Zo maak je een offerte die scoort bij jouw klanten

Wees duidelijk en simpel

Begin je offerte met een korte introductie waarin je in eenvoudig uitlegt wat je voor de klant gaat doen. Gebruik geen moeilijke woorden of jargon, maar maak het zo begrijpelijk mogelijk. Bijvoorbeeld: 'Ik help je met dit specifieke probleem en dit is precies hoe ik dat doe.' Houd het persoonlijk, zodat de klant meteen het gevoel krijgt dat de offerte speciaal voor hem of haar is gemaakt.

Voorbeeld: Je bent zelfstandig ondernemer in de bouwsector en je maakt een offerte voor het bouwen van een nieuwe schuur. Begin je offerte dan bijvoorbeeld met: 'Ik bouw duurzame en praktische schuren die perfect passen bij jouw wensen. In deze offerte laat ik zien hoe ik jouw wens voor meer opslagruimte realiseer.'

Zo weten klanten precies wat ze van je kunnen verwachten, zonder dat er verwarring ontstaat.

Wees helder over de kosten

Zet alle kosten voor de klant overzichtelijk op een rijtje. Sommige zelfstandig ondernemers ronden voor de duidelijkheid bedragen af naar hele euro's. Andere ondernemers kiezen er juist voor om precieze bedragen te vermelden. Beide keuzes hebben hun voor- en nadelen. Afronden naar hele euro's maakt de offerte overzichtelijker en eenvoudiger voor de klant. Bij sommige klanten ontstaat er daardoor juist twijfel over de nauwkeurigheid. Exacte bedragen geven klanten een gevoel van precisie en transparantie, maar kunnen een offerte ook onnodig ingewikkeld laten lijken. Leg daarom altijd in je offerte uit waarom je voor een bepaalde aanpak hebt gekozen. 

Vermeld ook eventuele extra kosten (zoals reiskosten, materiaalkosten en meerkosten) en leg uit hoe en wanneer die kunnen ontstaan. Zo zorg je ervoor dat er niet opeens meer diensten of producten bijkomen waarover geen afspraken zijn gemaakt en is duidelijk wat de opdracht omvat. Dit zorgt ervoor dat zowel de klant als jij zelf niet kunnen worden verrast door verborgen kosten. 

Voorbeeld: Je bent grafisch ontwerper en maakt voor een klant een offerte voor een nieuw logo.Hierin zet je wat het ontwerp kost, exclusief btw. Daarnaast zet je er duidelijk in dat extra wijzigingen buiten de twee inbegrepen revisierondes worden berekend tegen een tarief van 75 euro per uur. Op die manier is duidelijk wat de klant van jou mag verwachten, wanneer er meerkosten ontstaan en wat de kosten dan zijn.

Benoem de waarde, niet alleen de prijs

Klanten willen weten wat ze krijgen voor hun geld. Leg niet alleen uit wat je doet, maar benadruk ook de waarde die je levert. Bijvoorbeeld: Deze website zorgt ervoor dat je beter zichtbaar bent, zodat jouw klanten je makkelijker kunnen vinden. Laat zien hoe jouw oplossing hun probleem oplost.

Voorbeeld: Je bent webdeveloper voor een horecaonderneming. Vertel in je offerte niet alleen wat de kosten voor een nieuwe website zijn, maar leg ook uitgebreid de voordelen uit. Zoals het gemak van een online reserveringssysteem. (Vertel bijvoorbeeld dat klanten met deze website gemakkelijk online kunnen reserveren.) Dit levert jouw klant meer boekingen op en juist minder telefoontjes tijdens drukke uren. Daarnaast is direct te zien of er nog ruimte is voor nieuwe reserveringen. Dat zorgt voor een betere klantbeleving en meer gemak voor het personeel van jouw klant. Zo maak je duidelijk waarom jouw werk een waardevolle investering is en hoe dit bijdraagt aan het succes van de onderneming van je klant. 

Zorg voor herkenbaarheid

Maak je offerte in je eigen huisstijl. Dit betekent dat je je logo, kleuren en lettertypes gebruikt die herkenbaar zijn voor je bedrijf. Het helpt om je offerte er professioneel uit te laten zien en zorgt ervoor dat je merk consistent en betrouwbaar overkomt. Klanten herkennen je meteen en dit wekt vertrouwen. Het gebruik van je huisstijl zorgt ervoor dat je offerte niet zomaar opgaat in de massa, maar juist opvalt en blijft hangen.

Voorbeeld: Je bent een marketingadviseur en je hebt een klant die een nieuwe marketingstrategie overweegt. Maak jouw offerte op in jouw eigen huisstijl, met je logo, bedrijfsnaam, en kenmerkende kleuren en laat direct een professionele indruk achter. De klant krijgt meteen een beeld van jouw aanpak en herkent jou als merk. Door die consistentie laat je zien dat je professioneel bent en oog hebt voor detail. Dit wekt vertrouwen en zorgt ervoor dat jouw bedrijf als een sterke, betrouwbare keuze naar voren komt. 

Lees hier hoe je in Rompslomp de lay-out van je offertes aanpast.

