Laten we aan het begin beginnen: wat is btw? Btw staat voor ‘belasting over de toegevoegde waarde’. Het is de belasting die je betaalt over je omzet – daarom wordt het ook wel omzetbelasting of ob genoemd. Je hanteert een btw-tarief gebaseerd op het soort product of dienst dat je levert. Het btw-bedrag (meestal 21% van de prijs) bereken je door aan de klant.
Aan het eind van het kwartaal is de btw-aangifte (ook aangifte omzetbelasting of ob-aangifte genoemd). Bij de aangifte geef je aan hoeveel btw je hebt ontvangen van klanten en betaal je dat aan de Belastingdienst.
Je krijgt bij de aangifte ook de btw terug die je over je zakelijke uitgaven hebt betaald. De btw van jouw zakelijke uitgaven wordt daarom ook wel ‘voorbelasting’ genoemd. Door voorbelasting terug te vragen vermijd je dat je dubbel omzetbelasting betaalt. Wel zo fijn voor je portemonnee! Let op: je mag niet van alle zakelijke uitgaven de btw aftrekken.
De meeste ondernemers zijn ‘btw-plichtig’ – ze betalen gewoon btw over hun omzet. Ook als je tijdens het kwartaal geen omzet hebt gedraaid moet je de aangifte doen. Je krijgt namelijk alsnog voorbelasting terug voor je zakelijke uitgaven. Heb je geen omzet gedraaid én geen zakelijke uitgaven gemaakt? Zelfs dan moet je de aangifte indienen, alleen geef je dan geen omzetbelasting aan. Dat noem je ook wel een 0-aangifte.
Er zijn een aantal uitzonderingen waardoor je niet btw-plichtig bent. Ten eerste zijn een aantal sectoren vrijgesteld van btw, zoals onderwijs, gezondheidszorg en de culturele sector. Check of dat voor jouw onderneming geldt! Daarnaast mag je ervoor kiezen om gebruik te maken van de kleineondernemersregeling (KOR) als je minder dan €20.000 omzet draait per kalenderjaar. Onder die regeling ben je ook vrijgesteld van de btw.
Als je vrijgesteld bent van btw, reken je geen btw aan klanten en doe je geen btw-aangifte. Je kunt dus ook niet de btw terugvragen die je hebt betaald voor zakelijke uitgaven.
Is je omzet deels vrijgesteld, bijvoorbeeld wanneer een deel van je dienstverlening in een vrijgestelde sector zit? Dan doe je aangifte, maar betaal je alleen btw over de belaste omzet. Je mag ook alleen de voorbelasting terug eisen van zakelijke uitgaven die voor de belaste omzet zijn gemaakt.
Op welke datums moet je de aangifte van omzetbelasting doen? In de meeste gevallen doe je het na ieder kwartaal. Je hebt na het kwartaal een maand de tijd om de aangifte in te dienen én te betalen. Zie hieronder de precieze deadlines.
Sommige ondernemers, die bijvoorbeeld vorige aangiftes te laat hebben ingediend, moeten de aangifte elke maand indienen. Als dit het geval is, ontvang je een brief van de Belastingdienst hierover.
Je kunt ook aan de Belastingdienst vragen of je eens per jaar aangifte mag doen. Daar zitten wel voorwaarden aan verbonden. Dat mag bijvoorbeeld alleen als je per jaar minder dan €1.883 btw betaalt.
De btw-aangifte begint niet aan het einde van het kwartaal – het begint bij je dagelijkse administratie. Bewaar alle facturen en bonnetjes die je stuurt en ontvangt. Bij de btw-aangifte reken je namelijk zelf uit hoeveel btw je betaalt of terugkrijgt. Als de Belastingdienst ooit jouw boekhouding wil bekijken, moet je alle facturen en bonnetjes als bewijs aanleveren!
De meeste ondernemers houden de facturen die ze versturen bij en weten daarom hoeveel btw ze moeten betalen. Maar: worden alle zakelijke uitgaven ook goed bijgehouden? De Belastingdienst vindt het niet erg als je minder voorbelasting terugvraagt omdat de bonnetjes zoek zijn. Voor jou is dat niet voordelig!
Let erop: de wettelijke bewaarplicht van je administratie is 7 jaar. Je moet dus alle facturen en bonnetjes 7 jaar bewaren in het geval de Belastingdienst jouw administratie wil nakijken.
Heb je een lijst van al je inkomsten en uitgaven bijgehouden? Dan stelt de btw-aangifte eigenlijk niet zoveel voor! Doe je de aangifte zelf, dan zijn dit de stappen:
Als je tijdens het kwartaal overzicht hebt gehouden over je administratie hoeft de btw-aangifte dus niet zo moeilijk te zijn. Je moet wel alle bedragen zelf uitrekenen. Daar kun je best fouten in maken, vooral als je veel facturen en bonnetjes hebt (of je boekhouding een beetje rommelig is).
Voor die reden kun je met de meeste zzp-boekhoudpakketten ook de btw-aangifte direct indienen. Als je al je facturen en uitgaven invoert, houd het pakket de btw automatisch bij. Zo wordt de btw-aangifte nóg makkelijker. Zie hier hoe je de btw-aangifte zelf indient met Rompslomp.
