In deze blog:
Wat is een balans?
Wat is een beginbalans?
Waarom is het belangrijk om je beginbalans goed in te stellen?
Hoe kom je aan de bedragen op je beginbalans?
Als zzp’er moet je ieder jaar een balans maken. Dat is een overzicht van al je bezittingen en schulden op een bepaalde datum. In het voorbeeld hieronder zie je zo’n balans.
De linkerzijde van een balans heet de activazijde. Hier staat de waarde van je bezittingen. De rechterzijde heet de passivazijde. Hier staan je schulden en je eigen vermogen. Deze rechterzijde legt dus eigenlijk uit hoe je jouw bezittingen (linkerzijde) betaald hebt. Daarom zijn de totaalbedragen van links en rechts altijd aan elkaar gelijk.
|
Voorbeeld |
Op de balans van Mürat zie je verschillende boekhoudkundige begrippen staan. Dat noemen we posten. We leggen deze posten kort uit.
Vaste activa
Bezittingen die langer dan één jaar bij jouw bedrijf horen, noemen we vaste activa. Dit zijn zaken die je niet verkoopt of opmaakt in je productieproces. Denk bijvoorbeeld aan je computer of de kast in je kantoor. De verzamelnaam voor deze bedrijfsmiddelen is inventaris. Ook je zakelijke vervoersmiddel behoort bij de vaste activa.
Vlottende activa
Vlottende activa zijn bezittingen die je snel (vlot) in geld kunt omzetten, bijvoorbeeld binnen één productieproces of een jaar. Zo zijn debiteuren de openstaande facturen die jouw klanten nog niet hebben betaald. Onder voorraad vallen de producten die in jouw magazijn klaarliggen om verkocht te worden, maar ook de grondstoffen die je gebruikt om die producten te maken.
Liquide middelen
Het geld op je bankrekening of in je kassa valt onder liquide middelen.
Eigen vermogen
Het eigen vermogen is het deel van je bezittingen dat je met eigen vermogen hebt betaald. Dit is de post die als laatst wordt ingevuld. Je kijkt eerst hoeveel bezittingen (activa) je hebt. Daar haal je al je schulden vanaf. Zo ontdek je hoeveel eigen vermogen je hebt.
|
Voorbeeld We zien dat Joyce € 12.000 inventaris heeft. Dat is bijvoorbeeld haar apparatuur. De post debiteuren bedraagt € 3.500. Klanten moeten dus nog € 3.500 aan Joyce betalen. Ook zien we dat Joyce een banksaldo heeft van € 9.000. In totaal heeft zij € 24.500 aan bezittingen. |
Langlopende schulden
Langlopende schulden zijn schulden die niet binnen 1 jaar hoeven te worden terugbetaald. Denk aan een hypotheek of een lening voor een auto of apparatuur.
Kortlopende schulden
Kortlopende schulden moeten binnen 1 jaar worden terugbetaald. De te betalen btw is hier een onderdeel van. Jij hebt die al wel bij je klant in rekening gebracht, maar je betaalt dit (meestal) pas aan het einde van het kwartaal aan de Belastingdienst.
Crediteuren
Als ondernemer koop jij vast wel eens iets in bij andere bedrijven. Heb je deze rekening nog niet betaald? Dan ben jij de ander nog geld schuldig. Dit bedrag zet je bij ‘crediteuren’.
Je weet nu dat een balans een overzicht is van je bezittingen en schulden op een bepaalde datum. Maar wat is dan een beginbalans (of openingsbalans)? Een beginbalans is je startpunt. Het is de allereerste balans die je opstelt als je:
Als je eenmaal een beginbalans hebt, kun je daarna alle veranderingen in je bezittingen en schulden hierin verwerken. Gebruik je een boekhoudpakket zoals Rompslomp? Dan past het programma zelf je balans aan als je bijvoorbeeld iets koopt of verkoopt. Op welk moment je jouw balans ook opent, je ziet altijd de actuele stand van zaken.
Tip: begin je een nieuwe onderneming en heb je nog geen zakelijke bezittingen en schulden? Dan staat eigenlijk overal € 0. Je hoeft dan geen aparte beginbalans in te stellen.
Een beginbalans laat duidelijk zien hoe jouw bedrijf er financieel voorstaat op dat moment. Daarmee is het belangrijke informatie voor financiers als jij een lening aanvraagt. Maar ook de Belastingdienst heeft interesse in je balans. Bij je belastingaangifte moet je jouw winst- en verliesrekening en balans aanleveren. Hiermee berekent de Belastingdienst jouw fiscale winst. Daarmee is het de basis voor het berekenen van hoeveel inkomstenbelasting en premies jij moet betalen. De Belastingdienst vraagt vaak om de gegevens op 1 januari en 31 december. Maar vindt er een extra controle plaats? Dan kunnen ze ook om jouw beginbalans vragen.
