Incassokosten rekenen als zzp’er: wanneer mag het en hoe werkt het?

In het kort

• Incassokosten zijn een vergoeding voor de extra kosten die je maakt om je factuur betaald te krijgen.
• Wettelijke rente is een vergoeding voor het niet kunnen gebruiken van je geld.
• In de wet ligt vast hoe hoog de incassokosten en wettelijke rente maximaal mogen zijn.
• Bij particuliere klanten mag je wel minder rekenen, nooit meer. Bij zakelijke klanten mag je wel meer rekenen, maar alleen als je hierover duidelijke afspraken hebt gemaakt.
• Als jij je niet houdt aan de regels, bestaat de kans dat de klant helemaal geen incassokosten of wettelijke rente hoeft te betalen. Het loont dus om de regels goed te volgen.

Wat zijn incassokosten?

Incassokosten zijn kosten die jij in rekening mag brengen als je klant niet op tijd betaalt. Ze zijn een vergoeding voor de tijd die je investeert en de kosten die je maakt om achter je geld aan te gaan. Een klant betaalt niet de werkelijk gemaakte kosten, maar een vooraf afgesproken bedrag of percentage. Je mag de incassokosten dus ook in rekening brengen als je geen incassobureau inschakelt, maar de klant zelf een aanmaning stuurt.

Incassokosten worden ook wel eens wettelijke incassokosten, buitengerechtelijke incassokosten, administratiekosten of aanmaningskosten genoemd. Hiermee wordt in principe hetzelfde bedoeld. Het is niet toegestaan om een woordspelletje te spelen en naast de incassokosten bijvoorbeeld ook nog administratiekosten te rekenen.

Hoe hoog zijn de incassokosten die je mag rekenen?

Er zijn wettelijke regels die bepalen hoe hoog de incassokosten maximaal mogen zijn. Die wettelijke regels gelden altijd voor particuliere klanten. Als jouw klant een bedrijf is (of de overheid) dan mag je ook hogere bedragen afspreken. Dit leg je dan vast in een contract of in je algemene voorwaarden. Zorg er dan wel voor dat je de algemene voorwaarden op tijd deelt met je klant, zodat ze ook echt van toepassing zijn. Heb je geen aparte afspraken gemaakt met je zakelijke klanten? Dan geldt de maximale hoogte volgens de wettelijke regels.

Wettelijke incassokosten berekenen

In de Wet Incassokosten (WIK) ligt vast wat de maximale incassokosten zijn. Dit is een percentage van het openstaande bedrag, dus van het factuurbedrag inclusief btw. Hieronder vind je de percentages die gelden in 2026. Op de website van de Rijksoverheid vind je de meest actuele percentages.

Er geldt een minimumbedrag van € 40 voor incassokosten. Dit bedrag mag je altijd vragen als de klant te laat is, ook als het percentage daarmee hoger is dan 15%. Het maximumbedrag aan incassokosten is € 6.775.

Natuurlijk mag je ook minder incassokosten rekenen. Of zelfs afzien van het in rekening brengen van incassokosten, bijvoorbeeld omdat je de klant nog wat langer de tijd wil geven om te betalen.

Wettelijke incassokosten berekenen

Op internet vind je verschillende incassokosten calculators. De Rijksoverheid verwijst zelf naar de Incassokostencalculator van Schuldinfo.nl.

Btw over incassokosten

Je mag geen btw in rekening brengen over de incassokosten. Er is één uitzondering: als jij zelf niet btw-plichtig bent en je het incassotraject hebt uitbesteed aan een incassobureau, dan mag het incassobureau wel btw in rekening brengen bij je klant.

Vanaf wanneer mag je incassokosten in rekening brengen?

Bij zakelijke klanten mag je incassokosten in rekening brengen vanaf het moment dat de klant te laat is met betalen. Als de factuur betaald moest worden op 30 juni, mag je dus op 1 juli incassokosten in rekening brengen.

Bij particuliere klanten mag je pas later incassokosten in rekening brengen. Je moet eerst een betalingsherinnering / aanmaning sturen met de waarschuwing dat de klant nog 14 dagen heeft om te betalen en dat je bij verzuim daarna incassokosten in rekening zal brengen.

Tip: Hoewel je bij zakelijke klanten direct incassokosten mag rekenen, kun je hier ook van afwijken. Het is klantvriendelijker om ook deze klanten eerst een betalingsherinnering te sturen en ze hierin te wijzen op de incassokosten.

Wat zet je in een betalingsherinnering?

Ontdek de 3 belangrijkste punten

Wettelijke rente rekenen

Naast incassokosten mag je ook wettelijke rente in rekening brengen. Dit is een vergoeding voor de vertragingsschade die je hebt omdat je nu geen gebruik kunt maken van het geld.

Er gelden twee verschillende tarieven. Het tarief voor niet-handelstransacties geldt voor particuliere klanten. Het tarief voor handelstransacties geldt voor zakelijke klanten en overheden.

Dit zijn de percentages die gelden in de eerste helft van 2026. Ieder half jaar wordt de rente opnieuw vastgesteld. Op de website van de Rijksoverheid vind je de meest actuele wettelijk rente. Voor particuliere klanten geldt de wettelijke rente als maximum. Met zakelijke klanten en overheden mag je ook een hoger percentage afspreken. Dit moet dan vooraf wel goed worden vastgelegd. Als je niets hebt afgesproken, dan geldt de wettelijke rente als maximum.

De wettelijke rente wordt berekend over het totale factuurbedrag inclusief btw. De klant betaalt geen rente over de incassokosten. Heeft de klant na een jaar nog niet betaald? Dan tel je de wettelijke rente van het eerste jaar op bij het factuurbedrag. Daarna bereken je de wettelijke rente over het nieuwe totaalbedrag. De klant betaalt dus rente over rente.

Hoogte wettelijke rente berekenen

Om te berekenen hoe hoog de wettelijke rente exact is, bekijk je eerst hoeveel dagen de klant inmiddels te laat is. Daarna bereken je de hoogte van de wettelijke rente aan de hand van de volgende formule:

(Hoofdsom x rentepercentage x aantal dagen te laat) / 365 dagen

De wettelijke rente is een maximum percentage. Natuurlijk mag je ook minder rente in rekening brengen, of helemaal niets.

Vanaf wanneer mag je wettelijke rente in rekening brengen?

Wettelijke rente mag je zowel voor particuliere als zakelijke klanten in rekening brengen vanaf het moment dat de klant te laat is met betalen. Het is wel belangrijk dat je de klant hierover vooraf hebt geïnformeerd. Bijvoorbeeld op je factuur of betalingsherinnering.

Houd je aan de wet en voorkom problemen met incasseren

Wanneer je incassokosten in rekening wil brengen, heb je veel te maken met wettelijke regels. Deze regels zijn er om jou en je klanten te beschermen. Je mag altijd minder in rekening brengen. Meer rekenen mag alleen als je daarover duidelijke afspraken hebt gemaakt met je zakelijke klanten. Als jij je niet aan de officiële regels houdt, bestaat de kans dat de klant de incassokosten en rente niet hoeft te betalen van de rechter. Alleen de factuur zelf moet dan nog wel betaald worden. Het loont dus om de wettelijke regels goed te volgen.

Ben je benieuwd wat je nog meer kunt doen om je facturen succesvol te incasseren? Lees dan onze 5 tips voor een succesvol incassotraject.

Wat jij nog meer kunt doen om succesvol te incasseren 

Bekijk onze 5 tips voor zzp’ers