Wat is een SEPA-incasso machtiging en hoe werkt het?

In het kort

• Met een SEPA-incasso machtiging mag jij automatisch geld afschrijven bij jouw klanten.
  
• Een SEPA-incasso geeft jou zekerheid over het moment van betalen.
• Een algemene SEPA-incasso mag gebruikt worden voor bedrijven en consumenten. De klant mag het afgeschreven geld weer laten terugboeken (storneren).
• Een bedrijven SEPA-incasso mag alleen worden gebruikt om geld af te schrijven bij bedrijven. Zij mogen het geld niet terug laten boeken.
• Bij beide incassovormen is het mogelijk om een prijswijziging door te voeren . Dit is makkelijker te regelen bij een algemene SEPA-incasso.

Wat een SEPA-incasso machtiging is

Een incasso machtiging geeft jou het recht om automatisch bedragen af te schrijven bij jouw klant. Dat is handig wanneer jouw klant bijvoorbeeld een abonnement of onderhoudscontract bij jou heeft afgesloten. Je hoeft dan niet meer iedere maand te wachten op je geld, maar krijgt het automatisch bijgeschreven op de vooraf afgesproken datum. Een SEPA-incasso is geldig in alle 41 Europese landen die deelnemen aan de Single Euro Payments Area.

Hoe werkt een SEPA-incasso machtiging?

Natuurlijk zijn er strikte voorwaarden voor een SEPA-incasso. Dat is logisch: je mag niet zomaar geld afschrijven bij een willekeurige bankrekening. Als je zelf gebruik wil maken van SEPA-incasso’s moet je de volgende stappen doorlopen.

1. Vraag een incassocontract aan
   Je kunt een incassocontract aanvragen bij jouw eigen zakelijke bank, maar ook bij een serviceprovider. Dat is een derde partij die betalingen kan regelen, zoals bijvoorbeeld Mollie.
2. Verzamel machtigingen bij jouw klanten
   Je hebt schriftelijke toestemming van jouw klanten nodig om te mogen incasseren. Dit kan digitaal of op papier. Vraag bij jouw bank of serviceprovider na aan welke voorwaarden de machtiging moet voldoen.
3. Informeer je klanten over de toekomstige incasso
   Je moet je klanten minimaal twee weken van tevoren informeren over het bedrag en de datum van de incasso.
4. Lever je incasso-opdracht aan
   Laat je bank of serviceprovider weten welke bedragen van wie moeten worden geïncasseerd. Meestal kun je losse opdrachten aanmaken in je bankieren omgeving of in één keer een volledige incassobatch aanleveren. Dit is vaak een XML-bestand. Dat kun je bijvoorbeeld aanmaken via je boekhoudprogramma.
5. Ontvang je geld
   Je ontvangt het geld op de vooraf afgesproken datum. Het kan wel voorkomen dat je incasso’s geweigerd, geannuleerd of teruggeboekt worden. Bijvoorbeeld omdat het saldo van de klant ontoereikend is, of omdat je klant het niet eens is met de afschrijving.

Verschillende soorten SEPA automatische incasso’s

Er bestaan verschillende soorten incasso’s. Zo wordt er onderscheid gemaakt tussen eenmalige incasso’s voor eenmalige afschrijvingen en doorlopende incasso’s die het recht geven om meerdere keren geld af te schrijven. Maar er bestaat ook verschil tussen de algemene SEPA-incasso en de bedrijven incasso. Die laatste is alleen te gebruiken bij zakelijke klanten. Hierbij mag de klant het geld niet laten terugboeken (storneren). Dat betekent dat jij extra zekerheid hebt. Maar hierdoor moet de incasso machtiging wel dubbel worden verstrekt. Jij geeft hem door aan jouw bank/provider en de klant geeft hem ook door aan zijn bank. Dit is administratief wat lastiger.

De kosten van een SEPA-incasso

Het kost geld om een SEPA-incasso machtiging uit te voeren. Vaak zijn er twee soorten tarieven:
·       Een vast bedrag per aangeleverde batch
·       Een bedrag per transactie
 
Er zijn ook partijen die alleen een bedrag per transactie rekenen. Dat bedrag is dan vaak wel wat hoger. Het aantal transacties bepaalt waar je goedkoper uit bent.

Wat er gebeurt als je de incassomachtiging aanpast

Als je na een tijdje je tarief verhoogt, dan wil je natuurlijk wel het nieuwe bedrag afschrijven bij je klant. Zo’n prijswijziging is makkelijker door te voeren bij een algemene doorlopende incasso dan bij een bedrijven doorlopende incasso.

Een prijswijziging bij een algemene doorlopende SEPA-incasso

De klant heeft jou het recht gegeven geld af te schrijven van zijn rekening. Dit is niet gekoppeld aan een bepaald bedrag. Als jij dus je prijs wijzigt, dan hoeft hier niets speciaals voor te gebeuren. Je geeft het door aan je eigen bank en informeert je klant minimaal twee weken van tevoren over het gewijzigde bedrag. Is de klant het er niet mee eens? Dan kan hij de incasso nog stopzetten of storneren. De klant kan het bedrag tot 56 dagen na de afschrijving laten terugboeken.

Een prijswijziging bij een bedrijven doorlopende SEPA-incasso

Bij een bedrijven doorlopende SEPA-incasso heeft de klant niet het recht om het geld te laten terugboeken (storneren). Daarom is er een extra veiligheidsmaatregel ingebouwd bij het verstrekken van de incasso. Toen moest de klant de incassomachtiging al bevestigen in zijn eigen omgeving voor online bankieren. Na een prijswijziging moet de klant akkoord geven op de wijziging. Tot de klant het akkoord geeft aan zijn bank, kun je het nieuwe bedrag niet afschrijven. Dit maakt de bedrijven incasso administratief lastiger dan de algemene doorlopende incasso.

Als je die extra administratieve last wil voorkomen (voor jou of je klant) kun je natuurlijk ook kiezen voor de algemene doorlopende incasso. Deze kun je ook inzetten bij zakelijke klanten. Het enige nadeel is dat ze het recht hebben om te storneren, wat ook voor extra administratieve lasten zorgt. Maar je kunt voor jezelf inschatten hoe groot dat risico is bij het type dienst dat jij verleent.

De SEPA-incasso: is het iets voor jou?

Een SEPA-incasso kan absoluut handig zijn als je vaste klanten hebt waaraan je steeds dezelfde dienst levert. Je hebt meer zekerheid over het moment van betaling. En ook de eenmalige incasso heeft voordelen. Natuurlijk is het de eerste keer even lastig om op te zetten. Je moet nog ervaring krijgen met het verzamelen van machtigingen en het aanleveren van incassobatches. Maar dat is iets dat je snel genoeg onder de knie krijgt. En je kunt natuurlijk altijd contact opnemen met je bank of serviceprovider om je hierbij te helpen. Ga voor jezelf na of de lange termijn voordelen voor jou opwegen tegen de korte termijn nadelen van het iets nieuws moeten leren.
 
Maak je gebruik van Rompslomp en ben je benieuwd hoe je met ons boekhoudprogramma een incassobatch aanmaakt voor je bank? Check dan ons supportartikel over SEPA-incasso.

Alles over de SEPA-incasso bij Rompslomp