Slim voorraadbeheer: hoe jij met data voorkomt dat je 'nee' moet verkopen

Waarom voorraadbeheer in webshops vaak misloopt

Veel webshop-eigenaren reageren vooral op wat ze zien in hun voorraadkast of magazijn. Pas wanneer iets bijna op is, wordt er bijbesteld. Dat voelt logisch, maar je loopt hiermee vaker achter de feiten aan.

Juist bij webshops komen veel factoren samen:

• Producten die soms ineens heel populair worden
• Seizoenspieken zoals feestdagen, vakanties, of weersinvloeden
• Online campagnes die tijdelijk extra vraag veroorzaken
• Leveranciers met wisselende levertijden
• Grote verschillen tussen varianten (kleur, maat, uitvoering)

Reactief bestellen betekent vaak: te laat. En dan ben je afhankelijk van levertijden, transport en geluk. Proactief voorraadbeheer betekent dat je problemen voorkomt nog voordat ze ontstaan.

Verzamel de gegevens die je al hebt

Je hoeft geen nieuw systeem aan te schaffen om slimmer te werken. De volgende gegevens kun je vaak al uit je webshop en/of boekhoudsoftware halen:

Verkoopgegevens per product: Hoeveel verkoop je per dag, week en maand? Zijn er campagnes geweest?
Voorraadmutaties: Wanneer kwam er nieuwe voorraad binnen? Wanneer is iets uitgeleverd? Wat is je huidige voorraad?
Levertijden van leveranciers: Wat is de beloofde levertijd? Hoe lang duurt het in de praktijk? Zijn er afwijkingen?

Met alleen deze basisdata kun je al verrassend veel inzicht krijgen. Hierbij is het belangrijk dat je in je boekhoudsoftware de producten dezelfde unieke nummers geeft als in de de webshop, zodat je gegevens kunt combineren.

Herken patronen in de verkoop

Nadat je een aantal maanden data hebt verzameld, kun je trends ontdekken:

• Gelijkmatige verkopen: producten die eigenlijk altijd wel verkocht worden.
• Piekproducten: items die vooral in bepaalde maanden of weken enorm hard lopen.
• Trendproducten: artikelen die langzaam maar zeker populairder worden.
• Plotselinge stijgers: duidelijke stijgingen door social ads, e-mailcampagnes of kortingsweken.

Een voorbeeld: verkoop je woondecoratie? Dan zie je waarschijnlijk dat november en december structureel piekmaanden zijn. Als je dat weet, kun je in oktober al extra voorraad inkopen in plaats van te laat te reageren.

Onderzoek of je in je boekhoudsoftware de mogelijkheid hebt om automatisch de productvoorraad te laten aanpassen aan de hand van de producten die je factureert. En kijk eens of naast seizoenspatronen ook de jaar-op-jaar-vergelijkingen een algehele stijging of daling laten zien. Zo kun je de in te kopen voorraad nog bijstellen met een bepaald percentage.

Bepaal je minimale voorraad en bestelpunt

Laten we dit in een eenvoudig voorbeeld van een product dat gelijkmatig verkoopt, doorlopen:

1. Gemiddelde verkoop per dag of week
   Hoeveel verkoop je gemiddeld van een product per dag of week?
2. Levertijd in dagen
   Hoe lang duurt het tussen bestellen en binnenkomst?
   In dit voorbeeld: 5 dagen.
3. Veiligheidsvoorraad
   Een buffer voor onverwachte pieken.

Daarmee bereken je:

• Minimale voorraad
• Bestelpunt (wanneer je moet bijbestellen)

Gebruik data om trends eerder op te merken 

Data helpt je niet alleen met berekenen, het laat ook veranderingen zien voordat je ze ‘aanvoelt’.

Let op signalen zoals:

• Een product dat ineens harder loopt dan normaal
• Een dalende lijn (bestel minder vaak om voorraad te beperken)
• Leveranciers die vaker vertraging hebben
• Nieuwe varianten die populairder worden dan oude

Door wekelijks even naar de cijfers te kijken, kun je al veel eerder bijsturen.

Voorkom te veel voorraad

Webshops lopen vaak tegen het tegenovergestelde probleem aan: te veel voorraad. Met andere woorden: vastzittend kapitaal. Elke euro die in voorraad vastzit, kun je niet gebruiken voor marketing, investeringen of salaris.

Denk aan:

• Restpartijen van producten die niet meer populair zijn
• Seizoensproducten die in de verkeerde maand worden ingekocht
• Hoge opslagkosten voor grote items
• Varianten die nauwelijks verkopen (bijvoorbeeld één specifieke maat of kleur)

Met data zie je:

• Welke artikelen langzaam lopen
• Welke varianten bijna nooit worden besteld
• Hoe lang iets gemiddeld op de plank blijft liggen
• Welke items alleen tijdens acties aandacht krijgen

Daarmee kun je bijvoorbeeld:

• Slimmer inkopen in kleinere batches
• Bundels of sets aanbieden
• Tijdelijke promoties doen
• Variaties schrappen die niet rendabel zijn

Maak voorraad een vaste routine 

Voorraadbeheer werkt het best als je het regelmatig doet. Bovendien is het van belang om te weten dat je voorraad aan het einde van het jaar gewaardeerd moet worden op je balans bij de activa.

Bijvoorbeeld:

• Elke maandag: verkoopcijfers per product checken
• Elke woensdag: voorraadstanden en bestelniveaus nalopen
• Elke maand: trends analyseren
• Elke kwartaal: leveranciers evalueren

Door het te automatiseren in je routine, houd je moeiteloos grip op je (webshop)voorraad

Conclusie: slim voorraadbeheer geeft rust én omzet 

Voorraadbeheer hoeft geen stressvolle gok te zijn. Door slim gebruik te maken van data die je toch al hebt kun je veel beter voorspellen wat je nodig hebt. Je voorkomt misgrijpen, maar ook dat je magazijn overstroomt.

Dat geeft:

• Betere service voor je klanten
• Minder kosten
• Meer rust in je bedrijfsvoering
• En uiteindelijk: meer omzet

Er zijn veel factoren die invloed kunnen hebben op je voorraad. Factoren waar je niet altijd grip op hebt. Maak daarom slim gebruik van je data voor zo veel mogelijk grip op je voorraad.

Ferdy Rademaker
Data2Benefit