Zodra je de btw-aangifte indient, krijg je te weten hoeveel btw je schuldig bent of terugkrijgt. Moet je betalen? Je krijgt dan geen brief of melding om het geld over te maken. Je krijgt wel een overzicht van de aangifte voor je eigen administratie waarop staat waar je het bedrag naar moet overmaken.
Het is je eigen verantwoordelijkheid dat het bedrag op de rekening van de Belastingdienst terecht komt. De betaling moet vóór het eind van dezelfde maand binnen zijn. Wacht dus niet tot de laatste dag om het geld over te maken! Tegenwoordig kun je met een iDEAL-link betalen als je via 'Mijn Belastingdienst Zakelijk' de aangifte indient.
Krijg je btw terug? Dan ontvang je binnen 8 weken na het indienen van een aangifte een brief van de Belastingdienst. Nadat deze brief binnen is, staat het geld binnen een week op je rekening.
Alles netjes afgerond? Mooi! Vergeet niet om al je facturen en bonnetjes veilig op te slaan vanwege de bewaarplicht. Zorg ervoor dat je de boekhouding vervolgens weer helemaal op orde houdt. Zo verloopt de volgende aangifte nóg soepeler!
Hoewel de btw-aangifte niet moeilijk hoeft te zijn, zitten er tóch wat haken en ogen aan. Er zijn een aantal veelgemaakte fouten waar je rekening mee moet houden. Welke fouten komen vaak voor en hoe vermijd je ze?
Welke facturen neem je mee in de btw-aangifte? Als je via het factuurstelsel werkt, dan tellen alle facturen die tijdens het btw-kwartaal zijn verstuurd mee bij de aangifte. De facturen die je verstuurt in dezelfde maand als de aangifte, tellen pas mee voor de volgende aangifte.
Je houdt de factuurdatum aan, niet de betaaldatum. Heb je een factuur tijdens de btw-periode verstuurd, maar heeft de klant nog niet betaald? Dan moet je alsnog de btw bij de aangifte afdragen.
Tip: wil je vermijden dat je btw moet afdragen voordat de factuur is betaald? Verstuur dan standaard facturen op de eerste dag van de (volgende) maand. Dan hebben jouw klanten een maand om de factuur te betalen en hoef jij de btw niet voor te schieten.
Sommige ondernemers werken niet via het factuurstelsel, maar het kasstelsel. Dat betreft bijvoorbeeld winkeliers, webshops en horeca. Zie hier of jij ook het kasstelsel moet toepassen. Onder het kasstelsel houd je juist de betaaldatum aan voor de btw-aangifte.
Over de meeste zakelijke uitgaven mag je de btw terugvragen bij de aangifte. Er zijn echter een aantal uitzonderingen! Een uitgave die vaak onterecht mee wordt genomen bij de aangifte zijn zakelijke etentjes. Van eten en drinken in de horeca mag je namelijk níet de btw aftrekken. Dat geldt ook voor giften en relatiegeschenken. Boek ze alsnog in als zakelijke uitgaven, want je mag ze mogelijk wel van je winst aftrekken bij de inkomstenbelasting.
Daarnaast mag je geen voorbelasting aftrekken van uitgaven voor privégebruik (logisch, want dat zijn geen zakelijke uitgaven) of voor btw-vrijgestelde omzet.
Veel starters zien de boekhouding als bijzaak en openen pas aan het eind van het kwartaal de schoenendoos of multomap vol met losse bonnetjes. Vervolgens moet je zelf handmatig uitrekenen hoeveel btw je precies hebt ontvangen en betaald. Wanneer je nog maar een paar facturen en bonnetjes per maand hebt, is dat nog wel te doen. Maar die multomap raakt snel vol en ‘even’ je bonnetjes uitzoeken wordt snel een karwei. Vandaar de angst bij veel ondernemers voor de btw-aangifte!
Wij raden daarom altijd aan om je boekhouding zo veel mogelijk te versimpelen. Je hebt daar geen boekhouder of duur programma voor nodig. Probeer bijvoorbeeld ons simpele boekhoud template! Je vult je inkomsten en uitgaven zelf in en het spreadsheet rekent voor je uit hoeveel btw je schuldig bent of terugkrijgt. Zo wordt de aangifte een fluitje van een cent.
Er zijn ook veel boekhoudpakketten gericht op zzp’ers. Daarmee verstuur je al je facturen en werk je meteen je boekhouding bij in hetzelfde programma. Alle btw-bedragen worden bij elkaar opgeteld, zodat je aan het eind van het kwartaal met één druk op de knop je aangifte indient. Rompslomp is daar niet de enige in, de meeste aanbieders laten je ook makkelijk de aangifte versturen. Kijk bij ons blog welke aanbieder bij jou past!
In dit blog hebben we uitgelegd wat de btw is, hoe je de aangifte doet en waar je allemaal rekening mee moet houden. Nu is de vraag aan jou: hoe pak jij het aan? Houd jij je boekhouding regelmatig bij en loop je de aangifte soepel door? Of zoek je het liever uit aan het eind van het kwartaal?
Waarschijnlijk ben je niet zelfstandig ondernemer geworden omdat je verteld wil worden hoe het allemaal moet. Je bent nu wél voldoende geïnformeerd om zelf de beste keuze voor je onderneming te maken. Hoe je het ook aanpakt: wij wensen je veel succes!
Wil je weten wat je als eenmanszaak allemaal bij moet houden naast de omzetbelasting? Neem een kijkje bij dit blog!