Creatief met rekeningen schuiven
Rosa is al een aantal jaren ondernemer. Haar klanten volgen opleidingen en trainingen bij haar tot volleerd coupeuse. Een bijna uitgestorven beroep, maar een prachtig vakwerk. Als docent is Rosa vrijgesteld van btw voor haar diensten.
"Het begon allemaal prima," vertelt Roos in ons eerste gesprek. "Ik hoefde voor mijn trainingen geen btw te rekenen, omdat ik daarvoor ben vrijgesteld. Maar toen ik producten ging verkopen – fournituren, boeken, werkboeken en andere hulpmiddelen voor mijn cursisten – werd het een stuk ingewikkelder."
Over de producten aan cursisten moet ze wél btw afdragen. Daar ging het mis. "Het was telkens een verrassing hoeveel btw ik moest betalen. Ik besteedde er niet genoeg aandacht aan. Telkens was het weer een kwestie van creatief met mijn rekeningen schuiven om de btw te betalen."
Een kennismaking met Profit First
De frustratie is nog van haar gezicht af te lezen. Ik snap haar. Je denkt je administratie op orde te hebben. Vervolgens komt er toch een ongewenst konijn uit de hoge hoed. Ze vertelt “Het voelde alsof ik nooit controle had over mijn financiën. En dat was frustrerend, want ik wil me concentreren op mijn werk, niet op de boekhouding."
Dat was het moment waarop ik haar voorstelde aan het Profit First-principe.
Ik leerde Rosa hoe ze haar inkomsten kan verdelen over verschillende bankrekeningen. In het begin vond ze het idee van zoveel verschillende rekeningen wat omslachtig. Ik legde haar uit dat dit juist de manier was om altijd voorbereid te zijn op onverwachte uitgaven. Zoals de btw. Bovendien, niet dagelijks gebruikte rekeningen kon ze verbergen in haar bankapp. Dat gaf voor haar de doorslag om er ja tegen te zeggen.
Ze koos voor de standaard bankrekeningen
Met Profit First kun je in principe met zoveel bankrekeningen werken als je wilt. Rosa koos voor de standaard 5 bankrekeningen plus een spaarrekening.
- Voor ontvangsten. De bestaande bankrekening waar haar klanten haar nu al op betaalden werd getransformeerd naar ontvangstenrekening. Handig voor haar en voor haar klanten. Zij merken zo niets van de verandering achter de schermen.
- Voor winst. Winst dat ze voortaan eens per kwartaal aan zichzelf uitbetaalt. Het is een heerlijke extra beloning voor al haar inspanningen.
- Voor Salaris. Een vast salaris dat ze zich voortaan maandelijks gaat uitbetalen. Iets wat ze voorheen niet deed.
- Voor de kosten van haar bedrijf. Zo gaan haar uitgaven niet van de grote hoop. Ze heeft het te doen met wat er is. Dat maakt haar kritisch op wat ze uitgeeft. Zo houdt ze uiteindelijk geld over.
- Voor belastingen. Dit is en ‘afblijf’ bankrekening voor te betalen belastingen en voor de btw. Daar was het tenslotte om begonnen.
Tenslotte: een spaarrekening. Die had ze al. Al stond daar nog slechts een tientje op. Ik denk dat dit snel gaat veranderen.
Met het openen van bankrekeningen was Rosa er natuurlijk nog niet. Specifiek afgestemd op haar situatie maakten we een plan. We keken precies hoeveel btw ze gemiddeld per kwartaal moet afdragen. Daaraan koppelden we een percentage. We namen haar gewenste salaris door. De kosten die ze maakte en de inkomstenbelasting. Alle bankrekeningen kregen een percentage toegewezen voor het verdelen van haar geld.
De eerste keer dat Profit First haar redde
Toen ze me belde was ze bijna vergeten dat het geld voor de btw gewoon op een aparte belastingrekening stond. ‘Uit het zicht’ zoals ik haar had gezegd. Dankzij de aparte btw-rekening stond het geld klaar. "Het moment dat ik zag dat ik het bedrag gewoon kon overmaken zonder stress of gedoe. Wow, dat was een pure opluchting. Ik was zo blij dat jij me had laten zien hoe ik dit kon aanpakken" riep ze.
Het konijn blijft voortaan in de hoge hoed
Twee keer per maand boekt Rosa nu bedragen over van haar ontvangstenrekening naar de verschillende bankrekeningen. Soms loopt het even stroef, dan komt toch die ene te betalen factuur net te vroeg. Dat vraagt om actie. Haar eigen klanten achter de vodden zitten wanneer zij nog moeten betalen bijvoorbeeld. Als het nodig is schaven we de percentages bij. Tegen het eind van de maand betaalt Rosa zichzelf een vast salaris. Voor haar geen onverwachte verrassingen meer.
Hoe ga jij om de onverwachte konijnen uit jouw hoge hoed?
Anita Udink
Zij & Cijfers
https://www.zij-en-cijfers.nl/
