Wat is e-facturatie?

Waarschijnlijk ontvang je de meeste facturen nu als pdf-bestand per e-mail of op papier per post. En als ondernemer is de kans groot dat je je eigen facturen op precies dezelfde manier verstuurt. Krijg je een factuur binnen? Dan moet je de gegevens zoals het bedrag, de datum en andere zaken zelf handmatig overnemen in je boekhouding. 

Bij e-facturatie hoeft dat allemaal niet meer. Doordat je een elektronische factuur in een speciaal elektronisch formaat maakt, komen de factuurgegevens, zoals het bedrag, de datum en de details van de diensten of producten, in vakjes te staan die computers goed begrijpen. Dit formaat heet UBL (Universal Business Language). Hierdoor kan het boekhoudsysteem van je klant een e-factuur direct lezen en verwerken. Zonder dat iemand de gegevens van de factuur handmatig hoeft over te typen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.

Het verschil tussen e-facturatie en facturen per mail

Verstuur jij pdf-facturen per mail? Dan maak je een factuur in je boekhoudprogramma, slaat deze op als pdf en stuurt de factuur via e-mail naar je klant. De klant ontvangt de pdf en opent hem in een e-mailprogramma. Daarna worden alle gegevens overgetypt in het boekhoudsysteem om de betaling te verwerken.

Het versturen van een factuur is voor jou zo eenvoudig en snel. Maar voor je klanten is dit niet altijd fijn. Na ontvangst moeten de factuurgegevens handmatig worden overgenomen in hun eigen systeem. Dat kost tijd en er kan snel een foutje worden gemaakt. Soms blijven facturen langer liggen voordat de klant ze verwerkt en moet jij langer wachten op de betaling.

Stuur je dezelfde factuur als e-factuur? Dan maak je een UBL-bestand in je boekhoudprogramma en stuur dat naar je klant. Dit bestand kan direct worden ingelezen door het boekhoudsysteem van je klant. De klant hoeft geen gegevens over te typen; alles wordt automatisch verwerkt. Dit scheelt veel tijd en verkleint de kans op fouten. De snellere verwerking kan er bovendien voor zorgen dat je eerder betaald wordt. Daarnaast wordt er ook nog een pdf-factuur meegestuurd die je klanten eenvoudig kunnen inzien.

Een e-factuur is dus efficiënter en minder foutgevoelig, terwijl een pdf vaak eenvoudiger is maar meer handmatige stappen vereist.

Waarom is e-facturatie handig?

Alles met e-facturatie gaat automatisch en snel. De factuur komt direct op de juiste plek in het systeem van de ontvanger. Facturen kunnen hierdoor sneller verwerkt en betaald worden. Post en handmatige verwerking zorgen niet voor vertraging en facturen kunnen niet meer kwijtraken.

Heb je bijvoorbeeld als zelfstandig ondernemer in de bouw een klus afgerond? Dan wil je natuurlijk ook graag snel betaald worden. In plaats van een factuur te printen en op te sturen, of een factuur als pdf per mail te sturen, maak je met een paar klikken een digitale factuur aan. Die verstuur je direct vanuit jouw systeem naar het systeem van je klant. Klaar!

Geen gedoe, geen fouten, gewoon efficiënt. Zo is e-facturatie niet alleen digitaal, maar ook echt slim digitaal (en dat maakt je administratie een stuk makkelijker).

Minder kans op menselijke fouten

Werk je met e-facturatie, dan maak je minder (typ)fouten doordat gegevens niet meer handmatig hoeft over te nemen. Hierdoor is de kans op fouten bijna uitgesloten. 

Stel je maakt een factuur en typt in de haast per ongeluk een verkeerd bedrag in. Daarna stuur je de factuur als pdf via e-mail naar je klant. Een paar dagen later krijg je een bericht terug omdat er iets niet klopt met de factuur. Je moet dan niet alleen de fout opsporen, maar ook de factuur aanpassen en opnieuw versturen. Dit kost je veel extra tijd en het vertraagt de betaling. 

