De boekhouding van een zzp'er: wat moet je allemaal bijhouden?

Wat je moet bijhouden in je boekhouding hangt af van je onderneming. De Belastingdienst zegt niet precies hoe je je administratie moet regelen, maar wel wat de wettelijke eisen zijn. Je administratie moet aansluiten bij je bedrijf, altijd up-to-date zijn, makkelijk te raadplegen en controleerbaar. Ook moet je alles goed bewaren zodat je het kan verantwoorden wanneer je controle krijgt.

Een goede en overzichtelijke administratie zorgt er niet alleen voor dat je aan je wettelijke verplichtingen voldoet, maar het geeft je ook inzicht in je bedrijf. Zo kun je snel reageren op nieuwe en onverwachte ontwikkelingen. Ook zorgt het ervoor dat je makkelijk je aangiften kunt doen. 

Lees ook het blog: Cijfers op orde - voor de Belastingdienst of voor jezelf?

Zoals de Belastingdienst het omschrijft: Alle gegevens over je onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm horen bij je administratie. We bespreken een aantal belangrijke onderdelen die bijna in elke boekhouding thuishoren:

Je financiële administratie

Het hart van je boekhouding is je financiële administratie. Hier houd je bij wat er binnenkomt en wat er uitgaat. Hieronder valt:

• Ontvangen en verzonden facturen

Voor de Belastingdienst moet je alle inkomende en uitgaande facturen bewaren. Dit helpt om te bewijzen wat je hebt verdiend en welke kosten je hebt gemaakt.

Door je facturen bij te houden, krijg je een duidelijk beeld van je inkomsten en uitgaven. Dit helpt je om je cashflow te beheren, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Hoe bewaar je facturen?

Bewaar je facturen zoals je ze hebt ontvangen, dus in de originele staat. Dit heet de primaire vastlegging van de brongegevens. Een factuur die je via e-mail ontvangt, moet je ook als digitaal bestand bewaren. Je mag facturen natuurlijk uitprinten en in een ordner stoppen, maar die papieren versie telt niet als origineel. Je hebt de factuur digitaal ontvangen, dus bewaar deze ook digitaal.

Ook mag je papieren bonnen en facturen dus niet zomaar digitaliseren en daarna weggooien. Het is wel verstandig om sowieso alles te digitaliseren zodat je alles ook digitaal hebt opgeslagen en bij de hand hebt. 

Ook de facturen die je verzendt naar de klant moet je bewaren. Wanneer je een boekhoudprogramma gebruikt, worden je verzonden facturen vanzelf bewaard. Wanneer je je facturen anders maakt, sla ze dan goed op op je computer en in de cloud, zodat ze altijd toegankelijk zijn, ook wanneer je computer stuk gaat.  

• Debiteuren- en crediteurenadministratie

De debiteuren- en crediteurenadministratie houdt in dat je bijhoudt welke klanten je nog geld moeten betalen (debiteuren) en welke leveranciers je nog moet betalen (crediteuren). Oftewel welke facturen nog open staan en welke niet. Dit helpt je om je cashflow in de gaten te houden en betalingsachterstanden te voorkomen.

Het bijhouden van je debiteuren- en crediteurenadministratie is helemaal niet zo ingewikkeld als je een slim systeem gebruikt. Voor je debiteurenadministratie is het belangrijk om je facturen op tijd en overzichtelijk te versturen. Een online boekhoudprogramma helpt je om je facturen automatisch te beheren en herinneringen te sturen wanneer een klant te laat is met betalen. Zo loop je geen inkomsten mis en heb  je een duidelijk overzicht van wie er nog moet betalen.

Aan de andere kant is je crediteurenadministratie net zo belangrijk. Houd alle inkomende facturen netjes bij en zorg dat je weet wanneer je leveranciers moet betalen. Met een digitale oplossing beheer je eenvoudig betaaltermijnen en stel je herinneringen in, zodat je altijd op tijd betaalt. Dit voorkomt onnodige boetes en helpt je om een gezonde liquiditeit te behouden. Door alles digitaal en geautomatiseerd te houden, maak je je administratie overzichtelijk.

Voor wie de controle wil houden zonder direct een boekhoudprogramma te gebruiken, is Excel een prima alternatief. Met een paar slimme kolommen houd je facturen, betaaltermijnen en betalingen overzichtelijk bij. Met formules en filters krijg je snel inzicht in wat je nog moet betalen of wat je nog moet ontvangen. Dit vereist echter wel wat handmatig werk.

Lees hier het blog: Hoe houd je bij welke facturen (niet) zijn betaald?

• Bankafschriften (inkomsten en uitgaven)

Zorg ervoor dat je al je bankafschriften bijhoudt. Dit geeft je een duidelijk overzicht van je financiële situatie. Vergelijk je bankafschriften met je kasadministratie en facturen. Zo zorg je ervoor dat alles klopt. Download je bankafschriften via je bank en sla ze op je computer op. Wanneer je met een online boekhoudprogramma werkt kun je de afschriften uploaden en zo al je transacties in je programma koppelen aan de betalingen. Wanneer je een bankkoppeling maakt met je boekhoudprogramma dan gebeurt dit zelfs automatisch. Daarna controleer je af en toe of de juiste betalingen zijn gekoppeld aan de facturen in je programma. 

