Facturatie Wet- en regelgeving
21 juni 2024

Wanneer ben ik verplicht een factuur te sturen?

Een factuur is een document waarin staat welke goederen of diensten je aan een klant levert. Ook staat er in hoeveel de klant jou moet betalen en hoeveel btw je berekent. Je hebt vast zelf weleens een factuur ontvangen bij een (online) aankoop. Maar: moet jij als ondernemer ook altijd een factuur versturen?

Je bent verplicht een factuur te sturen als je aan een zakelijke klant verkoopt, zoals een bedrijf of ondernemer. De andere partij moet namelijk kunnen tonen hoeveel btw ze terugkrijgen bij de btw-aangifte. Daarnaast trekt de klant bedrijfskosten af van de winst. Zo betaalt die minder inkomstenbelasting. In beide gevallen is een factuur nodig als bewijsstuk.

Er zijn een paar uitzonderingen:

  • Je bent vrijgesteld van btw, omdat je bijvoorbeeld in de zorg of het onderwijs werkt. Als je btw-vrijgesteld bent, hoef je geen facturen te versturen en geen btw-aangifte te doen. Wil je wel een factuur sturen? Geef dan aan dat je btw-vrijgesteld bent. Bereken ook geen btw aan de klant.
  • Je maakt gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR). Als je minder dan €20.000 omzet per jaar hebt, mag je gebruikmaken van de KOR om btw-vrijstelling te krijgen. Je bent in dat geval ook niet verplicht om te factureren. Op de site van de Belastingdienst vind je actuele regels omtrent de KOR!
  • Je werkt in de horeca, taxivervoer of openbaar vervoer.  Ondernemers in deze branches hoeven niet alle factuureisen te volgen, ook als de klant een ondernemer is. Bij taxi- en openbaar vervoer moet je wel een vervoersbewijs geven.

Let op: je bent als ondernemer verplicht door de Belastingdienst om je administratie minstens 7 jaar te bewaren. Dat betekent dat je o.a. alle facturen die je verstuurt én ontvangt 7 jaar lang moet bewaren, ook nadat je bent gestopt met je onderneming. Zorg er dus voor dat je deze veilig stelt en makkelijk weer terug kan vinden.

Moet ik een factuur sturen naar particuliere klanten?

Was de aankoop voor persoonlijk gebruik in plaats van bedrijfsvoering van de klant? Dan heb je te maken met een particulier in plaats van een zakelijke klant. Je bent niet verplicht om een factuur te sturen naar particuliere klanten. Je moet wel goed bijhouden wat je verkoopt. De Belastingdienst wil namelijk weten hoeveel omzet je draait en hoeveel btw je verschuldigd bent bij de btw-aangifte.

In sommige gevallen is het handig om toch een factuur naar een particuliere klant te versturen. Als je hoge bedragen vraagt, is het fijn om duidelijk te maken waar de klant voor betaalt. Denk bijvoorbeeld aan een project waar je een langere tijd aan hebt gewerkt. Met een factuur laat je duidelijk zien wat je hebt opgeleverd, hoe ze moeten betalen en voor welke datum.

Door een duidelijke en overzichtelijke factuur te sturen krijg je sneller betaald en voorkom je misverstanden. Heb je duidelijke afspraken gemaakt over de prijs? Dan zorgt een factuur ervoor dat alles zwart op wit staat. Als een klant niet betaalt dan heb je gronden om achter je geld aan te gaan.

Wat als ik met het buitenland zaken doe?

Als je goederen of diensten levert aan het buitenland gelden er andere eisen wat betreft de btw en je factuur. Verkoop je aan een ander EU-land? Dan zijn er wat regels rondom de btw die je mag berekenen aan de klant. En die zijn best ingewikkeld! Gelukkig heeft de Belastingdienst twee hulpmiddelen om te bepalen hoe je het btw-tarief bepaalt als je goederen levert of als je diensten levert. Lees ook waar je nog meer rekening mee moet houden als je een factuur naar een EU-land stuurt.

Als je zaken doet met landen buiten de EU, komen er nog meer regels om het hoekje kijken. Wat je met je factuur en btw-tarieven moet doen verschilt per land waar je aan levert. Daarom raden we aan om ook in dit geval de website van de Belastingdienst te bezoeken. Dan kun je zien welke regelgeving in jouw specifieke geval van toepassing is.

Wanneer verstuur ik de factuur?

Let erop dat het voor je boekhouding uitmaakt welke dag van de maand je een factuur verstuurt. Verstuur je een factuur pas aan het eind van de maand? Dan kan het voorkomen dat je btw moet voorschieten. Van de Belastingdienst moet je namelijk de btw van alle facturen die verstuurd zijn tijdens het btw-kwartaal betalen. Ook al heeft een klant de factuur nog niet betaald.

Verstuur je facturen daarom aan het begin van de (volgende) maand. Maak ook duidelijk dat je voor het eind van de maand de betaling verwacht. Zo hoef je niet de btw voor te schieten en vermijd je dat je krap bij de kas zit tijdens de btw-aangifte!

Deze regel is niet van toepassing als je met het kasstelsel werkt. Onder het kasstelsel lever je voornamelijk aan particulieren. Kijk hier of jij verplicht bent het kasstelsel te gebruiken. In dat geval hoef je geen rekening te houden met het voorschieten van btw. Onder het kasstelsel hoef je namelijk pas btw af te dragen als de factuur daadwerkelijk is betaald.

Wat is een kwitantie?

Wanneer je als particulier diensten of goederen levert kan het voorkomen dat je klant om betaalbewijs vraagt voor hun administratie. Bijvoorbeeld omdat je (nog) geen ondernemer bent maar wel betaald krijgt voor een opdracht. In dat geval kun je geen geldige factuur sturen. Om een correcte factuur te sturen moet je namelijk je btw-identificatienummer en KvK-nummer vermelden. Als particulier heb je die niet.

In plaats van een factuur verstuur je een kwitantie. Een kwitantie is een ondertekende verklaring dat je klant heeft betaald voor de geleverde diensten of goederen. Je vermeldt onder andere:

  • Jouw naam en handtekening
  • De naam van jouw klant
  • Het aantal en omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
  • Het totaalbedrag en hoe het is betaald (contant, overschrijving, etc.)
  • De datum van levering

Als je opdrachtgever een correcte kwitantie krijgt, mag die de uitgave in de boekhouding verwerken. Zakelijke uitgaven verlagen de winst en zo hoeft de opdrachtgever minder belasting te betalen. Je rekent echter géén btw aan de klant.

Het correct versturen van facturen (of kwitanties) is belangrijk voor jouw administratie en die van je klant. Door de regels goed te onthouden voorkom je problemen met de Belastingdienst en houd je je boekhouding op orde. Onthoud dat je altijd een factuur moet versturen bij verkoop aan zakelijke klanten, behalve in enkele gevallen zoals bij vrijstelling van btw. Aan particulieren ben je niet verplicht een factuur te sturen, maar het kan wel nuttig zijn. Veel succes met je onderneming!

Geschreven door de Rompslomp redactie

Kom erachter hoe Rompslomp werkt door het
vrijblijvend gratis uit te proberen.