Alles in één programma
Toen de administratie groeide, liep Herman tegen de beperkingen van hun oude boekhoudprogramma aan. “Dat was heel erg beperkt. We kregen steeds meer de behoefte om alles gestructureerd te krijgen en in één programma te werken.”
Na overleg met de boekhouder kwam Rompslomp in beeld. Inmiddels gebruikt Herman het al enkele jaren: “Het handigste vind ik dat alles wat wij nodig hebben in één pakket zit: klantenbestand, facturatie, btw-aangifte. Alles op één plek, dus nooit meer schuiven met verschillende programma’s. En het overleg met de boekhouder gaat veel makkelijker. Die kan op afstand meekijken en gelijk inspringen als het nodig is. Dat levert ons enorm veel tijdswinst op.”
Een groot voordeel is ook de automatische facturatie en btw-aangifte. “Dat hoef je niet meer handmatig te doen. Het is nu letterlijk een druk op de knop. En bonnetjes? Die mail je gewoon of scan je met je telefoon, zodat ze direct in de administratie staan. Superhandig.”
Zijn advies aan andere ondernemers: “Schrijf eerst uit welke functionaliteiten je echt nodig hebt en zoek dan een programma dat daarbij past. En als je het doet, doe het dan in één keer goed. Je wint zoveel tijd door gelijk te digitaliseren.”
Meer tijd voor dans en lessen
De dansschool is zeven dagen per week actief met lessen voor kinderen, volwassenen en workshops. Herman en zijn team staan regelmatig zelf op de vloer. “Doordat we zoveel hebben kunnen digitaliseren, is de administratie veel kleiner geworden. Dat geeft ons de luxe om meer tijd over te houden – voor lesgeven én vrije tijd.”
Zijn droom? Nog meer mensen in beweging krijgen. “Of het nou dans is of sporten, als iedereen het naar z’n zin heeft en beweegt, dan is mijn doel bereikt.”
Rittenregistratie met TrackJack
Naast Rompslomp gebruikt Herman ook TrackJack. “We gebruiken de auto zowel zakelijk als privé, dus we moeten elke rit registreren. Vroeger schreven we alles handmatig uit: postcode naar postcode, kilometers optellen… Dat kostte veel tijd.”
Met TrackJack gaat het automatisch: zodra de auto start, wordt de rit vastgelegd. “In de app geef je met één druk op de knop aan of het zakelijk of privé is. Dat kun je ook achteraf doen. Aan het eind van de maand log ik gewoon in en staat alles netjes geregistreerd. Het scheelt echt zeeën van tijd en de koppeling met de boekhouding werkt perfect.”
De koppeling met de boekhouding maakt het plaatje compleet. “Je leest de gegevens één op één in Rompslomp in. Voorheen was ritten bijhouden echt een tijdrovende klus, nu is het letterlijk met één druk op de knop geregeld. Dat scheelt ons en vooral de boekhouder ontzettend veel tijd.”
Wat kan er nóg beter?
Tot slot deelt Herman nog een wens voor Rompslomp: een koppeling met MailChimp of een ander e-mailprogramma. “Ons klantenbestand zit al in Rompslomp. Het zou geweldig zijn als je daar direct nieuwsbrieven mee kon sturen naar bijvoorbeeld alle ouders van kinderen in klassiek ballet. Dat zou het nóg makkelijker maken om in contact te blijven.”
Wil je net als Herman overzicht, snelheid en rust in je administratie?
Met Rompslomp regel je je administratie in een handomdraai. Probeer een maand lang gratis en vrijblijvend het Professional pakket. We beloven dat er geen kleine lettertjes zijn of addertjes onder het gras zitten. Daar houden we zelf namelijk ook niet van. Daarom krijg je duidelijk te zien wanneer de proeftijd bijna voorbij is, zodat je op tijd je abonnement kunt aanpassen.
Bekijk het interview met Herman van DanceSport Academy NL:
