Tijd besparen door je administratie als zzp’er te automatiseren

In het kort

• Je administratie automatiseren bespaart tijd, geld en maakt de kans op fouten kleiner.
• Je kunt iedere stap van de klantreis automatiseren, van het inplannen van je eerste afspraak tot het versturen van de laatste factuur.
• Sommige tools zijn gratis, voor anderen moet je een abonnement afsluiten.
• Automatisering is een makkelijke manier om je winst te vergroten als je de kosten vergelijkt met wat het opbrengt.

Tijd besparen in iedere stap van de klantreis

Als zzp’er is jouw tijd kostbaar. Tijd die jij steekt in de administratie, kun je niet doorbrengen met je geliefden. En je verdient er ook geen geld mee. Daarom is het altijd goed om eens te bekijken hoe jij jouw administratie slimmer aan kunt pakken. Hoe je met automatisering tijd bespaart en minder fouten maakt.
 
We nemen de hele klantreis onder de loep. Van eerste klantcontact tot laatste factuur. En laten jou voorbeelden zien van zaken die je in die stap kunt automatiseren.

Eerste klantcontact: voorbereiding

Een potentiële klant neemt contact op en wil graag ontdekken of jullie een match zijn. Fijn zo’n kans!
 
Wat je kunt automatiseren

• Online afsprakenplanner
  Via een online afsprakenplanner (bijv. Calendly of Google) kunnen klanten zelf een datum kiezen in je agenda. De beschikbare data heb jij zelf ingesteld. Dit scheelt telefoontjes over en weer. Wat zo’n tool nog meer kan:
  • Automatisch een bevestigingsmail sturen
  • Automatisch een reminder versturen
  • De afspraak zelf registreren in je Google of Outlook agenda
  • Een link maken voor een online meeting in bijv. Google Meet, Zoom of Teams
• Digitaal intakeformulier
  Met een digitaal intakeformulier (bijv. Typeform of Google) kun je vooraf al ontdekken of een klant echt bij jou past. Je vraagt bijvoorbeeld naar doelen, budget, tijdlijn of waarom ze met jou samen willen werken. Past een klant niet bij jou? Dan is een telefoontje voldoende en hoef je geen volledige afspraak uit te zitten.

Start samenwerking: afspraak en offerte

Tijd voor de eerste afspraak en hopelijk: het uitbrengen van een offerte om de samenwerking te bezegelen.
 
Wat je kunt automatiseren

• Gespreksnotities met AI
  Het is altijd goed om gespreksnotities te maken. Die gebruik je later om je offerte op te baseren. Je kunt een AI-tool (bijv. Notion, Fireflies) mee laten luisteren. Dan ontvang je na afloop een volledige registratie plus een handige samenvatting met actiepunten. Vraag je gesprekspartner wel altijd even om toestemming voor de opname.
• Online offerte
  Een gepersonaliseerde offerte heeft meer kans van slagen dan een standaard verhaal. Maar ook dat kun je deels automatiseren. Met een online offerte tool (bijv. Rompslomp, Offri) maak je makkelijk een offerte in je eigen huisstijl. De standaard teksten kun je aanpassen. Maar je kunt ook verschillende tekstblokken bedenken en afhankelijk van de klantvraag bepalen welk tekstblok je gebruikt. Wat zo’n tool vaak nog meer kan:
  • Offertes digitaal versturen naar je klant
  • Offertes digitaal laten ondertekenen
  • Een offerte omzetten in een factuur (dit kan bij Rompslomp omdat het ook een boekhoudpakket is)

Projectfase: uren en kilometers registreren

De ondertekende offerte is binnen. Nu begint het echte werk.
 
