Maar wat zijn de verschillen tussen deze twee methoden? En welke methode past het beste bij jouw manier van werken? In dit artikel bespreken we hoe ze werken, de voor- en nadelen van beide methoden en bepaal jij met welke oplossing (of misschien wel allebei) je zelf aan de slag gaat.
Met Scan & Herken digitaliseer je papieren bonnen en pdf-facturen eenvoudig door een foto te maken of een bestand te uploaden. Het werkt heel simpel: je opent de app van je boekhoudprogramma op je telefoon en maakt een foto van de bon. Of je gaat naar je boekhoudprogramma op je desktop en uploadt een pdf-bestand. De software herkent daarna automatisch de belangrijkste gegevens zoals datum, bedrag en leverancier. Je controleert zelf alleen nog of alles klopt en past het zo nodig aan. Daarna sla je de factuur op en is deze meteen verwerkt in je administratie. Dit bespaart je veel tijd omdat je niet alles handmatig hoeft in te voeren en zorgt ervoor dat je administratie altijd up-to-date is.
Hier lees je de meestgestelde vragen (en antwoorden) over Scan & Herken.E-facturatie werkt heel eenvoudig. Je leverancier stuurt een digitale factuur rechtstreeks naar jouw boekhoudsoftware. Dit bestand wordt verzonden via Peppol en kan direct worden ingelezen door jouw boekhoudsysteem. Alle gegevens worden automatisch ingevuld en de factuur komt direct op de plaats waar hij hoort: in je administratie. Dit verloopt allemaal via het Peppol-netwerk. Je hoeft hiervoor zelf niets te doen en je hoeft je ook geen zorgen meer te maken over facturen die in je spamfolder terecht zijn gekomen.
Zo bespaar je snel tijd en voorkom je fouten. Doordat bij e-facturatie alle gegevens elektronisch en versleuteld verstuurd worden, is dit veiliger dan papieren facturen of facturen per e-mail. Je administratie is daarmee beter beschermd tegen bijvoorbeeld spookfacturen. Spookfacturen zijn nep-facturen die eruitzien als echt, maar gewoon oplichting zijn. Met e-facturatie voorkom je dit, omdat de facturen direct en veilig in je boekhoudsysteem terechtkomen.
Daarnaast kun je zelf ook e-facturen versturen naar je klanten. Het werkt net zo makkelijk: je maakt een factuur in je boekhoudprogramma. Deze maak je net zoals een gewone factuur. Alleen kun je deze via Peppol versturen. De factuur komt dan automatisch in het systeem van je klant te staan. Zo is de administratie aan beide kanten snel geregeld.
Hier lees je meer informatie over e-facturatie.
Scan & Herken is vooral handig voor papieren facturen of documenten die je via e-mail krijgt. Het helpt je snel te digitaliseren, maar er is wel een handmatige stap nodig.
E-facturatie is vooral geschikt als je zo min mogelijk tijd wilt besteden aan administratie en alles volledig geautomatiseerd wilt laten verlopen.
Zowel Scan & Herken als e-facturatie maken je administratie dus een stuk makkelijker. Scan & Herken is ideaal voor papieren en pdf-facturen. E-facturatie zorgt ervoor dat alles volledig geautomatiseerd verloopt, zonder handmatige stappen.
Voordelen:
Nadelen:
Voordelen:
Nadelen:
Werk je voor de overheid? Dan is het werken met e-facturatie vaak verplicht omdat het sneller en betrouwbaarder is. Het is voor sommige overheden, semi-overheden en gemeentes zelfs niet mogelijk om als zelfstandig ondernemer een opdracht te krijgen als je niet kunt e-factureren.
De verwachting is dat ook grote bedrijven zoals bijvoorbeeld groothandels steeds vaker gaan eisen dat je met e-facturatie werkt. Voor jou als zzp'er betekent dit dat je administratie goed op orde moet zijn en dat je gebruik maakt van e-facturatie. Zo voldoe je aan alle regels en zorg je ervoor dat je facturen zonder vertraging worden verwerkt.
Scan & Herken helpt je om papieren of pdf-facturen eenvoudig te digitaliseren. E-facturatie gaat nog een stap verder en zorgt voor een volledig geautomatiseerde, digitale stroom van facturen.
Door zowel Scan & Herken als e-facturatie te gebruiken, profiteer je van het beste van twee werelden.
Scan & Herken is handig voor losse bonnen en papieren facturen, terwijl e-facturatie zorgt voor volledig geautomatiseerde digitale facturen. Hierdoor kun je tijd besparen en je administratie efficiënter en veiliger maken. Gebruik daarom e-facturatie naast scan & herken om optimaal te profiteren van de voordelen van beide systemen.
Lees meer over Scan & Herken.
Lees meer over e-facturatie.