Wanneer investeer je als zzp’er in tools of personeel?
“Ik denk dat ik mijn pensioen niet eens haal.” Maarten zegt het half lachend, maar ik zie aan hem dat het menens is. Hij schuift ongemakkelijk op zijn stoel, terwijl hij verder praat. “Ik vul elk uurtje dat ik heb met werk. En eerlijk? Ik leef ongezond. Geen sport, weinig slaap. Mijn hoofd is één grote gatenkaas.”
Maarten is zzp’er en geeft trainingen over AI. Klanten komen via via binnen, want zijn trainingen zijn steengoed. Klanten blij, hij blij. Maar vanbinnen? Chaos. Zijn administratie? Een boekhoudprogramma, that’s it. Processen? Die zitten alleen in zijn hoofd. Marketing? Nul komma nul.
Tot overmaat van ramp belt zijn boekhouder. “Maarten, ik stop ermee. Zo werkt het voor mij niet meer.” En nu? Alles kraakt en piept. Hij laat mailtjes liggen, vergeet afspraken, en nieuwe aanvragen blijven soms gewoon ongelezen.
Herkenbaar? Dan ben jij misschien ook een Maarten.
Wanneer weet je dat het tijd is om te investeren?
We pakken samen de whiteboardstift erbij. Ik teken een cirkel. “Dit is jouw hoofd,” zeg ik. “En dit,” ik teken allemaal gaten erin, “is jouw gatenkaas.”
Hij lacht. Maar het is pijnlijk raak. “Maarten, jij bent je bedrijf. Maar je bedrijf hangt volledig af van jouw energie en jouw geheugen. Hoe lang denk je dat je dit nog volhoudt?”
Hij zucht. “Niet lang. Maar als ik iemand inhuur of tools koop, kost het geld. En wat als ik het gewoon zelf blijf doen? Dan houd ik het geld zelf,” zegt Maarten. Zo denken veel zzp’ers. Logisch. Maar het is een korte termijnstrategie. Op lange termijn betaal je de prijs: met je gezondheid, je vrije tijd en gemiste kansen.
Het gesprek dat je moet voeren: jij vs. jezelf
Ik vraag aan Maarten: “Wat zou je doen als je nu dubbel zoveel klanten kreeg?” Maarten denkt even na. “Dan ga ik onderuit. Dat trek ik niet.” Ik voel dat ik bij de kern van het probleem ga komen. Ik stel hem nog één vraag. “Dus je wilt groeien, maar je systeem kan het niet aan?”
Maarten schudt met zijn hoofd: “Klopt. Eigenlijk heb ik geen systeem.” En daar zit de crux. Groei zonder fundament is vragen om ellende. Daarom is de vraag niet: kan ik het zelf? Maar moet de vraag zijn: Moet ik dit zelf willen blijven doen?
Ik vraag Maarten: “Wat als we eerst de gaten in je kaas dichten? Wat moet er gebeuren?”
“Structuur en processen. En iemand die me helpt met de dingen waar ik zelf geen verstand van heb. En waar ik zo min mogelijk tijd aan wil besteden. Marketing bijvoorbeeld”, zegt Maarten.
Nu kunnen we samen aan de slag. We starten met een lijstje:
1. Structuur in je processen: hoe komen klanten binnen? Wat gebeurt er daarna? Schrijf het stap voor stap uit.
2. Welke taken kosten energie? Noteer waar je op leegloopt. Dat zijn je eerste uitbesteed-taken.
3. Automatiseren: welke tools kunnen standaarddingen overnemen? Denk aan e-mail funnels, facturatie, agendaplanning.
4. Personeel of freelancers: wie kan jou ontzorgen? Begin met een paar uur per week.
Maarten knikt. Hij ziet het nu voor zich.
“En ja, dat kost geld,” zeg ik. “Maar wat kost het je als je dit niet doet? Je gezondheid, je tijd, je plezier in het ondernemen.”
Reflectie: Waar sta jij als zzp’er?
Misschien herken je dit als zorgverlener, bouwvakker of dienstverlener. Je doet goed werk, klanten zijn blij, maar je zit zelf op je tandvlees.
Een paar signalen dat het tijd is om te investeren in tools of hulp:
- Je vergeet afspraken of reageert laat op aanvragen.
- Alles zit in je hoofd en je weet: als ik ziek word, stort alles in.
- Je doet werk waar je geen energie van krijgt.
- Je hebt geen ruimte voor groei, zelfs als de vraag er wel is.
Actieplan voor de Maartens van Nederland
1. Schrijf je processen uit. Begin simpel: van aanvraag tot factuur. Wat gebeurt er stap voor stap? Ga er niet voor zitten, maar schrijf direct mee in het proces als je een nieuw traject gaat starten. Dat scheelt tijd en denkwerk.
2. Bepaal je energievreters. Wat kost jou het meeste tijd en energie? Zet een sterretje bij taken die je kunt automatiseren of uitbesteden. Automatiseer wat er te automatiseren valt en denk pas daarna aan het uitbesteden van een bepaalde taak aan fysieke handjes.
3. Onderzoek tools. Alles wat nu in je hoofd zit, moet in een systeem. Denk aan:
- Boekhoudprogramma’s (zoals Rompslomp)
- Urenregistratie apps
- E-mail automatiseringstools
- CRM-systemen
4. Huur hulp in. Begin klein. Een virtueel assistent, een marketeer voor een paar uurtjes per week, of een administratief ondersteuner. Dit noemen we ook wel de tientjestaken. Zodat jij je kan bezighouden met de honderd eurotaken.
5. Blijf evalueren. Elke maand: waar loop ik op vast? Wat kan anders? Schaaf direct bij.
6. Fouten maken moet. Iedere ondernemer maakt dure fouten. Zeker als het gaat om het werken met mensen of het investeren in systemen. Accepteer dat jij deze fouten ook gaat maken. Zie ze als leergeld.
Een wijze les voor de toekomst
Maarten ging naar huis met een concreet stappenplan en een wake-up call: je hoeft het niet allemaal zelf te doen. Hij is nu bezig met het opzetten van een marketingfunnel, werkt met een virtueel assistent en heeft zijn processen uitgeschreven.
De gatenkaas is langzaam aan het dichtslibben.
Dus, als jij dit leest en denkt: dit ben ik… weet dan: je bent niet alleen. En de eerste stap is simpel: schrijf vandaag nog je processen uit. Zorg goed voor je bedrijf, maar vooral voor jezelf. Want zonder jou? Geen bedrijf.
Welke stap zet jij vandaag?
Janine van Vliet
Koken met Cijfers