Zonder goede beginbalans geen kloppende eindbalans
Zonder een kloppende beginbalans is het eigenlijk onmogelijk om aan het eind van het jaar een kloppende balans te hebben om te gebruiken in je belastingaangifte. Hierdoor betaal je misschien te veel of te weinig belasting. En in het ergste geval betekent dit dat de Belastingdienst een boete oplegt.
Daarnaast is een kloppende beginbalans ook gewoon fijn voor jou. Het biedt je inzicht in je financiële positie en is daarmee een hulpmiddel om grip te houden op je onderneming.
Gebruikte je eerder een ander boekhoudprogramma? Dan kun je de bedragen van je eindbalans bij dat boekhoudprogramma overnemen in de beginbalans van je nieuwe pakket. Let er wel op dat je de inventaris juist opvoert zodat de afschrijving juist kan worden berekend. Hieronder leggen we uit hoe je dat doet.
Heb je tot nu toe je eigen boekhouding gedaan, bijvoorbeeld in Excel? Dan is je beginbalans opstellen iets lastiger. Je moet dan zelf de bedragen berekenen.
Sommige posten zijn makkelijk. Zo heb je bijvoorbeeld vast wel een overzicht van de openstaande facturen, het saldo op je zakelijke rekeningen en de openstaande schulden. We leggen een aantal lastigere posten uit.
Inventaris
Je inventaris is de waarde van je bedrijfsmiddelen die langer dan 1 jaar meegaan, bijvoorbeeld je computer, kantoorinrichting of gereedschap. Op je balans staat niet de aankoopwaarde van je inventaris, maar de actuele waarde rekening houdend met afschrijvingen.
Er zijn verschillende manieren om af te schrijven. Check goed wat de voorwaarden zijn in jouw boekhoudprogramma. Ga je Rompslomp gebruiken? Lees dan hier hoe je een bestaande investering toevoegt zodat hij juist op jouw beginbalans staat.
Voorraad
Bereken de totale kostprijs van de voorraad die jij nu op de plank hebt liggen. Dat zijn bijvoorbeeld grondstoffen, halffabricaten en eindproducten. Deze voorraad wordt gewaardeerd tegen kostprijs, tenzij er voorraad tussen zit die je echt niet meer verwacht te verkopen. Dit zijn zogenaamde incourante goederen. Denk dan aan kleren of schoenen die uit de mode zijn. Op de website van de Belastingdienst lees je meer over het waarderen van je voorraad.
Eigen vermogen
Zoals eerder uitgelegd is dit het laatste bedrag dat je berekent. Bereken eerst hoeveel bezittingen (activa) je hebt. Haal hier je schulden vanaf. Wat resteert is je eigen vermogen.
|
Voorbeeld |
Te betalen btw
Bij ‘te betalen btw’ zet je de btw die je nog moet betalen over het vorige kwartaal. Heb je die al betaald? Dan vul je hier niets in.
| Situatie | Herkomst informatie beginbalans |
| Starter | Geen beginbalans nodig |
| Beginnen met eerste boekhoudprogramma op 1 januari | Eindbalans van 31 december |
| Beginnen met eerste boekhoudprogramma gedurende jaar | Actuele situatie berekenen |
| Overstappen op 1 januari | Eindbalans van 31 december van oude boekhoudprogramma |
| Overstappen gedurende jaar | Tussentijdse eindbalans oude boekhoudprogramma |
Je las dat de beginbalans meestal de balans is die je opstelt omdat je begint met een nieuw of ander boekhoudprogramma. Zo’n beginbalans is makkelijk op te stellen als je start op 1 januari of wanneer jouw oude boekhoudprogramma een actuele balans bijhoudt. Deed je tot nu toe zelf je boekhouding? Dan moet je de gegevens zelf verzamelen, maar met de informatie uit deze blog weet je waar je deze cijfers vindt.
De beginbalans opstellen is misschien niet leuk, maar wel heel belangrijk omdat het de basis is van een kloppende boekhouding. Pak er wat lekkers bij en ga er eens goed voor zitten. Dit is echt zo’n taak waarvoor je jezelf later dankbaar bent. Want kloppende cijfers, dat wil toch iedereen?