Voorraad bestaat uit eindproducten (die je direct aan de klant verkoopt) en goederen die je nodig hebt om een eindproduct of dienst te leveren (ook wel tussenproducten genoemd). Denk hierbij aan de bouwmaterialen die je nodig hebt om een klus te doen of stof om zelf kleding van te maken.
In dit artikel ontdek je waarom goed voorraadbeheer belangrijk is en hoe je een voorraadlijst maakt in Excel. We hebben ook een gratis template om jouw voorraadbeheer simpel en overzichtelijk te maken! Speciaal voor de ondernemer die nog niet toe is aan een speciaal softwarepakket.
- Waarom heb ik voorraadbeheer nodig?
- Kies hoe je de voorraadwaarde berekent
- Hoe maak je een voorraadlijst in Excel? (met template!)
- Hoe verwerk je voorraad in je boekhouding?
- Tips voor een goede voorraadbeheer
Waarom heb ik voorraadbeheer nodig?
Je moet van de Belastingdienst pas aan het eind van het jaar je voorraadwaarde op je balans aangeven. Je denkt misschien: dan kan ik net zo goed eind December kijken wat ik op voorraad heb!
Dat is net zoals je bonnetjes pas aan het eind van het kwartaal doorspitten voor de btw-aangifte. Achteraf alles moeten nalopen kost veel tijd, de tijdsdruk levert stress op en je vergroot de kans op fouten. Je hoeft het niet dagelijks bij te houden, je kunt de voorraad ook per week, maand of kwartaal nalopen.
Wat geldt voor boekhouden, geldt ook voor voorraadadministratie: houd het netjes bij en het hoeft zo moeilijk niet te zijn.
Als je er een gewoonte van maakt dat je je voorraad bijhoudt, dan bespaar je niet alleen gedoe bij de jaarafsluiting. Je zorgt er ook voor dat je slimme keuzes maakt bij het inkopen van voorraad. Met een duidelijke voorraadlijst houd jij overzicht over je voorraad, kom je geen artikelen tekort én sla je niet te veel in.
Kies een waarderingsmethode
Met het beheren van je voorraad moet je eerst een keuze maken: welke waarderingsmethode gebruik je? Je waarderingsmethode bepaalt in welke volgorde je voorraad verkoopt (of gebruikt) en de manier waarop je de voorraadwaarde berekent. Er zijn verschillende manieren toegestaan, zoals FIFO (first in, first out), LIFO (last in, first out) of VVP (vaste verrekenprijs).
Wij raden aan om de FIFO-methode te hanteren. Dan verkoop (of gebruik) je eerst de oudste voorraad. Als je bederfelijke artikelen hebt, dan vermijd je dat je ze moet afboeken omdat de houdbaarheidsdatum is verlopen. Daarnaast is FIFO voor kleine ondernemers het meest overzichtelijk voor het berekenen van de voorraadwaarde.
Zorg ervoor dat je je netjes aan één methode houdt, want je mag niet zomaar van waarderingsmethode wisselen. Je maakt dan makkelijk een fout in de waardering van je voorraad.
Hoe maak je een voorraadlijst in Excel?
Een voorraadlijst (ook wel inventarislijst genoemd) is essentieel voor het bijhouden van je voorraad. Wat staat er in een voorraadlijst? Bij de voorraad horen eindproducten en tussenproducten. Van elk artikel houd je de volgende gegevens bij:
- Een omschrijving van het artikel
- De artikelcode (een aparte code voor elk goed in je voorraad)
- De leverancier
- De inkoopprijs
- De verkoopprijs (als het relevant is)
- Je voorraad
- Hoeveel er van ieder artikel is verkocht en afgeboekt
Zie hier een voorbeeld van een voorraadlijst in Excel:
Dit is de basisinformatie die je nodig hebt om je voorraad bij te houden. Voor de Belastingdienst is het vooral belangrijk dat je de huidige voorraad en inkoopprijs van artikelen goed bijhoudt. Die heb je namelijk nodig om je voorraadwaarde uit te rekenen aan het eind van het jaar.
Let op: is er een nieuwe inkoopprijs voor een artikel, geef dat dan duidelijk aan in je voorraadlijst. Kost diezelfde iPhone 16 Pro bij de volgende bestelling €100 minder? Dan moet je dat op een aparte regel aangeven. Anders kun je niet je voorraad correct waarderen in je boekhouding. Zie ook het voorbeeld:
Als je volgens het FIFO-stelsel werkt, verkoop of gebruik je eerst de artikelen die je tegen de oude inkoopprijs hebt ingekocht. Pas als die helemaal uit de voorraad zijn, verkoop (of gebruik) je de nieuwe artikelen. Zo blijft het duidelijk hoeveel je voorraad waard is, ook al is de inkoopprijs tijdens het jaar veranderd.
Download ons gratis template!
