Scan & Herken vs. e-facturatie: wat zijn de verschillen?

Maar wat zijn de verschillen tussen deze twee methoden? En welke methode past het beste bij jouw manier van werken? In dit artikel bespreken we hoe ze werken, de voor- en nadelen van beide methoden en  bepaal jij met welke oplossing (of misschien wel allebei) je zelf aan de slag gaat.

• Hoe werkt Scan & Herken?
• Hoe werkt e-facturatie?
• Verwerken van binnenkomende facturen met Scan & Herken
• Verwerken van binnenkomende facturen met e-facturatie
• Voordelen en nadelen van Scan & Herken
• Voordelen en nadelen van e-facturatie
• Factureren aan de overheid

Hoe werkt Scan & Herken?

Met Scan & Herken digitaliseer je papieren bonnen en pdf-facturen eenvoudig door een foto te maken of een bestand te uploaden. Het werkt heel simpel: je opent de app van je boekhoudprogramma op je telefoon en maakt een foto van de bon. Of je gaat naar je boekhoudprogramma op je desktop en uploadt een pdf-bestand. De software herkent daarna automatisch de belangrijkste gegevens zoals datum, bedrag en leverancier. Je controleert zelf alleen nog of alles klopt en past het zo nodig aan. Daarna sla je de factuur op en is deze meteen verwerkt in je administratie. Dit bespaart je veel tijd omdat je niet alles handmatig hoeft in te voeren en zorgt ervoor dat je administratie altijd up-to-date is.

Hoe werkt e-facturatie?

E-facturatie werkt heel eenvoudig. Je leverancier stuurt een digitale factuur rechtstreeks naar jouw boekhoudsoftware. Dit bestand wordt verzonden via Peppol en kan direct worden ingelezen door jouw boekhoudsysteem. Alle gegevens worden automatisch ingevuld en de factuur komt direct op de plaats waar hij hoort: in je administratie. Dit verloopt allemaal via het Peppol-netwerk. Je hoeft hiervoor zelf niets te doen en je hoeft je ook geen zorgen meer te maken over facturen die in je spamfolder terecht zijn gekomen. 

Zo bespaar je snel tijd en voorkom je fouten. Doordat bij e-facturatie alle gegevens elektronisch en versleuteld verstuurd worden, is dit veiliger dan papieren facturen of facturen per e-mail. Je administratie is daarmee beter beschermd tegen bijvoorbeeld spookfacturen. Spookfacturen zijn nep-facturen die eruitzien als echt, maar gewoon oplichting zijn. Met e-facturatie voorkom je dit, omdat de facturen direct en veilig in je boekhoudsysteem terechtkomen.

Hier lees je meer informatie over e-facturatie.

Het verwerken van binnenkomende facturen met Scan & Herken

Scan & Herken is vooral handig voor papieren facturen of documenten die je via e-mail krijgt. Het helpt je snel te digitaliseren, maar er is wel een handmatige stap nodig.

• Je ontvangt een papieren bon of een pdf-factuur via e-mail.
• Maak een foto van de bon of upload de pdf naar je boekhoudsoftware.
• De software leest automatisch de belangrijkste gegevens uit, zoals datum, bedrag en leverancier.
• Controleer of alles klopt.
• Verwerk de factuur in je administratie. 

Het verwerken van binnenkomende facturen met e-facturatie

E-facturatie is vooral geschikt als je zo min mogelijk tijd wilt besteden aan administratie en alles volledig geautomatiseerd wilt laten verlopen.

• Je ontvangt een elektronische factuur van een leverancier.
• De factuur komt direct binnen in je boekhoudsoftware, waarbij alle gegevens automatisch worden ingevuld en gecontroleerd.
• Je hoeft niets te uploaden of over te typen.
• Je facturen zitten direct in de boekhoudsoftware, worden sneller verwerkt en je krijgt (doordat facturen direct klaarstaan) ook sneller betaald. Hierdoor heb je meer grip op je financiële situatie.

Zowel Scan & Herken als e-facturatie maken je administratie dus een stuk makkelijker. Scan & Herken is ideaal voor papieren en pdf-facturen. E-facturatie zorgt ervoor dat alles volledig geautomatiseerd verloopt, zonder handmatige stappen.

Voordelen en nadelen van Scan & Herken

Voordelen:

• Vooral handig als je werkt met losse papieren bonnen of facturen.
• Snel te digitaliseren, vooral geschikt voor documenten via e-mail.
• Automatische herkenning van belangrijke gegevens.

Nadelen:

• Je moet werken met online boekhoudsoftware. Doe je je boekhouding in Excel, dan is Scan & Herken niet mogelijk.
• Er is een handmatige stap nodig (foto maken of uploaden).
• Kans op fouten bij de herkenning als de foto niet duidelijk is.
• Scan & Herken is niet perfect. Je moet facturen daarom altijd controleren. Hierdoor kun je je administratie nooit volledig automatiseren. 

Voordelen en nadelen van e-facturatie

Voordelen:

• Je inkoopfacturen en uitgaven staan direct in je administratie
• Alles gaat automatisch, geen handmatige invoer.
• Minder kans op fouten doordat alles direct digitaal verwerkt wordt.
• Veilig, doordat alles versleuteld verstuurd wordt. Hierdoor is er geen kans meer op zogenaamde spookfacturen.
• Doordat e-facturen meteen bij de ontvanger in de boekhouding staan, worden ze vaak sneller betaald.

Nadelen:

• Je moet werken met online boekhoudsoftware. Doe je je boekhouding in Excel dan is e-facturatie niet mogelijk.
• Zowel de verzender als ontvanger moeten kunnen werken met e-facturatie. Verstuur je vooral facturen aan particulieren, dan is dit in het begin misschien lastig. De verwachting is echter dat e-facturatie een steeds grotere rol gaat spelen en dat het aantal gebruikers snel zal groeien.
• Als je boekhoudsoftware geen e-facturatie ondersteunt, moet je misschien overstappen op boekhoudsoftware die dit wel kan. 

Factureren aan de overheid

Werk je voor de overheid? Dan is het werken met e-facturatie vaak verplicht omdat het sneller en betrouwbaarder is. Het is voor sommige overheden, semi-overheden en gemeentes zelfs niet mogelijk om als zelfstandig ondernemer een opdracht te krijgen als je niet kunt e-factureren.

De verwachting is dat ook grote bedrijven zoals bijvoorbeeld groothandels steeds vaker gaan eisen dat je met e-facturatie werkt. Voor jou als zzp'er betekent dit dat je administratie goed op orde moet zijn en dat je gebruik maakt van e-facturatie. Zo voldoe je aan alle regels en zorg je ervoor dat je facturen zonder vertraging worden verwerkt.

Hoe factureer jij het liefst?

Scan & Herken helpt je om papieren of pdf-facturen eenvoudig te digitaliseren. E-facturatie gaat nog een stap verder en zorgt voor een volledig geautomatiseerde, digitale stroom van facturen. 
Door zowel Scan & Herken als e-facturatie te gebruiken, profiteer je van het beste van twee werelden.

Scan & Herken is handig voor losse bonnen en papieren facturen, terwijl e-facturatie zorgt voor volledig geautomatiseerde digitale facturen. Hierdoor kun je tijd besparen en je administratie efficiënter en veiliger maken. Gebruik daarom e-facturatie naast scan & herken om optimaal te profiteren van de voordelen van beide systemen.

Lees meer over Scan & Herken.
Lees meer over e-facturatie.