Een VA is een professionele assistent die op afstand werk van je overneemt. Een VA werkt dus niet bij jou op kantoor, maar gewoon digitaal. Je kunt allerlei taken aan een VA uitbesteden, waaronder:
E-mailbeheer en agendaplanning
Offertes en facturen opmaken
Social media bijhouden
Klantcontact en nazorg
Research, tekstjes en presentaties
Zoals je ziet is het takenpakket van een virtuele assistent heel breed. Er zitten secretaressetaken tussen, maar ook marketing- en boekhoudtaken. Een VA is daardoor lekker breed inzetbaar.
Een groot voordeel van een VA is dat je hiermee veel tijd bespaart op niet-facturabele taken. Je houdt daardoor meer tijd over voor klantwerk, waardoor je ook meer omzet binnenhaalt. Het inhuren van een virtuele assistent is nuttig in de volgende gevallen:
Heb jij het zo druk dat je klanten steeds vaker ‘nee’ moet verkopen? En zit je vaak ‘s avonds over te werken, terwijl je veel liever met je gezin op de bank zit? Dan is het inhuren van een VA zeker het overwegen waard. Met de uren die je bespaart, creëer je namelijk meer balans in je werk. Je kunt je daardoor focussen op facturabele klussen en je verbetert je werk-privébalans.
Facturen die er te laat uitgaan, mailtjes die blijven liggen en een socialmediaprofiel waar al een jaar niets op is gepost. Herken je dit? Dan heb je waarschijnlijk te veel aan je hoofd om je te focussen op de taken die je niet leuk vindt of waar je niet goed in bent.
Een VA biedt in zo’n geval uitkomst. Omdat de assistent deze taken voor jou uitvoert, ervaar je zelf meer rust en structuur. Je hebt daardoor een minder vol hoofd en creëert meer ruimte om te ondernemen en je klanten blij te maken.
Een VA kan niet elke klus van je overnemen. Voor sommige klussen is bijvoorbeeld specifieke vakkennis nodig of zelfs een certificaat of diploma. Een VA is daarom vooral geschikt voor terugkerende taken die relatief eenvoudig zijn en toch veel tijd kosten.
En het mooie is: omdat het terugkerende taken zijn, kun je heel eenvoudig berekenen hoeveel tijd je hiermee bespaart en of het loont om hier een virtuele assistent voor in te huren.
Lees ook ons blogartikel over wanneer je investeert in tools of personeel.
Het inschakelen van een VA is niet voor elke zzp’er de juiste stap. Soms omdat het simpelweg te veel geld kost en soms omdat je niet de juiste taken hebt liggen om uit te besteden. Een virtuele assistent is daarom minder geschikt in de volgende gevallen:
Een VA is pas nuttig als je het erg druk hebt en niet aan je kerntaken toekomt. Of als je goed verdient en simpelweg geen zin hebt om bepaalde terugkerende taken zelf uit te voeren. In alle andere gevallen - bijvoorbeeld als je nog niet zoveel verdient of net gestart bent met je bedrijf - is het inhuren van een VA meestal te duur. Je kunt dan beter nog even wachten en bepaalde taken zelf uitvoeren.
Ben je jurist, privédetective of financieel adviseur? Dan kan het gevoelig liggen om bepaalde taken te delegeren. Je beschikt dan namelijk over gevoelige informatie van je klanten. Dit kan gaan om gevoelige e-mails met privé-info, of om documenten van soortgelijke strekking. In zo’n geval voelt het misschien beter om dit zelf op te pakken of hier op termijn een vaste werknemer voor aan te nemen.
Overweeg je toch om hier een VA voor in te huren? Dan is het goed om te weten dat een professionele VA heel discreet omgaat met jouw bedrijfsgegevens. Je kunt dit zelfs zwart-op-wit laten zetten met een vertrouwens- of een geheimhoudingsverklaring.
Sommige ondernemers denken dat een VA "wel iets zal bedenken" om van hen over te nemen. Zo werkt het echter niet. Jij bepaalt de taken, de VA voert ze uit. Natuurlijk denkt een VA daarin mee, maar je moet wel van tevoren een goed beeld hebben van wat je precies wilt uitbesteden.
Ben je daar nog niet helemaal uit? Pak dan eens pen en papier erbij en schrijf op welke terugkerende taken je de afgelopen maand veel tijd kostten. Je krijgt dan al snel een beeld van de mogelijkheden en kunt op basis daarvan alsnog een beslissing nemen.
Ben jij zo iemand die elke e-mail zelf wil nalezen, elke agenda-uitnodiging wil controleren en feedback wil geven op elke Instagram-post? Leer dan liever eerst hoe je moet delegeren voordat je een VA inschakelt. Anders betaal je veel geld aan een virtuele assistent én ben je er alsnog een hoop tijd aan kwijt.
Ja. De kosten van een VA zijn zakelijke kosten en dus aftrekbaar van je winst. Je betaalt er daardoor niet de volle mep over. Vergeet dus niet om de facturen van je VA in je boekhouding te verwerken en in te voeren als inhuur van derden. Zo weet je zeker dat je niet onnodig veel belasting betaalt tijdens je aangifte.
Zet je een VA ook in voor privéklussen, zoals een afspraak bij de autogarage of het regelen van een restaurantreservering? Dan zijn die uren niet zakelijk aftrekbaar. Alleen de werkzaamheden die direct met je bedrijf te maken hebben, mag je opvoeren als zakelijke kosten. Zorg dus dat je een duidelijk onderscheid maakt tussen zakelijke en privéwerkzaamheden:
Alleen kosten met een zakelijk doel zijn aftrekbaar.
Kosten met een privédoel zijn dus niet aftrekbaar.
Bij kosten met een gemengd karakter mag je alleen het zakelijke deel aftrekken.
Veel zzp’ers zijn elke week uren kwijt aan het verwerken van bonnetjes, het bijhouden van Excel-sheets en het invullen van de uren en reiskosten. En tijdens de btw-maand komen daar nog eens enkele uren bovenop voor de btw-aangifte.
Gelukkig kun je een groot deel van deze taken automatiseren door over te stappen van Excel naar een boekhoudpakket. Je bent daardoor veel minder kwijt aan het verwerken van bonnetjes, het opstellen van facturen en het doen van btw-aangifte. Dat laatste kan met veel boekhoudpakketten zelfs met één klik op de knop.
Ook heb je dankzij een boekhoudpakket realtime inzicht in je cijfers, omdat je je boekhouding kan koppelen aan je zakelijke bankrekening. Je ziet daardoor precies wat je inkomsten en uitgaven zijn en kunt bonnetjes en facturen meteen aan de juiste transactie koppelen.