Wat zijn representatiekosten
Representatiekosten zijn kosten die je als ondernemer maakt om je bedrijf te presenteren, zonder tegenprestatie zoals een betaling. Denk aan een feestje, lunch of diner. Waar zakelijke kosten die volledig toe te rekenen zijn aan je zaak voor 100% aftrekbaar zijn, is dit bij representatiekosten niet het geval. De Belastingdienst ziet representatiekosten namelijk vaak als gemengd gebruik (zakelijk en prive). Met die reden is de aftrekbaarheid dus anders dan bij zakelijke kosten.
Wat valt er onder representatiekosten?
Onder representatie valt o.a. het aanschaffen van drank, voeding en genotsmiddelen voor zakelijk gebruik zoals bijvoorbeeld bij een zakelijke lunch, een bedrijfsfeest of een netwerk event. Ook kosten die je maakt voor recepties, congressen, seminars en studiereizen vallen onder representatie.
Bekijk een lijst van mogelijk beperkt aftrekbare kosten op de site van de Belastingdienst.
Representatiekosten zijn een breed begrip, waardoor het soms lastig is in te schatten of het representatiekosten zijn. De kosten die volgens de Belastingdienst in ieder geval niet onder representatiekosten vallen zijn kleding (m.u.v. bedrijfskleding met bedrukt logo), persoonlijke verzorging en vaartuigen voor representatieve doeleinden.
Vastgestelde drempel gebruiken
Je kan ook de vastgestelde drempel gebruiken. Voor de representatiekosten 2020 is deze drempel vastgesteld op €4.600. Dit betekent dat de beperkte kosten tot €4.600 niet aftrekbaar zijn en alle beperkt aftrekbare kosten die daarboven komen wel aftrekbaar zijn. Meestal is deze optie voor kleine ondernemers en zzp'ers niet voordeliger. Als je dit gaat berekenen zou je namelijk meer dan €23.000 aan beperkte (representatie)kosten per jaar moeten maken wil je voordeliger uit zijn met deze regeling.
Wat is er zoal veranderd de afgelopen tijd?
Representatiekosten, zoals zakelijke lunches, zijn altijd al beperkt aftrekbaar geweest. In 2017 schreven we al een blogbericht dat het percentage aftrekbaarheid van deze kosten ging veranderen. Per 2017 werd de aftrekbaarheid van 73,5% verhoogd naar 80%. Je krijgt dus iets meer terug van je zakelijke representatiekosten.
In 2020 is het aftrekbaarheids-percentage nog steeds 80%.
Btw en representatiekosten
In bepaalde gevallen is de btw van representatiekosten wel of niet aftrekbaar. Kijk goed wat er voor jou van toepassing is. Zo zijn horecakosten die je nuttigt in een horeca gelegenheid niet voor de btw aftrekbaar. Als het gebruik niet plaatsvindt in een horecagelegenheid (denk bijvoorbeeld aan voedsel dat je in de supermarkt koopt en op kantoor nuttigt), dan zou de btw zomaar wel aftrekbaar kunnen zijn.
Representatiekosten of liever reclame?
In tegenstelling tot representatiekosten zijn kosten voor reclames wel volledig aftrekbaar. Er zijn veel overeenkomsten tussen reclame en representatiekosten, dus let goed op waar het onder valt. Als je bijvoorbeeld een bijdrage geeft aan een lokaal evenement voor representatie, kan het voordeliger zijn als je vraagt om een tegenprestatie, zoals je bedrijfsnaam of logo op de flyers. Dan worden het reclame kosten en is het wel volledig aftrekbaar.
Aftrekbaarheid aangeven in Rompslomp
Rompslomp houdt het simpel om je deels aftrekbare kosten in te voeren in je boekhouding. Het enige wat je hoeft te doen is een uitgave aanmaken en met de slider aangeven tot hoeveel procent de uitgave aftrekbaar is. In dit geval dus 80%, de overige 20% wordt direct weggeboekt als privé onttrekking.
