Werk je voor meerdere klanten, bepaal je zelf je tarieven en heb je geen gezagsverhouding met je opdrachtgevers? Dan ben je volgens de Wet DBA geen schijnzelfstandige. Maar als je een controle krijgt van de Belastingdienst, moet je dit wel kunnen bewijzen. Dat doe je aan de hand van je administratie. Hoe dat werkt, ontdek je in dit stappenplan:
Door je uren bij te houden in je administratie, kun je aantonen voor hoeveel opdrachtgevers je hebt gewerkt. Ook biedt het inzicht in hoeveel tijd je per opdrachtgever en per project hebt besteed. Handig voor jezelf én voor de Belastingdienst.
Wil je je uren snel en eenvoudig boeken? Kies dan voor een online boekhoudpakket. Je uren worden dan na invoering automatisch in je administratie verwerkt. Naast het inzichtelijk maken van je uren heeft dit nog een ander voordeel: je ziet aan het einde van het jaar in een oogopslag hoeveel tijd je per klant hebt besteed. Ook zie je hierdoor meteen of dit evenredig is aan de omzet die je hiermee behaalde.
Het opstellen van algemene voorwaarden is niet verplicht, maar het is wel verstandig. Niet alleen om jezelf in te dekken tegen risico’s, maar ook omdat je hiermee laat zien dat je geen schijnzelfstandige bent. Benoem in je algemene voorwaarden in elk geval de volgende dingen:
Benieuwd wat je nog meer in je algemene voorwaarden moet zetten? In ons blog over algemene voorwaarden lees je hoe dit in z’n werk gaat.
Door je inkomsten en uitgaven vast te leggen in je boekhouding, ziet de Belastingdienst precies voor wie je werkt en wat je per opdrachtgever verdient. Bewaar je facturen dus goed en geef op elke factuur een duidelijke omschrijving van het werk dat je hebt verricht.
In de tabel hieronder geven we je drie methodes om je facturen te beheren. Ook laten we je zien wat de voor- en nadelen zijn:
| Methode | Voordelen | Nadelen |
| Excel of spreadsheet | Je hoeft er niet voor te betalen | Het is foutgevoelig en kost veel tijd |
| Je kunt de spreadsheet inrichten zoals je het zelf fijn vindt | Je hebt geen automatische koppeling met je bankrekening | |
| Als je veel facturen hebt, wordt het al snel onoverzichtelijk | ||
| Boekhoudpakket | Je bespaart veel tijd omdat je gebruik maakt van automatisering | Je kunt niet zelf kiezen hoe je factuurbeheer eruitziet |
| Je factuurbeheer is automatisch gekoppeld aan je zakelijke bankrekening | De meeste boekhoudprogramma’s kosten geld, maar sommige zoals Rompslomp zijn (tijdelijk) gratis. | |
| De facturen die je invoert worden meteen verwerkt in je financiële rapportages | Het kost tijd om te leren hoe het werkt | |
| Het risico op fouten is een stuk kleiner | ||
| Met boekhoudsoftware profiteer je ook van andere voordelen, zoals urenregistratie, automatische btw-aangifte en scan-en-herken voor bonnetjes | ||
| Uitbesteden aan boekhouder |
Je hebt geen omkijken meer naar je facturen en kunt je volledig focussen op het ondernemerschap | De kosten kunnen flink oplopen als je een boekhouder inhuurt |
| Je hoeft je geen zorgen te maken over administratieve fouten | Je hebt minder grip op je administratie omdat je het uitbesteedt |
Of het nu om offertes, contracten, facturen, e-mails of brieven gaat: bewaar de communicatie met je klanten netjes in je administratie. De Belastingdienst kan hierdoor eenvoudig inschatten of je wel of niet zelfstandig bent.
Tip: Met een boekhoudprogramma voor zzp’ers bespaar je veel tijd op je administratie. Ook wordt de kans op fouten een stuk kleiner. Denk bijvoorbeeld aan rekenfouten die gevolgen hebben voor je belastingaangifte. Op onze website vind je een overzicht van de vijf beste aanbieders van online boekhoudsoftware voor zzp’ers.
Volgens de Wet DBA moet je als zzp’er kunnen aantonen dat je zelfstandig ondernemer bent. Maar wat betekent dit precies? En welke voorwaarden zijn hieraan verbonden? Om dat te bepalen, kun je per opdrachtgever de volgende vragen beantwoorden:
Je hebt te maken met een gezagsverhouding wanneer je opdrachtgever bepaalt hoe, waar en wanneer je je werk doet. Als zzp’er hoor je hier zelf over te kunnen beslissen, al zijn daar wel uitzonderingen op. Als je bouwvakker bent, is het bijvoorbeeld logisch dat je op vaste tijden op de bouwplaats werkt.
Als zelfstandige bepaal je zelf je projectprijs of uurtarief. Krijg je een vast uurloon van je opdrachtgever en heb je daar verder geen invloed op? Dan kan dit door de Belastingdienst worden gezien als schijnzelfstandigheid.
Als zzp’er kies je zelf of je je werk zelfstandig uitvoert of dat je hier een ander voor inschakelt. Verplicht de opdrachtgever jou om het werk zelf uit te voeren en mag je geen vervanging regelen? Dan kan dit voor de Belastingdienst een aanwijzing zijn dat je geen zelfstandig ondernemer bent. Je opdrachtgever bepaalt dan namelijk hoe jij je werk doet.
Als je langere tijd voor één opdrachtgever werkt, kan dit wijzen op schijnzelfstandigheid. Zorg dus dat je meerdere opdrachtgevers hebt en dat je niet financieel afhankelijk bent van één partij.
Tip: met de gratis checklist van Rompslomp check je eenvoudig of je zelfstandig ondernemer of schijnzelfstandige bent.
De Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) vervangt de oude Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) en is bedoeld om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Schijnzelfstandigheid wordt ook wel verkapte loondienst genoemd. Dit ontstaat wanneer je als zzp’er werkt, maar je werkrelatie met de opdrachtgever meer lijkt op een dienstverband. Er is bijvoorbeeld sprake van een gezagsrelatie met je opdrachtgever. Of je krijgt een vast uurloon, in plaats van een door jou bepaald tarief.
Met de Wet DBA wil de overheid voorkomen dat er oneerlijke situaties ontstaan op de arbeidsmarkt. Werkgevers betalen voor zzp’ers bijvoorbeeld minder belastingen en premies dan voor werknemers. Ze hebben dus minder kosten als ze een zzp’er inhuren, maar ook minder plichten. Zo hoeft een opdrachtgever jou geen loon door te betalen als je ziek wordt. Ook ben je als zelfstandige minder goed beschermd tegen ontslag en heb je geen recht op een werkloosheidsuitkering. De Wet DBA is dus in jouw voordeel als zzp’er.
Je weet nu wat de Wet DBA inhoudt en wat dit voor jou als zzp’er betekent. Ook weet je hoe je schijnzelfstandigheid voorkomt met een goede administratie. Wil je meer weten over dit onderwerp voordat je hiermee aan de slag gaat? Luister dan ook naar onze podcast over de Wet DBA, waarin geldstroomexpert Janine van Vliet je stap voor stap uitlegt hoe je schijnzelfstandigheid voorkomt als zzp’er.