Zelf boekhouden of je boekhouding uitbesteden?

Als zzp'er moet je je administratie bijhouden. Je kunt hierin een keuze maken of je dit zelf wilt gaan doen, bijvoorbeeld via Excel of een online boekhoudprogramma, of dat je de boekhouding uitbesteedt aan een boekhouder. Om de keuze te kunnen maken of je de boekhouding zelf gaat doen, of gaat uitbesteden aan een administratiekantoor is het belangrijk om de voor- en nadelen van beide opties te overwegen. In eerste instantie is het een keuze tussen tijd en geld. Wanneer de boekhouding wordt uitbesteed, kost het de ondernemer meer geld. Hier tegenover staat dat er bespaard wordt op tijd. Naast tijd en geld zijn er meer aspecten die meewegen in deze beslissing, we geven in dit blog onze kijk op de voor- en nadelen.

Je boekhouding zelf doen als zzp'er

Als je zelf je boekhouding wilt gaan doen, heb je verschillende mogelijkheden. Je kan er voor kiezen om je boekhouding in Word en Excel bij te houden. Zo kan je de facturen met Word maken en de overige administratie met Excel. Het probleem met deze methode is dat het foutgevoelig kan zijn. Een typfout is snel gemaakt. En hoe weet je of je wel aan 'de regels' voldoet? Alhoewel dit uiteraard een goedkope optie is, kan het mede door de foutgevoeligheid, toch snel in de kosten lopen wanneer je achteraf je boekhouding laat corrigeren.

De andere mogelijkheid is om een online boekhoudprogramma te gebruiken. In een boekhoudprogramma kun je vaak makkelijk offertes en facturen maken, je bonnetjes inboeken, uren registreren en natuurlijk de boekhouding bijhouden. Je doet de boekhouding zelf, maar wel met ondersteuning van het programma waarin veel boekhoudkundige handelingen al geautomatiseerd zijn. Een bijkomend voordeel is dat je boekhouding direct veilig en online wordt opgeslagen. Zo geldt dit ook voor Rompslomp. Een boekhoudprogramma geeft gebruikers de tools om de boekhouding gemakkelijk zelf te doen, en als je er dan toch niet uitkomt kun je vaak bij een supportdesk terecht.

De voor- en nadelen van je boekhouding zelf doen

De voordelen wanneer je zelf je boekhouding doet:
- Het zelf doen van de boekhouding geeft meer inzicht in de financiële situatie van je eigen onderneming;
- Ook kan het efficiënter werken, omdat je als ondernemer niet alle beslissingen met de boekhouder hoeft te bespreken;
- Het kan nooit kwaad om zelf de financiële kennis te bezitten die zo belangrijk is bij het runnen van je eigen bedrijf;
- Wanneer je zelf je boekhouding doet is dat een stuk goedkoper, je hoeft immers niet iemand in te huren.

De nadelen:
- Als je je boekhouding zelf doet zul je toch moeten beschikken over de nodige boekhoudkennis. Een boekhouder is vaak al op de hoogte van alle regels;
- Het kan meer tijd kosten wanneer je de boekhouding helemaal zelf doet;
- Het kan extra zorgen opleveren als je niet zeker weet wat je doet;
- Mogelijkheid dat je een foutieve boekhouding hebt die niet conform alle regels is. Dit kan oplopen in de kosten als dit achteraf gecorrigeert moet worden.

Je boekhouding helemaal uitbesteden

Een andere optie is om de volledige boekhouding uit te besteden. In dat geval laat je een professionele boekhouder alles voor je doen. Het is dan van belang dat je al je gemaakte facturen bijhoudt en zorgt dat deze bij je boekhouder terecht komen. Ook stuur je alle bonnen van zakelijke uitgaven naar je boekhouder. Wanneer de volledige boekhouding wordt uitbesteed, moet je ook frequent contact onderhouden met je boekhouder. Deze legt jou als ondernemer keuzes voor en andersom zal jij de boekhouder raadplegen bij sommige beslissingen.