Wil je graag een voorraadlijst bijhouden maar ben je niet zo handig in Excel? En wil je niet voor een apart softwarepakket betalen? Probeer dan ons gratis voorraadbeheer template. Daarmee houd je handig bij hoeveel je van elk artikel hebt ingekocht, verkocht en afgeboekt. Vervolgens wordt er automatisch voor je uitgerekend wat de totale voorraadwaarde is!
Hoe verwerk je voorraad in de boekhouding?
Aan het eind van het boekjaar moet je aangeven op je balans hoeveel voorraad je in totaal over hebt. Daarvoor tel je de waarde van alle goederen bij elkaar op. Daarbij gebruik je niet de verkoopprijs, maar de kostprijs. Neem het volgende voorbeeld.
Stel je hebt 100 artikelen gekocht voor €50 euro per stuk en 50 doorverkocht voor €75. Als je uitrekent hoeveel je voorraad waard is, neem je de 50 overgebleven artikelen keer de inkoopprijs (in dit geval 50 x 100 = €5.000). De verkoopprijs is niet belangrijk voor je voorraadwaarde op de balans.
Je vermeldt de voorraad aan de activazijde van de balans. Voorraad reken je als vlottende activa. Je kunt voorraad namelijk makkelijk verkopen of gebruiken (in tegenstelling tot vaste activa, zoals een bedrijfspand).
Een aantal boekhoudpakketten biedt voorraadbeheer binnen het programma aan, zoals Rompslomp en e-Boekhouden. Zo hoef je niet zelf aan het eind van het jaar nog uit te rekenen hoeveel voorraad er op je balans komt te staan. Je geeft aan wanneer er voorraad wordt ingekocht. Als je vervolgens de goederen toevoegt aan verkoopfacturen, ziet het pakket dat er voorraad weer uitgaat. Zo hoef je alleen aanpassingen aan je voorraad te maken als er onverkochte voorraad moet worden afgeboekt.
Tips om je voorraad goed bij te houden
1. Pas op met bulk inkopen
Vaak betaal je minder per eenheid als je een grotere bestelling plaatst bij leveranciers. Misschien is je eerste gedachte daarom: ik moet zo veel mogelijk inslaan! Ho, even wachten. Is dat wel handig?
Eigenlijk wil je zo min mogelijk van je geld in voorraad vast hebben zitten. Simpel gezegd: hoe meer voorraad je hebt, hoe minder geld je hebt om uit te geven. Daarnaast ben je ook geld kwijt aan opslagruimte. Neem een kijkje naar je financiën. Kun je een grote bestelling makkelijk betalen? Of heb je liever wat geld op de rekening voor de volgende keer dat de Belastingdienst aanklopt?
Vraag je ook af of je snel van voorraad afkomt. Met bulk inkopen loop je het risico dat je niet van je voorraad afkomt en je krap bij de kas komt te zitten. Met kleinere bestellingen loop je het risico dat je voorraad tekort komt. Het antwoord op deze vraag zit hem in de omloopsnelheid van je artikelen. Zeker in het begin van je ondernemersreis heb je nog geen data om je te helpen bij het inschatten van je verkopen.
2. Schat je omloopsnelheid in
De snelheid van het doorbewegen van je voorraad noem je ook wel de omloopsnelheid. Hoe korter je voorraad blijft liggen, hoe hoger je omloopsnelheid. Het is niet altijd even makkelijk om de omloopsnelheid van voorraad in te schatten. Het ligt namelijk aan de vraag naar jouw producten (of diensten).
Naarmate je langer onderneemt, kun je de omloopsnelheid van artikelen beter inschatten. Je komt ook meer te weten over de markt waar je in zit. Winterjassen worden vanzelfsprekend niet zo goed verkocht op zonnige dagen en er is minder vraag naar buitenschilders tijdens een regenachtige herfst. Houd rekening met omstandigheden die invloed hebben op jouw bedrijfsvoering en wees flexibel. Kledingwinkels geven niet voor niets korting op winterjassen in de zomer.
Weten wat de omloopsnelheid is van verschillende artikelen is belangrijk voor 2 redenen. Ten eerste: omdat je weet hoeveel je moet bijbestellen zodat je niet te veel of te weinig inkoopt. Ten tweede: omdat je het assortiment daarnaar kunt aanpassen. Merk je dat sommige artikelen heel lang in het magazijn blijven liggen? Dan is het misschien handig om de prijs te verlagen of het product simpelweg uit het assortiment te halen.
3. Stel het niet uit!
In dit blog hebben we uitgelegd waar je allemaal rekening mee moet houden als je als kleine ondernemer voorraad hebt. Onze belangrijkste tip blijft: stel je voorraadbeheer niet uit! Anders zit je aan het eind van het jaar op je hoofd te krabben omdat je bent vergeten hoeveel je ook alweer hebt verkocht en afgeboekt. Oeps – dan klopt je voorraadwaarde niet en je boekhouding is incompleet.
Nogmaals hebben we een handig (gratis!) voorraadlijst template waarmee alles makkelijk bijhoudt. Ben je niet zo handig in Excel, dan is dit een goed begin!
Misschien vind je dit ook interessant ...
