Het openen van een zakelijke betaalrekening is als zzp’er niet verplicht. Toch vinden veel banken het zakelijke gebruik van een privérekening niet goed. Er staat dan in de algemene voorwaarden dat een privé betaalrekening alleen bedoeld is voor persoonlijk, niet-zakelijk gebruik.
Na het lezen van dit artikel ken je meer belangrijke nadelen van het werken als zelfstandig professional zonder zakelijke betaalrekening. Zo ontdek je of een zakelijke betaalrekening iets voor jou is. En wat de valkuilen zijn wanneer je hier niet voor kiest.
1. Met een privérekening voor zakelijk gebruik, neem je je onderneming niet serieus
Een zakelijke rekening draagt bij aan een professionele uitstraling. Wanneer je geen zakelijke betaalrekening hebt, lijkt het of je je bedrijf niet serieus neemt. Dat kan klanten en leveranciers afschrikken.
Met een zakelijke rekening voor betalingen en facturering laat je zien dat je serieus bent over je bedrijfsvoering. Je laat zien dat je tijd en aandacht hebt besteed aan je financiën. Je communiceert zakelijk met je klanten en leveranciers. Dat draagt bij aan een positieve reputatie en je maakt meteen een professionele eerste indruk. Bovendien draagt een zakelijke rekening met je bedrijfsnaam bij aan de herkenbaarheid en geloofwaardigheid van je bedrijf. Zo bouw je vertrouwen op!
2. Verwarring tussen privé en zakelijke financiën
Zonder een aparte zakelijke rekening lopen je privé- en zakelijke transacties door elkaar. Hierdoor is het lastig om een duidelijk overzicht te houden van je bedrijfsfinanciën. Je moet elke transactie afzonderlijk controleren om te bepalen of deze zakelijk of privé is. Dat kost je veel tijd en je maakt snel een foutje. Want waarvan was die ene afschrijving nou ook alweer precies?
Het gescheiden houden van je privé- en zakelijke financiën zorgt ervoor dat je direct ziet welke transacties zakelijk waren en welke privé. Ook zie je direct wat er zakelijk binnenkomt en uitgaat, zonder dat dit wordt vermengd met persoonlijke uitgaven. Dit maakt het bijhouden van je administratie veel eenvoudiger.
Daarnaast heeft de Belastingdienst regels voor het bewaren van je administratie. Voor zelfstandig ondernemers geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Dit betekent dat je alle belangrijke documenten en gegevens over je bedrijf zeven jaar moet bewaren. Zonder aparte rekeningen voor zakelijk en privégebruik kan het moeilijk zijn om aan deze verplichting te voldoen.
3. Geen zicht op je cashflow en kans op veel te hoge uitgaven
Zonder zakelijke betaalrekening lopen privé- en zakelijke uitgaven door elkaar. Hierdoor heb je geen duidelijk zicht op je zakelijke cashflow. Dat maakt het lastig om je financiële situatie correct te beoordelen en te plannen. Je kunt hierdoor onbedoeld te veel persoonlijke middelen gebruiken voor zakelijke uitgaven, waardoor je privévermogen in gevaar komt.
Wanneer je je zakelijke en persoonlijke geldstromen apart houdt, zie je precies hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat. Je weet zo bijvoorbeeld precies wat de maandelijkse vaste lasten zijn en hoeveel inkomsten je kunt verwachten. Zo kun je een realistisch budget opstellen. Dit helpt je om onnodige uitgaven te vermijden en beter te plannen voor grote investeringen.
Je ziet bijvoorbeeld sneller:
- hoeveel je kunt reserveren voor noodgevallen, wat rust geeft in je financiële planning
- hoeveel je kunt investeren in groei en welke gebieden van je bedrijf het meeste rendement opleveren
- dat de kosten stijgen of inkomsten dalen. Zo kun je direct actie ondernemen en financiële problemen voorkomen
4. Grotere kans op gemiste aftrekposten (en dus teveel belasting betalen!)
Belastingaftrekposten zijn er om de belastingdruk van zelfstandig ondernemers te verlagen. Zonder zakelijke betaalrekening lopen je privé- en zakelijke uitgaven door elkaar. Vooral kleine zakelijke uitgaven zie je dan snel over het hoofd. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor kantoorbenodigdheden, lunches met klanten of reiskosten. Als je aftrekposten mist, betaal je uiteindelijk meer belasting dan nodig is.
Elke gemiste aftrekpost betekent dat je belasting betaalt over een hoger bedrag dan noodzakelijk. Heb je bijvoorbeeld jaarlijks €1.000 aan zakelijke reiskosten, maar trek je deze niet af? Dan betaal je belasting over dit bedrag. Dit kan je (afhankelijk van je belastingtarief) honderden euro’s per jaar kosten! Zonde, want dat geld had je ook in je bedrijf kunnen investeren of kunnen gebruiken om je winst te verhogen.
Met een aparte zakelijke rekening heb je bij je belastingaangifte een duidelijk overzicht van al je zakelijke transacties. Dat maakt het makkelijk om te zien wat je hebt verdiend en waaraan je geld hebt uitgegeven. Je hoeft niet eindeloos door je bankafschriften te spitten om alle zakelijke transacties te vinden.
Je ziet direct welke kosten je kunt aftrekken (onder andere de kosten voor je zakelijke rekening!), mist geen enkele aftrekpost en behaalt maximaal belastingvoordeel. Doordat alles duidelijk en overzichtelijk is, heb je minder stress bij het doen van je belastingaangifte.
En werk je samen met een boekhouder? Dan zorgt een aparte zakelijke rekening ervoor dat alle benodigde informatie gemakkelijk toegankelijk is. Hierdoor verloopt de samenwerking soepeler en efficiënter.
5. Je kunt een privérekening niet koppelen met je boekhoudpakket
Misschien lijkt het na alle bovenstaande zaken een kleinigheidje, maar het werken met een bankkoppeling heeft veel voordelen. Door je boekhoudpakket en je zakelijke betaalrekening te koppelen worden bankmutaties namelijk dagelijks automatisch gesynchroniseerd en in je boekhouding gezet.
Wanneer je je zakelijke betaalrekening koppelt met Rompslomp worden deze transacties herkend en klaargezet om verder te worden verwerkt. Zo beschik je altijd over up-to-date financiële gegevens en zie je hoe je onderneming er echt voor staat.
Een zakelijke betaalrekening: rust, inzicht en minder stress
Zoals je ziet is het openen van een zakelijke betaalrekening meer dan alleen een administratieve stap. Het geeft je veel financiële rust, inzicht en praktische voordelen.
Heb je (nog) geen zakelijke betaalrekening? De kans is groot dat je dan in een van de valkuilen trapt. En dat terwijl het in een paar uur geregeld is. Denk er dan toch eens over na om dit te gaan regelen!