Heldere afspraken en verplichte info

Vermeld in je offerte duidelijk de betalingsvoorwaarden en de betalingstermijn. Bijvoorbeeld: "Betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum." Geef aan of er een aanbetaling nodig is en wat de gevolgen zijn bij te laat betalen, zoals rente of extra kosten. Vermeld ook de levertijd en eventuele voorwaarden bij wijzigingen. En vergeet de wettelijk verplichte informatie niet: je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer en de datum van de offerte. Zo kom je professioneel over en voorkom je gedoe.

Voorbeeld: Je bent fotograaf en maakt een offerte voor een fotoshoot. Zet hierin duidelijk: "Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum. Annulering minder dan 48 uur van tevoren betekent 50% van het bedrag betalen. Bij annulering binnen 24 uur wordt het volledige bedrag in rekening gebracht." Vermeld daarnaast dat een aanbetaling van 20% vereist is om de datum te reserveren. Zo weten je klanten precies waar ze aan toe zijn en wordt het risico voor jou als fotograaf beperkt.

Digitaal ondertekenen: makkelijk en snel

Veel online boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om offertes digitaal door je klanten te laten ondertekenen. Dit laat aan je klanten zien dat je modern werkt en het gemak van je klanten vooropstelt. Voor klanten is het simpel: ze hoeven niets uit te printen of te scannen, ze kunnen gewoon direct tekenen. Dat maakt het makkelijker voor ze om akkoord te geven. 

Voor jou betekent het dat je sneller weet waar je aan toe bent, minder administratief gedoe hebt en meer tijd hebt voor de dingen waar je goed in bent. Het hele proces gaat sneller en soepeler voor iedereen.

Voorbeeld: Biedt als interieurontwerper je klanten de mogelijkheid om de offerte digitaal te ondertekenen. Dit zorgt ervoor dat ze direct hun akkoord kunnen geven. Ze hoeven niets te printen of te scannen, maar kunnen alles direct regelen. Dit maakt het voor hen eenvoudiger en sneller om te beslissen en voor jou betekent dit dat je sneller duidelijkheid hebt en eerder kunt beginnen. 

Hier lees je hoe je in Rompslomp je offertes eenvoudig digitaal kunt laten ondertekenen.

Sluit af met een actie

Eindig je offerte met een duidelijke call-to-action. Nodig je klanten uit om contact met je op te nemen als ze vragen hebben of als ze met de offerte akkoord willen gaan. Geef specifieke opties: "Heb je nog vragen? Stuur me een berichtje via WhatsApp of e-mail, ik help je graag. Klaar om te starten? Laat het me weten, dan plannen we meteen een afspraak in!" Houd het eenvoudig en bied verschillende contactmogelijkheden aan. 

Of laat weten dat je na een week contact met de klant opneemt om de offerte even samen door te nemen en eventuele vragen te beantwoorden. 

Voorbeeld: Je maakt als personal trainer een offerte voor een traject van 12 weken. Sluit je offerte af met "Ben je klaar om je doelen te bereiken of heb je nog vragen? Stuur me gerust een berichtje via WhatsApp, e-mail of bel me, ik help je verder. Hoe eerder we beginnen, hoe sneller we samen resultaten boeken. Laten we direct aan de slag gaan!” Zo maak je het voor klanten eenvoudig en laagdrempelig om contact op te nemen en creëer je een gevoel van urgentie.Of sluit je offerte af met de opmerking dat je na een week contact opneemt om de offerte samen door te nemen en eventuele vragen te beantwoorden.

Een offerte die vertrouwen opbouwt en scoort

Een goede offerte gaat verder dan alleen een prijs. Het is jouw verhaal: een verhaal dat laat zien hoe jij het probleem van je klant oplost. Duidelijk, simpel en met een persoonlijke touch. Dit is je kans om te laten zien dat jij niet zomaar een optie bent, maar dé oplossing.

Laat duidelijk de waarde van jouw aanbod zien. Hoe duidelijker en eerlijker je bent, hoe sneller de klant vertrouwen krijgt in jou en jouw diensten. Zorg dat jouw offerte opvalt, dat het iets met de klant doet. Laat ze zien dat jij hun uitdagingen begrijpt en klaarstaat om ze op te lossen.

Dus laat deze kans niet liggen. Maak je offerte niet zomaar een document met getallen, maar een overtuigend verhaal. Laat zien dat jij dé partner bent voor hun succes. Neem de leiding, overtuig je klant, en maak het voor hen eenvoudig om 'ja' te zeggen. Toon je professionaliteit en neem de onzekerheid bij ze weg.

De 7 stappen voor een offerte die klanten graag ondertekenen: 

1. Begin met een korte introductie waarin je uitlegt wat je voor de klant kunt doen.
2. Zet alle kosten op een rij, leg keuzes uit en vermeld mogelijke extra kosten.
3. Laat zien hoe jouw oplossing hun probleem oplost, niet alleen wat het kost.
4. Val op met je eigen logo, kleuren en stijl, zodat klanten je merk meteen herkennen.
5. Vermeld je (betalings)voorwaarden helder in de offerte.
6. Laat de offerte digitaal ondertekenen voor gemak, snelheid en minder administratie.
7. Bied meerdere contactmogelijkheden en maak het laagdrempelig voor je klanten.

Begin vandaag nog en maak zelf ook een onweerstaanbare offerte. Haal die klus binnen en laat zien wat je waard bent!