Hoe houd je bij welke facturen (niet) zijn betaald? En hoe ga je om met wanbetalers?

Zet zelf je facturen in je administratie

Houd zelf een lijstje bij van al je facturen en naar wie je ze stuurt. Veel ondernemers maken gebruik van een boekhouder. Dat is heel handig als je weinig tijd of ervaring hebt met boekhouden, maar zorg ervoor dat je zelf overzicht houdt.

Stel dat je aan het eind van het kwartaal je facturen en bonnetjes gaat uitspitten voor de btw-aangifte. Heb je tot die tijd niet bijgehouden welke facturen zijn betaald? Dan kom je er dan pas achter welke klanten je op moet snorren om aan je geld te komen. De factuur kan dan al maanden zijn verlopen. Vervolgens moet je wél de btw van die onbetaalde facturen afdragen bij de aangifte. Daar wordt je portemonnee niet blij van.

Let daarom zelf op je facturen. Veel boekhoudpakketten houden het automatisch voor je bij om tijd en fouten te besparen. Heb je geen behoefte aan een betaald pakket? De meeste hebben ook een gratis optie. Of: maak dan gebruik van ons gratis boekhoud template! Daarin houd je bij wanneer je de factuur hebt verstuurd en wanneer de betaling binnen is. Staat er nog geen betaaldatum bij? Dan komt de factuur automatisch bij de ‘onbetaalde facturen’ lijst te staan. Je krijgt zelfs het totaal openstaande bedrag te zien.

Let op: je bent als ondernemer verplicht door de Belastingdienst om je administratie minstens 7 jaar te bewaren. Dat betekent dat je alle facturen die je verstuurt én ontvangt 7 jaar lang moet bewaren, ook na het beëindigen van je onderneming. Zorg er dus voor dat je deze veilig stelt en makkelijk weer terug kan vinden.

Open een zakelijke rekening

Een zakelijke bankrekening hebben is niet verplicht voor zelfstandig ondernemers. Het zorgt wel voor veel beter zicht op je financiën. Door een zakelijke rekening te openen houd je zakelijke inkomsten en uitgaven apart van je privé-financiën. Vervolgens kun je sneller zien of je inkomsten mist. Ook laat je makkelijk zien aan je boekhouder en/of de Belastingdienst waar je geld vandaan komt en heen is gegaan.

Daarnaast krijg je beter inzicht in hoe je onderneming ervoor staat. Als je je privérekening ook gebruikt voor je onderneming is dat moeilijker in te schatten. Loopt je zaak niet zo lekker, of pakte die vakantie duurder uit dan verwacht? Moet je meer klanten werven, of minder uitgeven aan boodschappen? Als je niet goed onderscheid maakt in je geldstromen is het moeilijk om slimme keuzes te maken. 

Als je gebruikmaakt van een boekhoudpakket kun je vaak ook je zakelijke rekening koppelen zodat je transacties automatisch worden ingeladen. Zo bespaar je handmatig werk en boek je je facturen sneller in. 

Heb je al een zakelijke rekening en wil je een stapje verder gaan? Dan kan je je rekeningen opsplitsen in meerdere potjes. Denk hierbij aan je eigen salaris, zakelijke kosten en belasting. Volg bijvoorbeeld de Profit First methode! 

Bij een aantal banken, zoals Knab en Bunq, kun je meerdere betaalrekeningen gratis aanmaken. Dat is perfect als je het potjessysteem van Profit First wil gebruiken. Ga daarom eerst na wat je precies wil doen met je zakelijke rekening. Misschien is er een aanbieder die precies aansluit bij jouw behoeften.

Meer weten? Lees het artikel 5 nadelen van ondernemen zonder zakelijke betaalrekening als zzp'er.

Wat doe je als een klant niet betaalt?

Een klant heeft niet (op tijd) betaald: dat is natuurlijk vervelend. Wat kun je doen om aan je geld te komen? Er zijn bepaalde stappen die je volgens de wet moet volgen. Let erop dat je de volgorde aanhoudt en geen stappen overslaat:

1. Neem contact op met je klant met een belletje of een vriendelijke e-mail. Mogelijk was er een misverstand dat makkelijk valt op te lossen. Vermijd dat de klant zich niet vertrouwd voelt.
2. Stuur een betalingsherinnering. Dit is de eerste formele stap als de betalingstermijn is verlopen. Vermeld dat je rente in rekening mag brengen als de klant alsnog niet betaalt.
3. Als je klant een particulier is, ben je verplicht een aanmaning te sturen. Dit is een formele brief waarin je een betalingstermijn stelt van 14 dagen. Verwijs naar de levering, factuur, eerdere gesprekken en de betalingsherinnering. Meld ook dat als er na de 14 dagen niet wordt betaald, er incassokosten en juridische stappen zullen volgen. Als het een zakelijke klant is, gelden jouw algemene voorwaarden en hoef je geen aanmaning te sturen.
4. Heeft de klant een goede reden om momenteel niet te kunnen betalen? Spreek een betalingsregeling af en zet de overeenkomsten op papier. Maak ook duidelijk dat als de klant zich hier niet aan houdt, je vervolgstappen zal nemen om het geld te eisen.
5. Nog steeds niet gelukt? Schakel dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in. De kosten hiervan mag je in rekening brengen bij de klant. Houd er rekening mee dat je deze kosten zelf betaalt als het niet lukt om de klant te laten betalen (als die failliet is, bijvoorbeeld).

Door je facturen goed bij te houden en actief op te volgen, voorkom je financiële problemen en zorg je ervoor dat je bedrijf gezond blijft. Met een duidelijk overzicht van je (on)betaalde facturen kun je namelijk tijdig actie te ondernemen bij wanbetalers!

Wil je je financiële administratie op orde krijgen zonder een boekhoudpakket aan te hoeven schaffen? Neem een kijkje op onze downloadpagina voor handige templates!