Het is vanzelfsprekend dat de goederen en diensten die je hebt geleverd op de factuur komen te staan voor je klant. Zorg ervoor dat je afspraken maakt over wat je precies levert en de hoeveelheid. Geef op de factuur ook bij elke factuurregel een duidelijke omschrijving.
Daarnaast kun je ook afspraken maken met je klant over andere kosten die je doorbelast. In sommige gevallen lijkt dit logisch, wanneer je spullen moet kopen om een klus te klaren bijvoorbeeld, maar denk ook bijvoorbeeld aan het doorbelasten van reiskosten.
Zorg ervoor dat je alles goed van tevoren bespreekt met een klant. Maak een offerte voor een opdracht en laat deze door de klant ondertekenen.
Hoe factureer ik kosten door aan mijn klant?
Heb je met een klant afgesproken welke kosten worden vergoedt? Dan moet je de kosten ook nog correct op de factuur zetten. Hoe je dat doet, ligt eraan of je wel of niet btw-plichtig bent en dus ook btw aftrekt bij de aangifte:
Ik doe btw-aangifte
In principe moeten alle kosten die je maakt, worden belast met btw. Alle kosten zoals telefoonkosten, lunchkosten en reiskosten maken deel uit van je prestatie. Het btw-tarief dat je hierop toepast is het tarief dat je voor je eigen leveringen of diensten ook gebruikt. Heb je te maken met verschillende btw-tarieven op één factuur? Dan bereken je over de doorbelaste kosten het hoogste tarief. Het maakt hierbij dus niet uit welk btw-tarief de goederen/diensten van de kosten oorspronkelijk hadden.
- Boek de kosten die je maakt als zakelijke uitgaven en vraag de btw terug bij de aangifte. Zorg ervoor dat je de oorspronkelijke bon of factuur bewaart.
- Zet de uitgave op de factuur voor je klant exclusief btw.
- Bereken het btw-tarief dat voor jouw producten/diensten geldt ook over deze kosten. Betaalt de klant 21% btw over jouw dienst of product? Dan geldt dit ook voor de doorbelaste uitgave. Ongeacht wat het btw-tarief van de oorspronkelijke uitgave was.
- Stuur een kopie van de oorspronkelijke bon (of factuur) mee met jouw factuur. Bewaar altijd het origineel voor je eigen administratie!
Let op: Van sommige kosten mag je de btw niet aftrekken. Bij uitgaven in de horeca bijvoorbeeld. In dat geval zet je de kosten inclusief btw op de factuur als je deze wilt doorrekenen aan de klant.
Ik doe geen btw-aangifte of mag de btw van de uitgave niet aftrekken
Als je geen btw-aangifte doet (omdat je vrijgesteld bent of gebruik maakt van de KOR), dan bereken je geen btw over de uitgaven::
- Boek de kosten in als zakelijke uitgave. Je krijgt hier geen btw van terug omdat je geen btw-aangifte doet. Bewaar de oorspronkelijke bon of factuur.
- Zet de uitgave inclusief btw op de factuur.
- Je berekent zelf geen btw over de factuur die je naar de klant stuurt.
- Stuur een kopie van de oorspronkelijke bon (of factuur) mee met jouw factuur. Bewaar altijd het origineel voor je eigen administratie!
Dus, in het kort
Je mag eigenlijk alles wat je vooraf hebt afgesproken doorbelasten aan je klant. Van geleverde diensten en goederen tot bijkomende kosten zoals reiskosten of materiaal. Het belangrijkste is dat je duidelijke afspraken maakt en deze vastlegt in een offerte om achteraf discussies te voorkomen..
Hoe zit het met de btw?
Kun je zelf de btw-aftrekken van je kosten? Dan komen de kosten exclusief btw op de factuur met het btw-tarief dat je zelf hanteert over je eigen geleverde diensten/goederen. Kun je zelf geen btw terugvragen, dan zet je de kosten inclusief btw op de factuur om de gehele kosten te dekken. Bewaar de bonnen goed om de kosten te kunnen verantwoorden.
Goede communicatie en duidelijke afspraken zijn de sleutel voor een nette en transparante factuur. Zo voorkom je misverstanden en behoud je een goede relatie met je klant.
Succes met je facturatie!
