internationale e-commerce aan de slag wilt, of voor een .nl-website als je alleen producten in Nederland verkoopt.
Je kunt een domeinnaam aanvragen bij verschillende partijen, waaronder Hostnet of bij TransIP. Besteed je dit liever uit? Dan kun je terecht bij een IT-consultant of een marketingbedrijf.
Zodra je domeinnaam is geregistreerd, kun je starten met de bouw van je webshop. Je kunt zelf een webwinkel maken met behulp van een contentmanagementsysteem (CMS) zoals Shopify, Wordpress (WooCommerce) of Wix. Deze contentmanagementsystemen bieden zowel gratis als betaalde sjablonen aan. Hierdoor hoef je je webshop niet helemaal zelf te ontwerpen.
Wil je het professioneler aanpakken? Schakel dan de hulp in van een freelance webdeveloper of internetbureau. De investering wordt dan natuurlijk aanzienlijk groter, maar het voordeel is dat je je webshop helemaal naar eigen wens kunt laten bouwen. Hierdoor weet je zeker dat de webshop technisch op orde is en dat die geschikt is voor zowel mobiel, desktop als tablet.
Bonustip: wil je aan de slag met e-commerce, maar niet meteen een eigen webshop starten? Start dan met verkopen op bol.com. Zo ontdek je in hoeverre er behoefte is aan je producten en kun je op een later moment alsnog een webshop bouwen.
Als je een webshop uitbaat, moet je aan strenge regels voldoen. Die regels beschermen jou en je klanten tegen fraude, fouten en leveringsproblemen. Leg deze regels zorgvuldig vast in de voorwaarden van je webshop. De volgende zaken zijn daarbij belangrijk:
Cookiebeleid en privacyverklaring
Informeer klanten over het gebruik van cookies en het verzamelen van hun gegevens. Baseer je daarbij op de AVG en de E-Privacyverordening.
Bedenktijd
Klanten hebben recht op 14 dagen bedenktijd wanneer ze een online aankoop doen. Hier zijn wel enkele uitzonderingen op, bijvoorbeeld wanneer het om maatwerk producten gaat.
Leveringsvoorwaarden
Leg vast wat de levertijden, verzendkosten en beperkingen van je leveringen zijn.
Betalingsvoorwaarden
Geef een overzicht van je betalingsvoorwaarden. Denk daarbij aan betaaltermijnen, betaalmethodes en de financiële afhandeling bij retournering en annulering.
Garanties
Je bent volgens de Warenwet en Europese Richtlijn Consumentenrechten verplicht om garantie te bieden aan je klanten. Een product moet na levering namelijk voldoen aan de verwachtingen van de klant. Als het product kapot is of niet goed functioneert, ben jij als verkoper verantwoordelijk voor reparatie, vervanging of terugbetaling.
Bestelproces
Richt een duidelijk bestelproces in, zodat klanten weten hoe ze kunnen betalen, wanneer ze hun levering kunnen verwachten en wat de voorwaarden zijn voor retourneren en annuleren.
Eisen voor producten, verpakkingen en etiketten
Je producten en verpakkingen moeten voldoen aan de wettelijke eisen rondom veiligheid en etikettering. Zo moet een verpakking voldoen aan recyclingvoorwaarden en informatie bevatten over bijvoorbeeld ingrediënten en herkomst.
Jaarlijks worden meer dan twee miljoen Nederlanders slachtoffer van online fraude en cybercrime. Beveilig je webshop dus goed tegen cyberrisico’s. Dat is prettig voor jezelf, maar ook voor je klanten.
Een goede manier om dit te doen, is door de verbinding tussen je webshop en je klant te versleutelen met TLS (Transport Layer Security). Hierdoor blijven betaalgegevens en privacygevoelige informatie veilig. TLS zit standaard ingebouwd in platforms zoals Wordpress en Shopify. Ook webbouwers maken hier standaard gebruik van, al is het wel verstandig om hier vooraf naar te vragen.
Een andere manier om je webshop te beveiligen tegen cybercrime, is door met betrouwbare betaalmethoden te werken, zoals iDEAL en PayPal. Zorg daarnaast dat je je webshop goed onderhoudt en regelmatig updatet.
Door je klanten een veilige en laagdrempelige betaalmethode aan te bieden, is de kans een stuk groter dat ze bij je kopen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor Klarna, iDEAL, PayPal en Visa/Mastercard. Die laatste is vooral belangrijk voor zakelijke bestellingen, al gebruiken mensen hun creditcard soms ook privé. Bij het kiezen van een betaalmethode staan veiligheid en betrouwbaarheid voorop. Lees jezelf dus goed in voordat je een keuze maakt.
De eisen van online consumenten worden steeds strenger. Zeker sinds de opkomst van grote webshops zoals Amazon, Bol en Coolblue. Wanneer je een nieuwe webshop start, heb je vaak nog geen naamsbekendheid en dus ook geen bekende reputatie. Om webshopbezoekers toch te laten zien dat je betrouwbaar bent, kun je een keurmerk aanvragen. Met zo’n keurmerk toon je aan dat je veilig omgaat met klantgegevens, voldoet aan de wet- en regelgeving en transparant bent over je bedrijfsvoering. De twee bekendste keurmerken in Nederland zijn:
Veel webshops kopen buitenlandse producten in, bijvoorbeeld uit China. Over deze producten betaal je invoer- en douanekosten. Je betaalt de btw dan niet aan de leverancier, maar aan de douane of de partij die de invoer regelt. Achteraf ontvang je een factuur met btw-kosten en soms ook de kosten voor invoer en administratie. Houd deze kosten goed bij in je administratie. Zo krijg je geen vertekend beeld van je financiën en loop je ook geen risico op boetes.
Wil je de btw bij invoer in je boekhouding verwerken, zodat je die kunt terugvragen? Dan kan dat via een uitgave of via een handmatige boeking. Hoe dat precies werkt, lees je in ons blog over het terugvragen van btw bij invoer.
Als je een webshop runt, krijg je dagelijks te maken met transacties. Om die transacties bij te houden, is een goede administratie onmisbaar. Dit wordt een stuk eenvoudiger als je je webshop koppelt met je boekhoudsysteem. Transacties worden hierdoor automatisch doorgespeeld, en je boekhouding en voorraadbeheer komen altijd overeen.
Een koppeling met het boekhoudsysteem is handig voor iedereen die een webshop beheert. Maar misschien is het in jouw geval (nog) niet noodzakelijk. De tabel hieronder helpt je om de juiste keuze te maken:
| Waarom een koppeling | Waarom (nog) geen koppeling |
| Je webshop groeit snel en je hebt veel transacties | Je webshop is net gestart en je hebt nog niet veel betalende klanten |
| Je hebt een groot assortiment dat je zowel in je voorraad als in je boekhouding moet bijwerken | Je hebt een klein assortiment dat je eenvoudig handmatig kunt bijwerken |
| Je hebt veel terugkerende betalingen van vaste klanten | |
| Je bent veel tijd kwijt aan dubbele en handmatige invoer | |
| Je hebt weinig kennis van boekhouding |
Wil je meer weten over de voordelen van een automatische koppeling tussen je webshop en je boekhoudsoftware? In ons blog zetten we de vijf voordelen voor je op een rij. Wil je hiermee aan de slag? Of zien hoe dat in de praktijk bij Rompslomp werkt? Bekijk dan ook ons webinar over hoe je Rompslomp koppelt met je webshop.