Het klinkt misschien als een inkoppertje, maar vermeld op de offerte altijd je bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en KVK- en btw-nummer. Zo kom je betrouwbaar over en weet de klant met wie die zaken doet. Beginnende ondernemers vergeten dit nogal eens. Ze vullen bijvoorbeeld netjes hun bedrijfsnaam en contactgegevens in, maar vergeten hun KVK- en btw-nummer.
Of je nu een offerte naar een particulier of bedrijf stuurt: noteer in beide gevallen de gegevens van je klant. Voor particulieren kies je de naam en contactgegevens en eventueel ook het adres. Voor bedrijven voeg je daar nog de bedrijfsnaam, locatiegegevens en het KVK- en btw-nummer aan toe. Het vermelden van die laatste twee nummers is overigens niet verplicht. Maar het draagt wel bij aan de professionaliteit en betrouwbaarheid van je offerte.
In de tabel hieronder vind je nog eens een kort overzicht van welke gegevens je moet toevoegen voor zowel particulieren als zakelijke klanten:
| Klantgegevens particulieren | Klantgegevens bedrijven |
| Volledige naam | Bedrijfsnaam |
| Adresgegevens | Adresgegevens |
| Contactgegevens (e-mail en telefoon) | KVK-nummer |
| Btw-nummer | |
| Naam contactpersoon | |
| Contactgegevens contactpersoon (e-mail en telefoon) |
Vermeld op de offerte de datum waarop die is verzonden. Voeg ook het offertenummer. toe. Dankzij dit nummer vind je je offertes eenvoudig terug in je administratie. Ook houd je de communicatie met je klant hierdoor lekker overzichtelijk.
Beschrijf in de offerte welke specifieke diensten of producten je aanbiedt. Benoem ook het gewenste eindresultaat en welke werkzaamheden er nodig zijn om dat resultaat te behalen. Dit is om drie redenen belangrijk:
Vermeld in je offertes altijd je tarief of projectprijs. Dit kan gaan om een totaalprijs, een uurtarief of een prijs per onderdeel of per product. Vermeld daarnaast ook of het om een bedrag inclusief of exclusief btw gaat. Voor bedrijven vermeld je de prijs exclusief btw, voor particulieren inclusief btw. Is de offerte bestemd voor een zakelijke klant in het buitenland? Vermeld de prijs dan exclusief btw en geef aan of er sprake is van btw-verlegging. Daar lees je meer over in onze FAQ over de btw-aangifte.
Elke offerte heeft een geldigheidsduur. Vaak gaat dit om twee weken tot een maand, maar soms ook langer. Bedrijven die producten met sterke prijsschommelingen leveren, hanteren bijvoorbeeld een korte geldigheidsduur. Tekent de klant de offerte niet binnen dit tijdsbestek? Dan is de offerte niet langer geldig en moet die opnieuw worden opgesteld.
Met een geldigheidsduur voorkom je dat je klant pas na een paar maanden je offerte tekent, terwijl je prijzen en voorwaarden inmiddels zijn veranderd. Geef dus in elke offerte duidelijk de geldigheidsduur aan.
Bij grote projecten vragen ondernemers soms om een aanbetaling. Bijvoorbeeld wanneer ze een website voor een klant bouwen of een dakkapel plaatsen. Vaak gaat dit om een aanbetaling van 50%. Hiermee voorkomen ondernemers dat ze een dure dienst leveren en vervolgens niet, of te laat, betaald krijgen.
Werk je zelf ook met aanbetalingen? Of ben je van plan om dit te doen? Vermeld dan duidelijk in de offerte om welk percentage dit gaat en welk bedrag daarbij hoort. Neem de specifieke voorwaarden voor aanbetalingen ook op in je algemene voorwaarden.
Let op: als je diensten levert, mag je een aanbetaling officieel niet verplichten, al mag je hier wel om vragen. Voor het leveren van producten mag je een aanbetaling wel verplichten. Voor transacties tussen bedrijven kies je zelf hoe hoog de aanbetaling is, al wordt er wel verwacht dat je redelijke voorwaarden stelt. Een aanbetaling van 90% is bijvoorbeeld niet redelijk, maar 30% of 50% is dat wel. Is je klant een particulier? Dan is de aanbetaling wettelijk vastgesteld op maximaal 50%.
Verwijs in de offerte altijd naar je algemene voorwaarden. Voeg de algemene voorwaarden bijvoorbeeld toe als bijlage of verwijs hiernaar middels een link. In je algemene voorwaarden staan de rechten en plichten die gelden bij een overeenkomst tussen jou en je klant. Denk bijvoorbeeld aan de regels rondom leveringen, betalingen, retournering of annulering. Maar ook om zaken zoals aansprakelijkheid.
Heb je nog geen algemene voorwaarden? Of twijfel je of je voorwaarden wel geldig en up-to-date zijn? Lees dan voor meer informatie ons blogartikel over algemene voorwaarden.
Je weet nu wat er in een offerte moet staan en aan welke regels je offertes moeten voldoen. Maar hoe maak je zelf een offerte aan? En hoe maak je daar een positieve indruk mee bij je klanten?
De eerste manier om een offerte op te stellen is via Microsoft Office of Google Workspace. Je kiest dan bijvoorbeeld voor een standaard-sjabloon in Word, Powerpoint of Google Slides. Een groot voordeel hiervan is dat je de offerte dan niet zelf hoeft te ontwerpen, maar deze meteen kunt invullen.
Hoewel veel ondernemers op deze manier werken, is het niet ideaal. Dat komt omdat je alle gegevens op de offerte handmatig moet invullen. Dit kost veel tijd en een fout zit in een klein hoekje. Ook is een standaard-sjabloon in Google of Microsoft niet opgemaakt in jouw huisstijl. Je bedrijf is dus niet goed herkenbaar. Dit kan amateuristisch of zelfs onbetrouwbaar overkomen bij je klanten.
Wil je offertes opstellen die er wel professioneel en betrouwbaar uitzien? En wil je een groot deel van het invulwerk automatiseren, waardoor je tijd bespaart? Stel je offertes dan op met behulp van een boekhoudpakket zoals Rompslomp. Dit biedt nogal wat voordelen:
Voor de meeste ondernemers is offertes opstellen via een boekhoudsysteem voordeliger, maar er zijn ook mogelijke nadelen, zoals:
Je weet nu hoe belangrijk het is dat je offertes professioneel en compleet zijn. Ook weet je wat er op je offertes moet staan en aan welke regels en richtlijnen je moet voldoen. Wil je meteen beginnen met het maken van je eigen offertes? Probeer het nu gratis uit in Rompslomp en verstuur vandaag nog je eerste offerte via een boekhoudpakket.