Met e-facturatie wordt dit soort gedoe grotendeels voorkomen. Het systeem pakt alle gegevens automatisch uit je boekhoudprogramma en zet ze op de juiste plek op de factuur. Geen gedoe met typen, kopiëren of plakken, dus minder kans op menselijke fouten.

En als er toch iets misgaat? Dan is het meestal een kwestie van een klein foutje in de gegevens die je wel invoert, zoals een verkeerd klantnummer. Dat kan je makkelijk corrigeren voordat je de factuur verstuurd. Je hoeft niet achteraf te puzzelen waar het fout ging en je bespaart een hoop tijd en frustratie.

Hoe veilig is e-facturatie?

De nadelen van e-facturatie

Nu lijkt het alsof e-facturatie alleen maar voordelen heeft. Toch zijn er ook een aantal nadelen die vooral kunnen ontstaan als jij of je klanten niet zo technisch zijn. Of als je klanten nog niet toe zijn aan e-facturatie.

Werken je klanten niet met online boekhoudsoftware? Of willen ze nog niet overstappen naar e-facturatie? Dat kan voor problemen zorgen bij het ontvangen of verwerken van e-facturen. Hierdoor kan het juist langer duren voordat klanten jouw facturen betalen. Je kunt er dan voor kiezen om zowel e-facturen als pdf-facturen te versturen. En klanten die niet voor een e-factuur kiezen extra te laten betalen (of dit als korting aan te bieden bij klanten die juist wel kiezen voor e-facturatie). Dat betekent wel allemaal extra werk voor jou. Zowel jij als je klant kunnen hierdoor gefrustreerd raken en dat kan je relatie met de klant onder druk zetten.

Verder moet je, zoals bij elke technologie, regelmatig updates uitvoeren om je systeem veilig en up-to-date te houden. En een trage of niet werkende internetverbinding kan de verzending van je facturen vertragen of zelfs helemaal verhinderen.

E-facturatie: een duurzame keuze?

Met e-facturatie houd je je administratie een stuk makkelijker en overzichtelijker. Daarnaast is het ook nog eens goed voor het milieu. Al gaat dat laatste natuurlijk alleen nog op als je facturen per post verstuurd.

Je gebruikt bijvoorbeeld geen papier omdat je de facturen niet meer uitprint. En omdat je geen facturen print, heb je ook geen inkt of toners nodig. Dit bespaart grondstoffen en vermindert de schadelijke afvalstoffen die bij de productie en het afvoeren van inkt en toners vrijkomen.

Ondanks de bovenstaande voordelen kent e-facturatie ook nadelen als het om het milieu gaat. Denk bijvoorbeeld aan het energieverbruik van servers en datacenters. E-facturen in UBL-formaat bestaan uit tekst en zijn daardoor vaak kleinere bestanden dan pdf's. Hierdoor nemen ze minder opslagruimte in en verbruiken ze iets minder bandbreedte bij verzending. Maar doordat e-facturen in veel gevallen door meerdere systemen worden verwerkt (inlezen, valideren, archiveren), kan het totale energieverbruik toch hoger zijn dan bij een pdf die per e-mail wordt verzonden.

Is e-facturatie verplicht?

Momenteel is e-facturatie alleen verplicht voor bedrijven die zaken doen met de overheid in veel Europese landen, waaronder Nederland. Lever je als zzp’er producten of diensten aan overheidsinstanties? Dan moet je je facturen aanleveren via e-facturatie.

Daarnaast zijn er ook steeds meer grote bedrijven en sectoren die e-facturatie verplicht stellen voor hun leveranciers. Dit komt doordat de administratie stroomlijnt en de verwerkingstijd verkort. Dus zelfs als je niet direct aan de overheid levert, verwachten we dat je vroeg of laat met e-facturatie te maken krijgt.

E-facturatie: een goede basis voor groei en ontwikkeling

Wat de toekomst ook brengt, e-facturatie gaat een steeds grotere rol spelen in hoe je jouw bedrijf runt. E-facturatie biedt een goede basis voor groei en ontwikkeling. Of het nu gaat om het verbeteren van je efficiëntie, het verminderen van je milieu-impact of het voldoen aan de steeds veranderende eisen van klanten en overheden.