• Kasadministratie (wanneer je met contant geld werkt)

Naast je bankafschriften kan het ook zijn dat je met contant geld werkt. Een kasadministratie is dan belangrijk om inzicht te houden in je contante uitgaven en inkomsten. Dit betekent dat je elke transactie die je in contanten doet, goed moet registreren. Een overzichtelijke kasadministratie begint met het dagelijks bijhouden van al je kasstromen, zoals betalingen van klanten of je aankopen. Je kunt dit eenvoudig doen in een kasboek of digitaal via een boekhoudprogramma, waarin je direct je kasmutaties invoert.

Naast het invoeren van transacties is het belangrijk om regelmatig je kasgeld te tellen en te controleren of het saldo in je kasadministratie overeenkomt met het werkelijke geldbedrag in je kas. Zo spoor je fouten of verschillen snel op. Door je kasadministratie consequent bij te houden voorkom je problemen bij de btw-aangifte en heb je altijd een helder beeld van je contante geldstromen. Een goed bijgehouden kasadministratie zorgt voor rust en voorkomt verrassingen bij de belastingdienst.

Meer dan alleen financiële cijfers bijhouden 

Je administratie bestaat uit meer dan alleen financiële gegevens. Ook de volgende zaken moet je bijhouden:

• Urenregistratie
  Noteer nauwkeurig het aantal uren dat je aan projecten werkt. Dit helpt niet alleen bij het factureren, maar geeft je ook inzicht in de tijdsinvestering per project.
• Kilometerregistratie (als je zakelijke ritten maakt)
  Houd je zakelijke kilometers bij. Dit kan je veel belastingvoordelen opleveren. Vergeet niet de reden voor de rit en de afgelegde afstand te noteren.
• Contracten en overeenkomsten met klanten of partners
  Bewaar alle contracten en afspraken goed. Dit voorkomt misverstanden en biedt juridische bescherming als er conflicten ontstaan.
• Zakelijke correspondentie
  Documenteer belangrijke correspondentie, zoals e-mails met klanten of leveranciers. Dit kan nuttig zijn voor bewijsvoering en om een goed overzicht te behouden.
• Afspraken
  Houd een agenda bij van afspraken, deadlines en belangrijke data. Dit helpt je georganiseerd te blijven en voorkomt dat je iets vergeet.

Specifieke administratie

Afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten kan het zijn dat je nog meer moet bijhouden:

• Heb je een voorraad? Dan moet je een voorraadadministratie bijhouden.
  Houd bij wat je in voorraad hebt, wat je hebt verkocht en wat je hebt ingekocht. Dit voorkomt dat je zonder belangrijke spullen komt te zitten en helpt bij het beheren van je cashflow.
• Heb je personeel in dienst? Dan komt daar een salarisadministratie bij kijken.
  Zorg ervoor dat je nauwkeurig bijhoudt wat je medewerkers verdienen, inclusief eventuele bonussen en vergoedingen. Dit is essentieel voor je loonadministratie en belastingaangiften.

Lees ook het blog: De voordelen van het koppelen van je boekhouding met andere software

De bewaarplicht: hoe lang moet je alles bewaren?

Als zzp'er ben je verplicht om je administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Let op: voor zaken die met onroerend goed te maken hebben (zoals de huur van een bedrijfspand) geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Meer weten over de bewaarplicht? Bekijk hier de regels van de Belastingdienst.

Tips voor een overzichtelijke administratie

• Open een zakelijke rekening om werk- en privékosten gescheiden te houden.
  Dit voorkomt verwarring en maakt het gemakkelijker om je zakelijke uitgaven te traceren.
• Werk op factuurdatum voor je btw-aangifte en inkomstenbelasting.
  Dit zorgt ervoor dat je altijd actueel bent met je verplichtingen en voorkomt verrassingen.
• Maak er een gewoonte van om je administratie regelmatig bij te werken.
  Denk aan wekelijks voor je urenregistratie en maandelijks voor de rest. Dit voorkomt dat je overweldigd raakt door achterstallige administratie.

Tot slot

Een goed bijgehouden administratie is meer dan een wettelijke verplichting. Het geeft je inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf. Daarnaast helpt het je bij het nemen van belangrijke beslissingen. Bovendien voorkom je stress bij het doen van je btw-aangifte en het opstellen van je jaarrekening.

Vind je het lastig om alles zelf bij te houden? Overweeg dan om een boekhouder in te schakelen. Die kan je niet alleen helpen met het bijhouden van je administratie, maar ook met waardevolle adviezen voor je bedrijfsvoering.

Lees ook het blog: Zelf boekhouden of je boekhouding uitbesteden?

Probeer Rompslomp een maand vrijblijvend uit

Met Rompslomp maak je het jezelf makkelijk om je boekhouding op orde te houden. Of je nu facturen wilt sturen, uren wilt registreren of je btw-aangifte wilt doen. De software biedt je alle tools die je nodig hebt om efficiënt te werken.

Probeer het Professional pakket een maand lang vrijblijvend uit. Liever eerst nog wat meer informatie? Hier lees je alles over ons gratis en vrijblijvende proefabonnement.