Hoe je de kosten voor zakelijke reizen berekent, verschilt per situatie. Voor reizen met de auto gelden bijvoorbeeld andere regels dan voor reizen met het openbaar vervoer of de fiets. Hieronder lees je per vervoersmiddel hoe je deze kosten bijhoudt.
Reis je zakelijk met je privéauto? Houd dan goed bij hoeveel zakelijke kilometers je maakt. Dit doe je met een rittenregistratie, ook wel een kilometerregistratie genoemd. In de rittenregistratie noteer je per rit de datum, de begin- en eindbestemming, het aantal kilometers en of de rit zakelijk of privé is.
Aan het eind van het jaar tel je alle zakelijke kilometers bij elkaar op. De uitkomst daarvan vermenigvuldig je met de maximale kilometervergoeding die de Belastingdienst toestaat. Die vergoeding ligt op dit moment op 0.23 euro per kilometer. Het bedrag dat hier uit komt, vul je in tijdens je aangifte inkomstenbelasting (IB-aangifte). Maak je veel kilometers? Dan kan dit een flink belastingvoordeel opleveren.
Voorbeeldberekening
Let op: als je een controle krijgt van de Belastingdienst, moet je een rittenregistratie kunnen tonen. Is dat niet het geval, dan heb je mogelijk geen recht op belastingvoordeel en moet je alles weer terugbetalen.
Heb je een auto van de zaak? Dan gelden dezelfde regels als voor een privéauto: je houdt een rittenregistratie bij waarin je per rit de datum, begin- en eindbestemming en het aantal kilometers noteert. Ook vul je in of het om een zakelijke rit of privérit gaat. Vervolgens tel je aan het eind van het jaar je zakelijke kilometers bij elkaar op en vermenigvuldig je dat met de kilometervergoeding van 0.23 euro per kilometer. Het totale bedrag vul je in tijdens je IB-aangifte.
Rijd je ook regelmatig privé met je zakelijke auto? Let er dan goed op dat je de btw over privégebruik niet mag opgeven tijdens je aangifte. Dit kan namelijk tot boetes en naheffingen leiden. Je leest daar meer over in ons blogartikel over hoe je de btw over privégebruik in je boekhouding verwerkt.
Reis je met het openbaar vervoer voor je werk? Dan werkt het bijhouden van je reiskosten net een beetje anders dan met de auto. Zorg allereerst dat je je vervoersbewijzen goed bewaart in je administratie. Denk bijvoorbeeld aan trein- en buskaartjes en taxibonnetjes. Deze gelden als bewijs voor je zakelijke reizen. Tijdens de aangifte inkomstenbelasting geef je je reiskosten voor het OV op in het aangifteformulier. De voorbeeldberekening hieronder laat zien hoe dat zit.
Voorbeeldberekening
Sommige ondernemers weten dit niet, maar ook als je zakelijke ritten maakt met de fiets, heb je recht op belastingvoordeel. Als vergoeding mag je gewoon 0.23 euro per kilometer rekenen. De regels voor een rittenregistratie met de fiets zijn hetzelfde als wanneer je met de auto reist. Noteer dus per fietsrit de volgende zaken:
Onder reiskosten vallen niet alleen de ritten die je maakt, maar ook de kosten voor een zakelijke hotelovernachting. Het bijhouden van deze kosten is heel eenvoudig. Je bewaart de bonnetjes van het hotel in je administratie en tijdens je IB-aangifte tel je alle kosten bij elkaar op. De uitkomst daarvan vul je als reiskosten in op het aangifteformulier tijdens de IB-aangifte.
Let wel goed op: mocht je tijdens je hotelovernachting ook in het hotel eten, dan valt dit niet onder de reiskosten. Je boekt deze kosten namelijk onder representatiekosten op het aangifteformulier.
Als zzp’er mag je de kosten voor zakelijke reizen doorberekenen aan je klanten. Dit kan op twee manieren: door het apart op de factuur te vermelden of door het door te berekenen in je uurtarief.
Door de reiskosten apart op je factuur te vermelden, ziet je opdrachtgever welk deel van het bedrag naar je kilometers gaat en welk deel naar het werk dat je hebt geleverd. Lekker transparant dus.
