We hebben het hier over een onderdeel van het sales traject. Je denkt misschien bij jezelf: een offerte opstellen is toch niet moeilijk? En dat is het ook niet. Maar een slechte offerte (ja die bestaan) kan grote afbreuk doen aan je verhaal. Veel bedrijven besteden namelijk flink wat aandacht aan hun website, maar de offertes sluiten vaak niet aan op hun branding en wat ze willen overbrengen. Heb jij al eens kritisch naar je offerte gekeken? Hoe denk je dat deze bij jouw potentiële klanten overkomt?
Er zijn een aantal onderdelen waar je niet onderuit komt, die verplicht op een offerte dienen te staan. Maak je al gebruik van de offerte module in Rompslomp, dan weet je dat de meeste onderdelen al automatisch ingevuld worden wanneer jij de potentiële klant als contact hebt ingevoerd. Toch zetten we de vereisten nog even voor je op een rijtje:
1. NAW-gegevens van jezelf en de klant. Denk aan namen, adressen, postcodes, plaatsnamen.
2. Je eigen KVK-nummer en Btw-nummer.
3. Een uniek offertenummer.
4. De data en de geldigheidstermijn van de offerte.
5. Jouw producten of diensten die je aanbiedt. Hier vermeld je de werkzaamheden die je gaat uitvoeren en de prijs (inclusief en exclusief btw) die je hiervoor rekent.
6. Je dient te verwijzen naar je algemene voorwaarden. Deze kan je toevoegen aan je offerte, of je kan verwijzen naar een apart document of een pagina op je website.
7. Mogelijkheid om jouw potentiële klant de offerte te laten accorderen. Bij Rompslomp is het een optie om jouw offerte digitaal te laten ondertekenen.
Daarnaast heb je nog een aantal onderdelen die niet verplicht zijn op de offerte, maar wel gewaardeerd worden als deze erop staan. Je wil tenslotte de kans vergroten dat je de nieuwe opdracht binnensleept.
Een goede offerte is gebaseerd op het verhaal dat je met je potentiële klanten hebt besproken. Het is een weergave van wie je bent als ondernemer of bedrijf. We geven je een aantal tips mee.
Jouw offerte vertelt jouw verhaal
Schrijf dat wat jullie besproken hebben eens uit in een samenvattend verhaal. Niemand zit te wachten op een offerte met alleen cijfertjes en tabelletjes. Wat heb je tot nu toe laten zien van jezelf? Steek er tijd in zodat je via jouw offerte kan aantonen dat jij de klant begrijpt. Je kan hiermee laten zien dat je daadwerkelijk over de klant hebt nagedacht en hiervoor een persoonlijke aanpak hebt bedacht. Hierdoor zal de klant zich meer gewaardeerd voelen.
Maak jouw offerte begrijpelijk
Nog een belangrijke: hoe kan jij je verhaal zo vertellen dat iedereen het begrijpt? Er zijn een aantal verplichtingen die op een offerte dienen te staan, waar je niet onderuit komt. Maar stop daarnaast je offerte niet vol met vakjargon. Jouw klant kan namelijk alleen voor jou kiezen, als ze ook begrijpen wat je bedoelt.
Pas de lay-out aan naar jouw huisstijl
De presentatie van jouw offerte is minstens zo belangrijk als de inhoud ervan. Let goed op de opmaak, zodat het er netjes uitziet. Wees consequent in de structuur, lettertype, kleuren en dergelijke. Vraag jezelf af of de vormgeving aansluit op jouw huisstijl.
Val op!
Wil je het net wat anders doen dan anderen? Maak bijvoorbeeld gebruik van beeld zoals afbeeldingen of een video. Zo kan je jouw verhaal in beeld vertellen, terwijl de verplichte onderdelen op de offerte staan. Het is in dit geval handig om je offerte vanuit Rompslomp te downloaden en dan via jouw eigen mailprogramma te versturen.
Je weet nu uit welke onderdelen een goede offerte bestaat. We raden je aan om een offerte zo snel mogelijk na jullie gesprek te versturen. Want nu is jouw potentiële klant nog het meest enthousiast. En vergeet niet nog een laatste spellingcheck te doen voordat je de offerte de deur uitstuurt ;-).
En dan de vraag: is er een akkoord gegeven op de offerte? Er zijn ontzettend veel manieren waarop je een verhaal kunt vertellen en overbrengen. Het is verstandig om per product en klant te bekijken welke methode het beste bij jouw offerte past.
Het kan natuurlijk gebeuren dat het je uiteindelijk niet gelukt is om de klant binnen te halen. Ga in ieder geval met de klant in gesprek en vraag specifiek na waarom ze toch niet geïnteresseerd zijn in jou en jouw product of dienst. Als je openstaat voor feedback en goed naar deze klant luistert, kan je dit gebruiken voor verbetering bij een volgende klant.
En dan hebben we nu nog de allerlaatste tip als je er iets meer druk op wilt zetten! Wanneer je in gesprek bent met je klant op locatie, kan je ook ter plekke een offerte opstellen en deze gelijk laten ondertekenen. Je kan heel eenvoudig onze gratis app hiervoor gebruiken. Tijdens het gesprek vul je alle gegevens al in, je maakt de offerte op en stuurt deze gelijk naar je klant door. Je bent er dan ter plekke bij dat jouw offerte digitaal wordt ondertekend. Jouw klant heeft geen tijd meer om te twijfelen!