De voor- en nadelen van het werken met een kilometerregistratiesysteem

Rompslomp maakt het makkelijk voor jou als zzp’er. Daarom werken we onder andere samen met het kilometerregistratiesysteem TrackJack. Hiermee kun je veel tijd besparen. Zeker wanneer je deze app koppelt met je Rompslomp-administratie. Je gereden kilometers worden dan automatisch doorgezet naar je boekhouding. Op die manier bespaar je veel tijd, hoef je je geen zorgen meer te maken over je rittenregistratie en voorkom je problemen met de Belastingdienst. In dit blogartikel lees je alle voor- en nadelen van het werken met een kilometerregistratiesysteem zodat jij eenvoudig kunt beslissen of zo’n koppeling iets voor jou is.

Stel je voor dat je als bouwondernemer regelmatig naar verschillende projectlocaties moet rijden. Met een nauwkeurige kilometerregistratie weet je precies hoeveel kilometers je rijdt voor elke klus. Je kunt deze kilometers direct in je boekhoudsysteem terugvinden en bij je klanten declareren. Hierdoor mis je geen enkele vergoeding en bespaar je tijd, omdat je niet elke rit handmatig hoeft bij te houden. Benieuwd hoe dit precies werkt? Bekijk het webinar (of lees de tekst) over efficiënte rittenregistratie met TrackJack en Rompslomp.

De voordelen

Alle gereden ritten direct in je boekhouding
Het allergrootste voordeel van het koppelen van je boekhouding met een kilometerregistratietool is dus tijdsbesparing. Door de koppeling worden kilometerstanden en ritgegevens namelijk automatisch bijgehouden en ingevoerd in je boekhouding. Dit betekent dat je niet langer handmatig elke rit hoeft te registreren. Zo hoef je niet meer bij thuiskomst op zoek naar het schriftje waarin je je kilometerstand bijhoudt en op zondagavond weer alles overzetten naar je boekhouding. 

In plaats daarvan koppel je TrackJack met je Rompslomp-pakket Puur Factuur, Professional of Master. Het verschilt per pakket hoeveel koppelingen er standaard in je pakket zitten. 

Valt de koppeling die je maakt binnen het standaard aantal beschikbare softwarekoppelingen van je pakket? Dan betaal je daar geen extra kosten voor. 

Let op: Een softwarekoppeling is iets anders dan een bankkoppeling. Je kunt bijvoorbeeld bij het Professional pakket naast je bankkoppeling nog standaard twee softwarekoppelingen maken.

Gegevens niet meer handmatig overnemen
Een ander groot voordeel is dat je met een koppeling geen gegevens meer handmatig hoeft over te nemen. Een verkeerde invoer van getallen, een gemiste rit of een typefout zorgt al snel voor een onjuiste kilometerregistratie. Wanneer je kilometerregistratiesysteem koppelt met je boekhouding, worden gegevens automatisch overgenomen van het ene systeem naar het andere. Hierdoor is de kans op fouten minimaal. En dat zorgt voor nauwkeurige en betrouwbare gegevens. iets dat belangrijk is voor een correcte belastingaangifte. Je hoeft je met een koppeling geen zorgen meer te maken over vergeten of verkeerd geregistreerde ritten.

Altijd klaar voor controle door de Belastingdienst
Een goede kilometerregistratie geeft je rust. Je weet dat je administratie in orde is en dat je voldoet aan de regels. Door je ritten goed bij te houden, voorkom je fouten die anders kunnen leiden tot boetes. Je gegevens zijn altijd up-to-date en kloppen met de werkelijkheid. Krijg je een controle van de Belastingdienst? Dan overleg  je eenvoudig de gevraagde gegevens. Geen stress meer over ontbrekende of verkeerde informatie. 

Bespaar kosten door een nauwkeurige registratie
Met een nauwkeurige kilometerregistratie kun je altijd de juiste kilometervergoeding bij je klanten declareren. Je voorkomt hiermee dat je geld misloopt door onjuiste of incomplete kilometerregistraties. Bovendien bespaar je tijd, waardoor je als ondernemer indirect ook geld bespaart. 

Realtime inzicht in je kilometers
Met een automatische koppeling heb je altijd realtime inzicht in je kilometerregistratie. Je kunt elk moment zien hoeveel kilometers je hebt gereden, welke ritten je hebt gemaakt en wat de kosten zijn. Dit helpt je om je administratie up-to-date te houden. En beter te plannen en efficiënter te werken.

De nadelen

Het koppelen van een rittenregistratietool met je boekhoudpakket kan veel voordelen bieden, zoals tijdsbesparing en nauwkeurigheid. Echter, er zijn ook nadelen waar je rekening mee moet houden. Hier zijn enkele belangrijke nadelen:

Kosten voor de koppeling
Natuurlijk levert een koppeling met een app voor kilometerregistratie je geld op. Maar vergeet niet dat zo’n tool je ook geld kost. Er kunnen kosten zijn voor de aanschaf en installatie van de hardware die je nodig hebt om van de koppeling gebruik te kunnen maken. Deze kosten kunnen variëren afhankelijk van het aantal voertuigen en de specifieke eisen van je bedrijf. Voor de meeste koppelingen betaal je daarnaast een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding aan de leverancier van de koppeling. 

Ben je net gestart als ondernemer? Of leg je nog niet zoveel kilometers af? Dan kunnen de kosten voor zo’n koppeling misschien nog wat te hoog voor je zijn. Onderzoek daarom vooraf goed wat de kosten van een koppeling zijn en of het voor jou (al) de moeite waard is om te koppelen. 

Heb je voldoende technisch inzicht?
Ben je niet zo technisch? Dan kan het koppelen van verschillende softwaresystemen wel wat technische uitdagingen met zich meebrengen. Niet alle software werkt namelijk direct naadloos samen. Hierdoor kun je te maken krijgen met problemen die technische kennis vereisen om op te lossen. Ook moet software regelmatig worden bijgewerkt en onderhouden om goed te blijven functioneren. 

Kijk ook naar de toekomst!
Zoek goed uit of een koppeling past bij de behoeften die je hebt. En denk daarbij ook goed na over toekomstige behoeften. Heb je namelijk eenmaal in een bepaalde koppeling geïnvesteerd en veranderen je behoeften? Dan kan het moeilijk en kostbaar zijn om over te stappen naar een andere oplossing. 

Beslis zelf wat past bij jouw bedrijf en behoeften

Je hebt nu alle voor- en nadelen op een rij van het koppelen van je boekhouding met een kilometerregistratiesysteem. Zo kun je een beslissing nemen die past bij jouw specifieke situatie en de behoeften van jouw bedrijf. Want een goed werkende koppeling helpt je uiteindelijk om je bedrijfsvoering efficiënter en effectiever te maken. Op die manier houd je meer tijd en middelen over die je kunt besteden aan de verdere groei en ontwikkeling van je onderneming.

Ook direct tijd besparen met kilometerregistratie?

Ga naar de TrackJack webshop en gebruik de kortingscode voor Rompslomp-klanten en ontvang direct €30,- korting.. Mocht je nog vragen hebben, dan kun je altijd contact opnemen met TrackJack. Ze helpen je dan verder. 

Probeer Rompslomp gratis en vrijblijvend uit
Werk je nog niet met Rompslomp? Wil je het eens proberen? Maak dan een maand lang gebruik van het gratis en vrijblijvende Professional proefabonnement. Zo ontdek je op je gemak of de koppeling iets voor jou is.