Je kunt je reiskosten ook in je uurtarief verwerken. Dit doe je door per klant een schatting te maken van de gemiddelde reiskosten en die toe te voegen aan je tarief.
Voorbeeldberekening
Je weet nu hoe je reiskosten berekent voor de auto, het openbaar vervoer en de fiets. Ook weet je hoe je deze kosten opgeeft tijdens de IB-aangifte. Maar om belastingvoordeel te krijgen, moet je die kosten wel kunnen verantwoorden in je boekhouding. Daarom is een rittenregistratie zo belangrijk. De meeste ondernemers houden hun rittenregistratie bij in Excel, via een rittenregistratie-app of via hun boekhoudpakket. Deze methodes hebben elk hun voor- en nadelen, dus kijk vooraf goed welke methode bij jou past.
Een rittenregistratie maken in Excel of Google Spreadsheets is vrij eenvoudig. Je kunt zelfs een gratis sjabloon van de Rijksoverheid downloaden, zodat je zelf niets hoeft te ontwerpen. Een groot voordeel van Excel is dat je helemaal zelf bepaalt hoe je je ritten invult. Je maakt het zo simpel of uitgebreid als je zelf wilt. Ook is Excel gratis. Een nadeel van Excel is echter dat je alles handmatig moet invullen. Dat is best een karwei, zeker als je veel kilometers maakt voor je werk.
Je kunt er ook voor kiezen om je ritten bij te houden met een rittenregistratie-app. Met zo’n app is je administratie altijd up-to-date en voorkom je handmatig werk. Werk je op dit moment met een boekhoudpakket? Kies dan een ritten-app die je hieraan kunt koppelen. Je reisgegevens worden dan automatisch gesynchroniseerd, waardoor je veel tijd bespaart. In de paragraaf hieronder lees je daar meer over.
Wil je je rittenregistratie zo veel mogelijk automatiseren? Dan is een rittenregistratie via een boekhoudpakket meestal de beste optie. Bij Rompslomp kun je je boekhoudpakket bijvoorbeeld koppelen met een rittenregistratiesysteem zoals TrackJack of YesHugo.
De kilometers die je via dit systeem bijhoudt, worden dan automatisch gesynchroniseerd met je boekhoudpakket. Je wijst je ritten vervolgens eenvoudig toe aan de juiste klant. Het invullen gaat een stuk sneller dan in Excel en je voegt de reiskosten vervolgens automatisch aan je factuur toe. Hoeveel tijd je daar precies mee bespaart, hoor je in dit podcast-fragment:
Rittenregistratie via je boekhoudpakket is vooral fijn als je veel kilometers maakt. Je hoeft dan niet steeds handmatig je ritten in te vullen. Daar staat wel tegenover dat boekhoudsoftware geld kost. In de tabel hieronder zetten we de voor- en nadelen nog eens voor je op een rij, zodat je zelf een keuze kunt maken:
| Optie | Voordelen | Nadelen |
| Microsoft Excel of Google Spreadsheets | Je kiest zelf hoe simpel of hoe uitgebreid je het wilt | Je moet alle gegevens handmatig invoeren, wat veel tijd kost en het risico op fouten vergroot |
| Het is gratis, dus je betaalt geen abonnementskosten | Excel is niet gekoppeld met je boekhoudpakket, waardoor je reiskosten zelf in je administratie moet verwerken | |
| Als je reiskosten wilt doorberekenen aan je klant, moet je dit handmatig toevoegen aan je facturen | ||
| Boekhoudpakket | Het aantal kilometers wordt automatisch berekend | Je betaalt elke maand of elk jaar abonnementskosten voor zowel je boekhoudpakket als het rittenregistratiesysteem waar je het aan koppelt |
| Je bespaart tijd en voorkomt fouten dankzij automatisering | Je hebt minder vrijheid in hoe simpel of uitgebreid je rittenregistratie is | |
| Je reiskosten worden meteen verwerkt in je administratie en aan de juiste projecten en klanten gekoppeld | ||
| Je kunt je reiskosten automatisch toevoegen aan de factuur naar je klant |
Benieuwd wat voor jou de beste manier is om je ritten te registreren? Lees dan verder in ons blogartikel over de voor- en nadelen van rittenregistratie via je boekhoudpakket.