Wanneer stuur je een betalingsherinnering als zzp’er (en wat zet je erin)?

In het kort

•  Een factuur is te laat wanneer de betaaltermijn die op de factuur staat is verstreken. Als er geen datum staat, dan geldt een betaaltermijn van 30 dagen.
• Je kunt het beste contact opnemen wanneer de factuur 2-5 dagen te laat is.
• Vaste klanten bel je eerst, anderen stuur je direct een betalingsherinnering.
• In de betalingsherinnering staat wanneer de klant moet betalen en wat er gebeurt als de klant dat niet doet.
• Bij zakelijke klanten mag je sneller incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen dan bij particuliere klanten.

Wanneer spreek je officieel van een niet betaalde factuur?

Een factuur is te laat betaald wanneer de overeengekomen of wettelijke betaaltermijn is verstreken. Als het goed is staat er op jouw factuur een datum waarop de factuur moet zijn betaald. Is het geld dan nog niet bij jou binnen? Dan is de factuur te laat.
 
Wanneer je op jouw factuur of in jouw algemene voorwaarden geen afspraken hebt gemaakt over de betaaltermijn, dan geldt de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen. 

Let op: Als je de algemene voorwaarden niet vooraf met je klant hebt gedeeld, dan zijn deze niet geldig. Als er dan geen betaaltermijn op je factuur staat, geldt de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen. 

Wat moet ik op een factuur zetten?

Bekijk hoe je een kloppende factuur maakt

Wanneer kom je in actie als jouw factuur niet is betaald?

Meestal wacht je zo’n 2 tot 5 dagen voordat je in actie komt. Je weet dan zeker dat de klant echt te laat heeft betaald, en dat het geld niet nog onderweg is. Om op tijd in actie te kunnen komen, is het handig dat jij zelf ook inzicht hebt in de betaaldata van je facturen. Zet in je agenda wanneer het geld binnen zou moeten zijn. Of regel dit automatisch via een boekhoudprogramma. Zo’n programma houdt bij welke facturen te laat zijn en laat dat zien in een handig overzicht. Je hebt dan altijd in kaart bij welke debiteuren je in actie moet komen.

Wat doe je met een niet betaalde factuur?

Wat je doet, is afhankelijk van de relatie die je hebt met je klant. Vaak wordt geadviseerd om goede klanten eerst op te bellen en te vragen of alles in orde was met de factuur. Je hoort dan direct waarom de factuur nog niet betaald is en kunt hier goede afspraken over maken.
 
Een andere optie is het sturen van een betalingsherinnering. In juridische termen wordt dat ook wel een aanmaning of sommatiebrief genoemd. Zo’n betalingsherinnering kun je automatisch versturen op een bepaalde datum, of handmatig op een zelfgekozen moment.

Verstuur je betalingsherinneringen automatisch of handmatig?

Ontdek wat het beste werkt voor jouw bedrijf

Wat zet je in een betalingsherinnering of aanmaning?

In de betalingsherinnering:

• Verwijs je naar de levering (wat je hebt gedaan voor je klant), de eerder verstuurde factuur en mogelijke gesprekken of eerdere betalingsherinneringen die je hebt gestuurd voor deze factuur.

• Geef je de klant een betalingstermijn van 14 dagen.

• Leg je uit wat er gebeurt als de klant niet betaalt. Bijvoorbeeld het in rekening brengen van incassokosten, wettelijke rente en het nemen van juridische stappen.

 Het is belangrijk dat je er alles aan doet om deze betalingsherinnering bij de klant te krijgen. Stuur de aanmaning daarom per (aangetekende) post en e-mail. Bewaar hier ook kopieën van, zodat je later altijd kunt bewijzen welke stappen je hebt gezet.

Tip: Maak je gebruik van Rompslomp? Dan staat er in je online boekhoudomgeving al een standaard template klaar voor betalingsherinneringen. Deze kun je naar wens aanpassen. Hoe je dat doet, lees je hier.

Wanneer mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen?

Als een klant een factuur niet of te laat betaalt, dan mag je incassokosten of wettelijke rente in rekening brengen. Als je levert aan een consument, dan moet je verplicht eerst een kosteloze aanmaning sturen. De consument heeft dus nog 14 dagen extra om de factuur te betalen. Als je levert aan een zakelijke klant, dan mag je direct incassokosten en wettelijke rente rekenen als dit zo is afgesproken in je algemene voorwaarden.

Incassokosten

Incassokosten zijn de kosten die jij maakt om de geldvordering te innen omdat jouw klant niet uit zichzelf op tijd betaalt. Er is wettelijk bepaald hoeveel incassokosten jij mag rekenen. Dit is een bepaald percentage van het openstaande bedrag. Het minimumbedrag in 2026 is € 40 en het maximumbedrag is € 6.775. Bekijk hier welke percentages gelden bij welke bedragen.

Wettelijke rente

De wettelijke rente is de rente die je volgens de wet mag eisen als je klant een betalingsachterstand heeft. De wettelijke rente bij levering aan bedrijven en overheden is 10,15% (2026) en bij levering aan consumenten is dat 4% (2026). De hoogte van de wettelijke rente wordt ieder half jaar opnieuw vastgesteld. Bekijk hier de actuele percentages. Je mag de wettelijke rente in rekening brengen vanaf het moment dat de factuur officieel ‘vervallen’ is. Je berekent de wettelijke rente over het openstaande bedrag inclusief btw.

Wat als je klant na de betalingsherinnering nog steeds niet betaalt?

Als je klant ondanks al jouw inspanningen nog steeds niet betaalt, dan kun je juridische stappen zetten. Zo kun je bijvoorbeeld een incassobureau inschakelen of een gerechtsdeurwaarder inschakelen die namens jou de schuld int bij je klant of een betalingsregeling afspreekt. Wanneer de klant niet reageert, dan kun je een gerechtelijke procedure starten waarbij de deurwaarder je klant dagvaart. Je klant moet zich dan melden bij de rechtbank waar de rechter een uitspraak doet over de betaling.

Het beste moment om een betalingsherinnering te sturen

Een betalingsherinnering kun je dus het beste versturen wanneer de klant een paar dagen te laat is met betalen. Bij een goede klantrelatie zorg je ervoor dat je eerst hebt gebeld over de openstaande factuur. Of je al direct incassokosten en wettelijke rente in rekening brengt, is afhankelijk van het type klant (particulier of zakelijk) en de afspraken in je algemene voorwaarden. Het is in ieder geval belangrijk dat je al je acties goed vastlegt zodat je bij een eventuele juridische procedure kunt bewijzen wat jij hebt gedaan om de klant te laten betalen.
 
Stiekem hopen we natuurlijk dat het nooit zover komt en dat al je klanten keurig op tijd betalen. Hoe je dat stimuleert lees je in ‘Zo zorg je als zzp’er dat klanten snel betalen’.

Klanten sneller laten betalen?

Dit kun je doen ➔