Hoe voorkom je de 7 meest gemaakte boekhoudblunders?
Naast onnodige boekhoudfouten als een slordige boekhouding, fouten in facturatie of het niet gebruik maken van aftrekposten voor ondernemers, zijn er nog genoeg andere boekhoudblunders te noemen. Rompslomp sprak hierover met financieel expert Femke Hogema van Profit First. Femke legt complexe financiële zaken op een toegankelijke manier uit. “In mijn boeken, maar ook tijdens Profit First-trainingen en lezingen die ik aanbied aan kleine ondernemers. Mijn missie is dat alle ondernemers een financieel gezond en winstgevend bedrijf hebben.”
1. Uitstellen van boekhouding
Volgens Femke met stip op nummer 1 van boekhoudblunders: het uitstellen van de boekhouding. “Eén keer per kwartaal, omdat zzp’ers de btw-aangifte moeten doen. Of nog erger, één keer per jaar… Ik vergelijk het wel eens met het uitzoeken van sokken uit de was. Ik geef je twee paar sokken, twee rode en twee blauwe. Het kost je twee seconden per setje. Nu geef ik je 6.000 sokken en vraag je 3.000 setjes te maken. Dan kost het je misschien wel twintig minuten per setje! Dat is precies wat er misgaat in de boekhouding.
"Als jij je boekhouding op dagelijkse of wekelijkse basis bijhoudt, dan is het net alsof je twee tot tien sokken moet matchen. Als je de administratie laat liggen, kost het je tien keer zoveel meer tijd (en dus geld) per transactie. Bovendien levert het frustratie op. Dat kost je energie. Energie die je anders zou gebruiken om klanten te helpen en geld te verdienen! Het kan echt dagen kosten om de chaos in je administratie op te lossen. En soms kan het niet meer opgelost worden, nooit meer. Dat kost je ook echt harde euro’s.”
2. Btw voorschieten
“Wat ondernemers zich vaak niet realiseren is dat het moment van btw betalen afhangt van de factuurdatum. Een voorbeeld: je doet per kwartaal btw-aangifte en verstuurt een factuur op 31 maart. Je moet in april de btw betalen over die factuur. Betaalt jouw klant te laat de rekening? Dan moet jij de btw voorschieten. Dit gaat ten koste van jouw salaris en misschien kun jij zelf je leveranciers hierdoor niet betalen! Voorkom deze boekhoudblunder en verstuur die zelfde factuur op 1 april (dus 1 dag later!). Dan hoef je pas in juli te betalen. 3 maanden later dus!”
3. Geld verdienen niet als doel zien
“Ik hoor geregeld: ‘Als ik maar doe waar ik goed in ben, dan volgt het geld vanzelf.' Ik vind dat als je succesvol ondernemer wilt zijn, de eerste stap is om het fenomeen ‘geld verdienen’ te omarmen. Net als alles wat daarbij komt kijken. De boekhouding, je prijzen berekenen, onderhandelen. Jij moet de financiële verantwoordelijkheid nemen om winst te maken. Ik vind dat dat echt teveel fout gaat. Dan zeggen zzp’ers: ‘Ja maar ik wil mensen helpen…’ Natuurlijk, ik wil ook mensen helpen. Maar je hebt twee varianten. Als je er géén geld mee wilt verdienen is het een hobby. Wil je wel geld verdienen dan is het een bedrijf en moet je de financiële kant omarmen. Veel ondernemers durven niet te zeggen dat ze geld willen verdienen en blijven op hobbymatig niveau steken.”
4. Hopen dat winst overblijft
“Wat mij betreft is een echte boekhoudblunder dat ondernemers hopen dat er winst overblijft. Dat gebeurt niet! Dat is de wet van Parkinson. Deze wet vertelt ons dat we de beschikbare ruimte, in tijd, maar zeker ook in geld, benutten. Stel je hebt vier uur de tijd om een opdracht te maken. Deze tijd gebruik je helemaal, om te researchen, te produceren en tussendoor word je ook nog eens afgeleid. Maar stel dat je beschikbare tijd maar twee uur is doordat je bijvoorbeeld onverwacht kinderen van school moet halen. Dan kan je de opdracht ineens ook in twee uur afmaken. Van dezelfde kwaliteit, maar in minder tijd! Je werkt efficiënter en meer gefocust.
"De wet van Parkinson gaat ook op voor geld. Op het moment dat we hopen dat er geld overblijft aan het einde van de rit, dan blijft er meestal niets over. Wij vinden namelijk altijd wel een manier om geld uit te geven. Als je € 60.000 verdient, dan heb je ook € 60.000 nodig om je bedrijf te runnen. Verdien je dat jaar € 80.000, dan heb je op miraculeuze wijze ook ineens € 80.000 nodig. Dat moet je managen. Doe je dat niet, dan zul je nooit een goed inkomen hebben en dan zul je nooit in alle rust de fiscus kunnen betalen. Want ook het geld voor de fiscus is dan op. Een oplossing daarvoor is laat de wet van Parkinson vóór in plaats van tegen je werken. Reserveer geld voor je winst, je salaris én de fiscus. Van wat er overblijft kun je je bedrijf runnen.”
5. Niet nadenken over inkomstenbelasting
“We weten allemaal dat het er aan komt en toch zitten we met samengeknepen billen te wachten tot de blauwe envelop op de deurmat valt. En schrikken we ons soms een hoedje van het bedrag. Dat is echt een hele grote boekhoudblunder. Het is écht niet nodig. Een goede boekhouder of accountant vertelt je ieder kwartaal welk bedrag je moet reserveren voor de inkomstenbelasting. Doet je boekhouder dit niet, regel het dan zelf. Daarvoor kun je heel goed online trainingen volgen bijvoorbeeld Inkomstenbelasting voor zzp’ers. Zodat jij weet hoeveel belasting je moet gaan betalen.
6. Verantwoordelijkheid bij boekhouder leggen
“Heel veel zzp’ers leggen de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de cijfers bij hun boekhouder. Want daar betaal je toch voor? Maar let op! De Nederlandse wetgeving zegt dat de ondernemer zelf verantwoordelijk is voor de juistheid van de cijfers en de fiscale aangifte. Dat betekent dat als jij een slordige boekhouder hebt die fouten maakt, jij de klos bent. En niet de boekhouder! Zorg dat je de cijfers snapt en in de gaten houdt of alles wel goed gaat. Je moet dus wel een beetje financieel intelligent zijn. Je hoeft geen boekhouder te zijn, maar je moet wel de juiste vragen kunnen stellen. Onderschat niet hoeveel fouten boekhouders maken en hoe vaak ze bijvoorbeeld vergeten een aftrekpost op te voeren. Dat kan je zomaar een paar duizend euro schelen!”
7. Kijken naar wat je in loondienst zou verdienen
“De laatste boekhoudblunder die ik maar al te vaak ik de praktijk zie, is dat zzp’ers hun voormalige maandinkomen in loondienst als uitgangspunt nemen. Dan verdienden ze in loondienst bijvoorbeeld € 25,- per uur, nu € 60,- en denken ze dat ze binnenlopen… Maar dan zien ze de kosten voor ondernemerschap over het hoofd! Als zzp’er moet je immers je eigen pensioen opbouwen, moet je een buffer opbouwen voor als je arbeidsongeschikt wordt, een AOV-verzekering betalen, heb je bedrijfskosten… Dat moet allemaal in je uurtarief zitten. Net als vakantiedagen én vakantiegeld. Zzp’ers onderschatten wat ze nodig hebben als ze alleen maar kijken wat ze in loondienst verdienden.”