Uit een onderzoek van zzpdaily is gebleken dat een boekhouder gemiddeld €87.- per maand, €1.044.- per jaar, vraagt voor het doen van de volledig boekhouding van een zzp'er. In dit onderzoek zijn 75 boekhouders vergeleken. Aan elk van deze 75 boekhouders is hetzelfde gevraagd: 5 verkoopfacturen en 10 inkoopfacturen per maand, kwartaalaangifte omzetbelasting, jaaraangifte inkomstenbelasting en een advies gesprek per jaar.

De voor- en nadelen van je boekhouding uitbesteden

Het volledig uitbesteden van de boekhouding heeft natuurlijk zowel voor- als nadelen.

Hierbij de voordelen op een rij:
- Het is in de eerste instantie een stuk makkelijker voor jou als ondernemer om alles uit te besteden. Je hoeft je dan alleen nog maar te richten op de kerntaken van je bedrijf.
- Ook heeft een boekhouder over het algemeen betere kennis van mogelijke aftrekposten en andere regelingen, wat ook geld kan besparen.

Maar het volledig uitbesteden kent ook nadelen:
- Zoals hierboven al genoemd, het uitbesteden van je boekhouding is een stuk duurder dan wanneer je deze zelf bijhoudt;
- Omdat je er niet mee bezig bent, kan je het zicht op de eigen boekhouding minder waarborgen;
- Het kan zijn dat je minder goed op de hoogte bent van de financiële aspecten van je eigen bedrijf;
- Een risico van het uitbesteden is ook dat een boekhouder fouten kan maken. Omdat alles wordt uitbesteed en je er zelf niet in zit, kom je daar als ondernemer niet snel achter;
- Ook moet je beslissingen nu altijd met je boekhouder bespreken. Dit zou je kunnen belemmeren in flexibiliteit bij het maken van bepaalde bedrijfsmatige keuzes. Overigens kan dit natuurlijk ook als voordeel worden gezien, een boekhouder wordt een sparringspartner voor jou als ondernemer.

Je boekhouding zelf doen samen met een boekhouder

Er is ook nog een derde optie waarbij het zelf doen wordt gecombineerd met de diensten van een boekhouder. Als ondernemer zul jij toch degene zijn die offertes en facturen moet maken. Ook zul jij degene zijn die in het bezit is van je uitgave bonnetjes en die kun je gemakkelijk opslaan in je boekhoudprogramma.

Je kunt dus in principe helemaal zelf je boehouding bijhouden met behulp van een online boekhoudprogamma. Vervolgens kun je je boekhouder toegang geven tot je boekhoudprogamma en kan hij/zij de boekhouding controleren, de aangiften doen en desgewenst een jaarrekening opmaken. Het is aan jou op welke manier je samenwerkt met je boekhouder. Zo kan de boekhouder alleen worden ingeschakeld bij de inkomsten belasting aangifte en doe je de btw-aangifte bijvoorbeeld eenvoudig zelf.

De voor- en nadelen van zelf boekhouden samen met een boekhouder

Het combineren van het zelf doen samen met een boekhouder heeft een hoop voordelen:
- De kosten zijn lager dan wanneer het helemaal wordt uitbesteed, omdat een boekhouder minder uren aan de boekhouding hoeft te besteden;
- Je blijft als ondernemer altijd inzicht in de boekhouding hebben, omdat je deze zelf bijhoudt;
- Het maken van facturen en het inboeken van bonnetjes zijn relatief gemakkelijke taken. De boekhouder kan worden ingeschakeld voor het doen van de belastingaangiften en het geven van adviezen;
- De boekhouder voegt net wat extra kennis toe die je in je eentje wellicht niet hebt.

Nadelen van deze optie zijn er wat ons betreft eigenlijk niet, los van dat het logischer wijs wat kostbaarder is dan wanneer je de boekhouding helemaal zelf doet.

We hopen dat je op basis van dit artikel een betere keuze kunt maken in de manier waarop jij je boekhouding gaat bijhouden. Er is geen goed of fout want iedereen heeft hier natuurlijk eigen wensen en behoeftes in. Het belangrijkste is dat jij voor jou de fijnste manier vindt zodat je zorgeloos met je onderneming bezig kunt zijn.