Openstaande facturen automatisch of handmatig opvolgen: wat werkt beter voor zzp’ers?

In het kort

•  Bij automatisch opvolgen laat je software automatisch betalingsherinneringen sturen als de betaaltermijn van facturen is verstreken.
• Bij handmatig opvolgen bepaal je zelf wie, wanneer, welke betalingsherinnering krijgt.
• Automatisch opvolgen is sneller, professioneler en minder foutgevoelig.
• Handmatig opvolgen is persoonlijker en beter voor de klantrelatie.
• Wat past bij jou en je onderneming is afhankelijk van je aanbod: heb je veel klanten die je niet persoonlijk kent? Of heb je een paar grote opdrachtgevers?

Alles heeft voordelen (en nadelen)

We hoeven je niet te vertellen hoe vervelend het is als een klant niet (op tijd) betaalt. Je hebt minder geld beschikbaar waardoor je cashflow stagneert. Doorgewinterde ondernemers zullen misschien zeggen dat dit debiteurenrisico er nu eenmaal bij hoort. Maar zeker als je nog maar net onderneemt, kan het een flinke deuk zijn voor je ego. Misschien ga je twijfelen aan je eigen kunnen, of voelt het alsof de klant geen respect heeft voor je. Gelukkig is er meestal geen sprake van onwil, maar van onkunde. De klant heeft het geld even niet beschikbaar, of heeft door onvoldoende overzicht jouw factuur over het hoofd gezien. Het is aan jou om de klant te herinneren aan zijn betaalverplichting. Dat kan op twee manieren: automatisch en handmatig.
 
Automatisch opvolgen betekent dat je software (bijv. een boekhoudprogramma) gebruikt die op basis van vooraf ingestelde regels zelfstandig herinneringen en aanmaningen verstuurt, zonder dat je hier elke keer naar hoeft te kijken.
 
Handmatig opvolgen wil zeggen dat je zelf bijhoudt welke facturen openstaan en bepaalt wanneer en hoe je contact opneemt, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon of post.
 
We bespreken de voor- en nadelen van beide methodes.

De voor- en nadelen van automatisch opvolgen

Bij automatische opvolging laat je bijvoorbeeld je boekhoudprogramma twee dagen na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering sturen. Hier hoef je zelf verder niets voor te doen. Je bespaart hierdoor niet alleen tijd, je weet ook zeker dat alle klanten die te laat zijn een herinnering ontvangen. Dit draagt bij aan de professionele uitstraling van je bedrijf.
 
Tegelijkertijd kent automatisch opvolgen ook nadelen. Iedereen krijgt op hetzelfde moment  dezelfde herinnering. Dit kan onpersoonlijk voelen en soms ook verkeerd vallen. Zeker bij een klant die altijd op tijd betaalt en het nu even moeilijk heeft.

De voor- en nadelen van handmatig opvolgen

Handmatig opvolgen vraagt om een extra tijdinvestering. Je moet uitzoeken van welke facturen de betaaltermijn is verstreken, en moet deze klanten vervolgens persoonlijk benaderen. Dat kan alsnog met een standaard e-mail die je handmatig verstuurt. Maar het kan ook met een persoonlijk telefoontje waarin je de verstreken betaaltermijn aankaart.

Deze persoonlijke aanpak kost extra tijd en is foutgevoeliger, maar het is wel goed voor de klantrelatie. Je kunt je aanpak aanpassen op de situatie, waardoor sommige klanten sneller de morele verplichting voelen om te betalen.

Wat is het beste voor jouw bedrijf: automatisch of handmatig opvolgen van openstaande facturen?

De voor- en nadelen op een rijtje:

Er is geen goed en fout bij het opvolgen van facturen. Wat voor jou werkt, hoeft voor een andere ondernemer niet goed te werken. Dat is heel erg afhankelijk van het product of de dienst die jij aanbiedt. Als je bijvoorbeeld 250 abonnees hebt op jouw betaalde nieuwsbrief, dan ligt automatisch opvolgen voor de hand. Maar heb jij vaak grote opdrachten voor een select clubje opdrachtgevers, dan is handmatig opvolgen wellicht handiger. Tenzij je dat heel spannend vindt, dan heeft automatische opvolging toch wel de voorkeur, omdat de klant dan sowieso een herinnering krijgt als hij niet op tijd betaalt.
 
Je ziet het: de beste aanpak is heel persoonlijk en van meerdere factoren afhankelijk. En wie weet is de beste aanpak voor jou wel een combinatie van automatisch en handmatig opvolgen. Waarbij je de massa een automatische herinnering stuurt en een paar speciale klanten persoonlijk benadert. We hopen dat we je met dit blogbericht in ieder geval hebben geïnspireerd een keuze te maken die bij jou en je onderneming past.
 
Wat sowieso vaststaat is dat professioneel ogende facturen vaker op tijd worden betaald. Ben je benieuwd aan welke eisen een factuur moet voldoen? Kijk of luister dan de podcast ‘Wat moet er op een factuur staan?’

Wat moet er op een factuur staan?

Bekijk de podcast