Het hoeft niet zo eng te zijn als het lijkt en met het juiste pakket ga je erop vooruit op de lange termijn. In dit blog leggen we uit hoe je het het beste kan aanpakken om de overstap zo makkelijk mogelijk te laten gaan. Veranderen van boekhoudpakket is vergelijkbaar met een verhuizing: bereid je goed voor, pak het slim aan en je bespaart een hoop rompslomp!
Het klinkt misschien vanzelfsprekend, maar je moet er met de overstap wel op vooruit gaan. Kijk goed naar wat jouw onderneming nodig heeft zodat je het juiste pakket kiest.
Moet je uren en ritten bijhouden? Neem een pakket waar een uren- en rittenadministratie inbegrepen zit. Heb je een webshop? Dan bespaart een webshopkoppeling je tijd en moeite. Maak een lijstje van je eisen, zodat je makkelijk kunt nagaan welke pakketten wel of niet bij jou passen.
Informeer bij andere ondernemers in jouw branche welk pakket zij fijn vinden werken. Of vraag het aan je eigen boekhouder. Die weet namelijk hoe jouw administratie in elkaar zit en wat je nodig hebt.
Heb je het pakket gekozen dat bij jouw onderneming past? Dan moet je beslissen wanneer je over gaat. Veel ondernemers kiezen ervoor om per 1 januari over te stappen. Het fijne is dat je dan het nieuwe boekjaar meteen in het nieuwe pakket van start gaat. Maar je kunt óók gedurende het boekjaar van pakket wisselen.
Bedenk je wat er allemaal nog meer op je bord ligt rond de jaarwisseling. Heb je wel genoeg tijd tussen de feestdagen en het nieuwe jaar om een nieuw boekhoudpakket te leren? Je moet in januari ook de laatste btw-aangifte van het vorige jaar indienen. Dan is het niet zo handig om je hele boekhouding op zijn kop te gooien.
Denk na of er niet een rustigere periode is, zoals tijdens de zomer of net na een btw-aangifte. Dan is dat juist een fijner moment om over te stappen.
Sta je te popelen om met je nieuwe pakket aan de slag te gaan? Snappen we! Maar neem even de tijd voor de overgang. Je nieuwe pakket werkt waarschijnlijk iets anders. Kijk rustig rond, boek je eerste facturen en uitgaven in en zorg ervoor dat alles recht staat wanneer je definitief overstapt.
Je kunt ook een tijdje met beide pakketten blijven werken. Dan weet je zeker dat je alles goed hebt overgenomen. Daarnaast kun je de boekhoudingen met elkaar vergelijken: gaat het wel goed met het inboeken van je inkomsten en uitgaven? Het kost misschien wat extra tijd, maar zo vermijd je ook kostbare fouten.
Bij een verhuizing is (meestal) niet alles in één dag af. Misschien is het handig om eerst de muren te verven voordat je alle meubels neerzet. Hetzelfde geldt voor het verplaatsen van je boekhouding. Ga stapje voor stapje, heb niet te veel haast.
Als je overstapt, is het belangrijk dat je een beginbalans opstelt. Dat is een momentopname van alle bezittingen en schulden van je onderneming. Je geeft aan waar je in je vorige pakket was gebleven. Vervolgens ga je in je nieuwe pakket weer lekker door.
Het klinkt gek, maar je mag je beginbalans ook invoeren nadat je al een tijdje gebruikmaakt van je nieuwe programma. Stel dat je bent overgestapt maar de vorige jaarafsluiting nog niet rond is. Je kunt gerust even wachten tot je die af hebt voordat je de beginbalans opmaakt in je nieuwe pakket.
Als je verhuist, vind je ongetwijfeld dingen die je liever in de kliko gooit dan meeneemt naar je nieuwe woning. Een fris begin – dat voelt pas goed!
Overstappen van boekhoudpakket geeft je ook een kans om fouten in je boekhouding recht te trekken. Omdat je nieuwe pakket nog helemaal leeg is, kun je weer vanaf 0 beginnen. Zelfs een kleine aanpassing aan je werkwijze die het allemaal iets efficiënter maakt, kan je veel tijd en moeite schelen op de lange termijn.
Het is verleidelijk om meteen je oude pakket op te zeggen wanneer je bent overgestapt. Let op dat je alles van je oude administratie moet bewaren. Zelfs bij een overstap geldt de bewaarplicht van 7 jaar! Wees dus zeker dat je alles van je oude administratie bewaart: je bonnetjes, facturen, overzichten, debiteuren- en crediteurenadministratie, enzovoorts.
Veel boekhoudpakketten geven je de optie om je gegevens te exporteren. Vervolgens kun je die op je harde schijf of in een cloudomgeving opslaan. Let erop dat software aanbieders niet vereist zijn om je gegevens te bewaren als je het contract hebt opgezegd. Ze moeten zelfs je gegevens na een tijdje opschonen vanwege privacy redenen!
Als je naar Rompslomp wil overstappen, begin dan bij deze handleiding. Wil je juist je Rompslomp abonnement opzeggen? Dan hebben we een handleiding om al je gegevens te exporteren!
Neem rustig de tijd, houd onze tips in je achterhoofd en je overstap zal ongetwijfeld goed verlopen!