Wat je kunt automatiseren

• Gespreksnotities met AI
  Ook handig voor tussentijdse meetings en to do-lijsten.
• Tijdregistratie
  Het is altijd handig om de gewerkte tijd per klant te registreren. Als je met een uurtarief werkt, maar ook als je een vaste prijs rekent. Je ziet dan hoe winstgevend de opdracht is geweest. Met een tijdregistratie tool (bijv. Rompslomp, Toggl) houd je de tijd eenvoudig bij en koppel je de gewerkte uren aan een project of opdrachtgever. Met Rompslomp kun je dit zelfs eenvoudig omzetten in een factuur.  
• Kilometerregistratie
  Je kilometerregistratie is belangrijk voor je boekhouding. Dit kun je bijhouden (en factureren) met een tool als Rompslomp, maar je kunt ook AI je agenda uit laten lezen en opdracht geven alle kilometers in een tabel te zetten.

Afronding: facturatie en betaling

Je moet natuurlijk ook betaald worden voor je werk. Gelukkig is dit vrijwel volledig te automatiseren.
 
Wat je kunt automatiseren

• Automatische facturen
  Terugkerende facturen (bijv. voor abonnementen of onderhoud) kun je instellen via een boekhoudpakket als Rompslomp. De factuur staat dan in je huisstijl en de klant kan eenvoudig betalen via de iDEAL betaallink. De factuur (en betaling) wordt direct in je boekhouding verwerkt.
• Automatische incasso
  Met een SEPA-incasso ben je niet afhankelijk van wanneer je klanten hun factuur betalen. Het factuurbedrag wordt automatisch van hun rekening afgeschreven.
• Maatwerk facturen op basis van tijdregistratie
  Met Rompslomp zet je gewerkte uren eenvoudig om in een factuur.
• Koppeling software met boekhoudpakket
  Misschien gebruik je specifieke software zoals een webshop-, loon- of werkbonsoftware. Met een API-koppeling verstuur je de gegevens (verkopen, uren e.d.) naar je boekhoudpakket. Die gegevens gebruik je vervolgens om facturen aan te maken en betalingen te registreren.
• Betalingsherinneringen
  Boekhoudpakketten zoals Rompslomp hebben de mogelijkheid automatische betaalherinneringen te sturen als een betaling niet op tijd binnen is. Dit scheelt jou werk en vergroot de kans dat je klant betaalt.
• Bankkoppeling
  Door je bankrekening te koppelen aan je boekhouding worden inkomsten automatisch gematcht met je facturen. En worden uitgaven automatisch gekoppeld aan bonnetjes. Hierdoor wordt ook de btw automatisch berekend en is je administratie altijd up-to-date.

Boekhouding algemeen: bonnetjes en belastingen

Niet alleen het klantproces is te automatiseren, ook andere onderdelen van je boekhouding kun je efficiënter inrichten.
 
Wat je kunt automatiseren

• Bonnetjes automatisch verwerken
  Online boekhoudprogramma’s zoals Rompslomp bieden de mogelijkheid om bonnetjes op de foto te zetten en te uploaden. De boekhoudsoftware leest het bonnetje dan automatisch uit en koppelt het met je uitgaven (als je een bankkoppeling hebt).
• Btw-aangifte versturen
  Als je al je inkomsten en uitgaven bijhoudt via een online boekhoudprogramma, dan verstuur je eenvoudig je btw-aangifte via dat programma. Een korte check is voldoende om aan je verplichtingen te voldoen richting de Belastingdienst.

Wat je administratie automatiseren oplevert

We hebben verschillende mogelijkheden laten zien om te automatiseren. Daarbij heb je vast voorkeuren, de ene methode werkt beter voor jouw onderneming dan de andere. We hopen dat het je inspireert om met automatisering aan de slag te gaan. Want het levert je veel op:

• Minder fouten: je hoeft dingen niet meer over te typen waardoor je administratie minder foutgevoelig wordt.
• Minder tijd: zo veel mogelijk taken verlopen automatisch. Je hoeft dus minder handmatig te doen.
• Meer geld: de tijd die je bespaart op je administratie kun je gebruiken om geld te verdienen. Het aantal declarabele uren stijgt. Of je besluit jezelf wat meer vrije tijd te gunnen, ook lekker.
• Meer plezier: de meeste zzp’ers vinden de administratie niet het leukste onderdeel van hun werk. Als je minder tijd kwijt bent aan je administratie, heb je meer tijd voor leuke dingen (zakelijk of privé).