In het kort
Waarom het heel logisch is om als zzp’er reiskosten te rekenen
Wanneer je zakelijke ritjes maakt, is het goed om na te denken over hoe je die reiskosten op je factuur verwerkt. Bezoek je bijvoorbeeld een opdrachtgever en reken je daar niets voor? Dan kost dat je op twee manieren geld:
De kosten om er te komen (bijvoorbeeld brandstof, energie of OV-kaartje).
De tijd die je nu niet kunt factureren.
Je bent dus een dief van je eigen portemonnee als je niets doet met reiskosten.
Drie manieren om je zzp reiskosten op je factuur te zetten
Zzp’ers kiezen vaak voor één van deze drie manieren om de reiskosten op hun factuur te zetten:
Als vast bedrag per kilometer. Bijvoorbeeld € 0,40 voor iedere gereden kilometer.
Als vast bedrag bij een bepaalde afstand. Bijvoorbeeld € 40 wanneer de afstand van een enkele reis tussen de 20 en 50 kilometer is.
Als extra uren. Bijvoorbeeld 50% van je normale uurtarief voor de tijd die je onderweg bent.
Wanneer je met het openbaar vervoer reist, kun je er ook voor kiezen om de daadwerkelijk gemaakte kosten op de factuur te zetten.
Er bestaan geen regels over welke reiskostenvergoeding je maximaal mag vragen. Je mag dus gerust je volledige uurloon rekenen voor je reistijd. Of € 1 per kilometer rekenen. Als je het vooraf maar wel duidelijk communiceert met je opdrachtgever. Daarmee geef je jouw opdrachtgever de kans om hier wel of niet akkoord mee te gaan. Wellicht besluit je klant dan dat een online meeting een prima alternatief is. Scheelt jou weer een ritje.
Tip: Sommige zzp’ers denken dat ze maximaal € 0,23 per kilometer mogen vragen van de Belastingdienst. Dat klopt niet. We leggen zo uit wat die 23 cent dan wel met jouw reiskosten te maken heeft.
Als zzp’er met een eenmanszaak of vof heb je te maken met inkomstenbelasting en btw.
De reiskosten die je in rekening brengt, wordt gezien als omzet. Het verhoogt je winst en je moet er dus inkomstenbelasting over betalen.
De regel is duidelijk: als je btw rekent op de verleende dienst, dan moet je ook btw rekenen over de reiskosten die je in rekening brengt om die dienst te kunnen verlenen. Het btw tarief op reiskosten is hetzelfde btw tarief als geldt voor de geleverde dienst.
In de meeste gevallen betekent dit dat je dus gewoon btw moet rekenen over de reiskostenvergoeding op je factuur. Het maakt daarbij niet uit of je een vergoeding rekent per kilometer, afstand of je uurtarief in rekening brengt. Je brengt alleen geen btw in rekening op je reiskosten als je op de rest van de factuur ook geen btw rekent, bijvoorbeeld omdat je vrijgesteld bent van btw of gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR).
Tegenover de inkomsten van je reiskostenvergoeding staan ook uitgaven. Je hebt brandstof getankt, je auto een onderhoudsbeurt gegeven of je verzekering betaald. Of je deze kosten mag aftrekken van je winst, is afhankelijk van hoe je de auto rijdt: zakelijk of privé.
Heb je een auto van de zaak? Dan mag je de gemaakte autokosten aftrekken van je winst. Bijvoorbeeld de kosten voor onderhoud, APK, parkeerkosten, motorrijtuigenbelasting en de brandstof. Dit bespaart belasting. Als je de auto meer dan 500 kilometer per jaar privé gebruikt, moet je wel bijtelling betalen.
Gebruik je jouw privéauto voor zakelijke ritjes? Dan mag je niet de daadwerkelijk gemaakte autokosten aftrekken van je winst, maar een vast bedrag van € 0,23 (2026) per gereden zakelijke kilometer. Dit verlaagt de te betalen belasting.
|
Voorbeeld |
Voor de inkomstenbelasting wordt woon-werkverkeer gezien als zakelijke kilometers. Daarvoor mag je dus ook € 0,23 per gereden kilometer aftrekken van je winst.
Bij een zakelijke auto mag je de btw op de aanschaf, het onderhoud en het gebruik aftrekken. Dat kan alleen voor het deel dat is gebruikt voor belaste omzet. Als je de auto ook privé gebruikt, mag je dus niet alle btw terugvragen. Voor de btw geldt woon-werkverkeer niet als zakelijke kilometers (zoals bij de inkomstenbelasting), maar als privékilometers. Een rittenregistratie is belangrijk om aan te tonen hoe de verhouding is tussen privé en zakelijk. Houd je geen kilometers bij? Dan gaat de Belastingdienst uit van een standaard rekensom. Hoe dat werkt, lees je hier.
|
Voorbeeld |
Als je auto voor de btw wordt gezien als privéauto, dan mag je alleen de btw over het onderhoud en het gebruik van de auto voor zakelijke kilometers aftrekken. Dat kan alleen als de kosten zijn gemaakt voor omzet die met btw is belast. Je mag dus geen btw aftrekken als de zakelijke kilometers zijn gemaakt voor vrijgestelde omzet of over privégebruik, waaronder ook woon-werkverkeer valt.
Met een rittenregistratie toon je aan wat de verhouding is tussen zakelijk en privégebruik van de auto. Als je geen rittenregistratie bijhoudt, dan gebruikt de Belastingdienst standaard rekensommen om te berekenen hoeveel btw je mag terugvragen. Deze rekenmethoden worden hier uitgelegd
Overzicht aftrekbaarheid reiskosten
| Inkomstenbelasting | Btw | |
| Privéauto | € 0,23 per zakelijke kilometer | Btw over onderhoud en gebruik aftrekbaar, voor zover zakelijk gebruikt voor met btw belaste omzet |
| Auto van de zaak | Alle gemaakte zakelijke autokosten. Let op, bij privégebruik >500 km wel bijtelling | Btw over aankoop, onderhoud en gebruik aftrekbaar, voor zover zakelijk gebruikt voor met btw belaste omzet |
| Bijzonderheden woon-werkverkeer | Wordt gezien als zakelijke kilometers | Wordt gezien als privé kilometers |
Je mag dus zelf bepalen op welke manier je jouw reiskosten op je factuur zet: per kilometer, afstand of per uur. Zolang je er maar goede afspraken over maakt met je opdrachtgever.
Hoe je jouw reiskosten registreert, heeft geen invloed op de belasting die je betaalt. Het telt altijd mee als winst waardoor je er inkomstenbelasting over betaalt. En als je een met btw belaste dienst levert, moet je ook btw rekenen over je reiskostenvergoeding.
Ook voor de aftrekbaarheid van je kosten maakt het niets uit hoe je de reiskosten op je factuur verwerkt. Wél belangrijk is hoe je de auto rijdt: zakelijk of privé. Dit bepaalt welke kosten je mag aftrekken en welke btw je mag terugvragen.
Bij het aanmaken van een factuur moet je er dus alleen voor zorgen dát je rekening houdt met je reiskosten én dat je er btw over rekent als dat verplicht is. En voor je belastingaangifte is het vervolgens wel heel handig als je een rittenregistratie bijhoudt. Gelukkig zijn er verschillende tools waarmee je dat handig kunt doen. Bijvoorbeeld de Kilometerregistratie van Rompslomp.