3 signalen dat je toe bent aan een uitgebreider boekhoudpakket

In het kort

• Je gebruikt steeds meer losse hulpmiddelen om je administratie compleet te krijgen
• Je moet zoeken of rekenen om te weten hoe je er financieel voor staat
• Je boekhouding groeit niet meer mee met je onderneming

1. Je werkt meer naast je boekhouding dan erin

Gebruik je Excel-sheets om dingen bij te houden die niet in je boekhoudpakket passen? Of bewaar je je bonnetjes in een schoenendoos omdat je geen Scan & Herken-functie hebt in je boekhoudpakket? Dan werkt je administratie niet meer vóór je, maar tegen je.

Met een uitgebreider boekhoudpakket breng je alles samen op één plek. Facturen, bonnetjes en btw-aangifte sluiten daardoor logisch op elkaar aan. Hierdoor bespaar je niet alleen veel tijd - bijvoorbeeld omdat je automatisch btw-aangifte kunt doen - maar voorkom je ook handmatige fouten.

2. Je mist inzicht op het moment dat je het nodig hebt

Als ondernemer wil je weten hoe je er financieel voor staat, zeker als je inkoopkosten hebt en regelmatig facturen moet betalen. Niet elk boekhoudpakket biedt dat inzicht. Wanneer je geen bankkoppeling hebt, zie je bijvoorbeeld niet hoe je ervoor staat qua kasstroom.

Je weet daardoor niet welke investeringen je wel of niet kunt maken. Althans, niet zonder omweg. Je moet daarvoor bijvoorbeeld eerst je bank-app openen of overleggen met je boekhouder. Met een uitgebreider boekhoudpakket los je dit op. Meer inzicht leidt daardoor tot betere keuzes.

3. Je bedrijf wordt complexer dan je boekhoudpakket aankan

Voor startende zzp’ers is Excel of een basispakket een prima optie. Maar je administratie wordt vaak al snel een stuk ingewikkelder. Je krijgt bijvoorbeeld meer terugkerende kosten zoals software of verzekeringen.

Ook heb je meer klanten en daardoor meer facturen, offertes en projecten. En als je werkt met verschillende btw-tarieven of klanten uit het buitenland, wordt je administratie vaak ook een stuk ingewikkelder.

Overstappen naar een uitgebreider boekhoudpakket is in zo’n geval een goede eerste stap. Daarmee automatiseer je een groter deel van je administratie en houd je grip op je cijfers, je uren en je inkomende en uitgaande kosten.

Overstappen naar een uitgebreider boekhoudpakket: hoe pak je dat aan?

Veel zzp’ers weten dat ze een uitgebreider boekhoudpakket nodig hebben. Maar ze vinden het ook spannend om over te stappen. Soms door gebrek aan tijd, maar nog veel vaker door gebrek aan kennis. Want hoe voorkom je dat je een deel van je administratie kwijt raakt? En wat als je het nieuwe boekhoudpakket niet snapt, omdat je nu eenmaal geen boekhouder bent?

Zolang je het stap voor stap aanpakt, is er gelukkig weinig aan de hand. Overstappen van pakket is namelijk een stuk eenvoudiger dan je denkt. Zo pak je het aan:

1. Breng je huidige situatie in kaart

Kijk kritisch naar hoe je je administratie nu beheert. Waar loop je elke keer weer tegenaan? Wat kost je veel tijd? Welke inzichten mis je? Wat heb je concreet nodig wat je huidige pakket niet biedt? Door deze vragen te beantwoorden krijg je een goed beeld van waar de pijn zit en welke boekhoudoplossing jou verder helpt.

2. Kies een pakket dat past bij jouw manier van werken

Niet elk uitgebreider boekhoudpakket is automatisch beter voor jou. Kijk daarom vooral naar functies die écht passen bij jouw type onderneming. Het is namelijk zonde om te betalen voor functionaliteiten waar je toch geen gebruik van maakt.

3. Plan het overstappen op een rustig moment

Stap bij voorkeur over aan het begin van een kwartaal of boekjaar. Dat maakt het overzichtelijker en voorkomt dubbel werk. Zorg wel dat je administratie tot dat moment netjes is bijgewerkt. Anders klopt er aan het eind van het jaar niets meer van je cijfers. Dit is niet alleen vervelend, het kan je ook boetes opleveren, dus kijk hier goed mee uit.

4. Neem je oude administratie mee naar je nieuwe pakket

Je hebt als zzp'er een bewaarplicht van minimaal zeven jaar als het om je boekhouding gaat. Gooi je oude administratie dus niet zomaar in de prullenbak, maar zet dit over naar je nieuwe boekhoudpakket en stel een beginbalans op. Denk bijvoorbeeld aan facturen, klantgegevens, openstaande posten en bonnen.

Veel boekhoudpakketten bieden een ingebouwde keuzehulp, zodat je dit stap voor stap onder begeleiding kunt doen. Lees hier hoe het werkt als je overstapt naar Rompslomp. Het is simpeler dan je denkt!

5. Gun jezelf een korte inwerkperiode

Een nieuw pakket werkt waarschijnlijk net even anders dan je gewend bent. Zeker als je overstapt van Excel naar een boekhoudpakket. Neem daarom rustig de tijd om het pakket te leren kennen. Benieuwd hoe je dat aanpakt? Bekijk dan ook onze podcast over dit onderwerp: