Balen van de afspraak die niet doorgaat
Ik hoor mezelf zeggen “Joh, wat vervelend dat je juist nu ziek bent in de vakantie. Geen probleem hoor. Dan maken we straks gewoon weer een nieuwe afspraak. Beterschap gewenst en laat me maar weten wanneer je weer op de been bent”. Dat zal ze doen zegt ze.
Maar ik baal. Dat de afspraak niet doorgaat. Dat we het traject niet kunnen afronden. Dat de voorbereidingen voor vanochtend weer in de kast worden gelegd. En er straks weer uit moeten. Maar nog meer dat ik deze laatste afspraak in mijn eigen vakantie had gepland. Het kon even niet anders dan die maandag in de vakantie.
Meebewegen met de ander, het is niet altijd handig
Ik haal mezelf eerst een kop koffie. Even schakelen. Mijn gedachten laten gaan over de gebeurtenis en hoe ik daar zelf in acteer. In de regel heb ik alle begrip voor ziekte of gevallen van overmacht. Ik beweeg graag mee met de ander. Ik denk mee hoe het opgelost kan worden. Soms ten koste van mijzelf en mijn eigen tijd. Niet altijd zakelijk even handig besef ik me, maar wel hoe ik het altijd heb gedaan.
Het werd de laatste factuur die ze aan me stuurde
Onlangs zat ik aan de andere kant van de lijn. Er was een urgente familiesituatie gaande en ik had niet meer gedacht aan een afspraak. Ik werd gebeld en wist dat ik een afspraak had gemist. “Je ontvangt wel een factuur voor de gemiste afspraak” kreeg ik te horen. Dat deed wel zeer, want het was geen klein bedrag. Zeker. Zij handelde volgens haar algemene voorwaarden. Ze stond in haar recht. Maar het voelde toch niet goed. Geen begrip van haar kant. Ik had het zelf anders aangepakt. Het werd tevens haar laatste factuur die ze aan me stuurde.
Tijd voor een check
Afgelopen maand heb ik mijn algemene voorwaarden laten checken door een juridisch adviseur. Ik ontmoette haar deze zomer tijdens een netwerkbijeenkomst. In de periode nadat ik haar had ontmoet begon een stemmetje in mij op te spelen. “Die algemene voorwaarden. Kloppen ze eigen nog wel? Moet ik er niet een keer naar laten kijken?” Irritant, maar het stemmetje bleef aandringen.
Een serieuze update nodig
Mijn algemene voorwaarden en privacyverklaring stammen uit de tijd dat ik net voor mezelf was begonnen. Met knip en plak werk had ik iets over voorwaarden op papier gezet. Want dat is toch iets dat erbij hoort. Naar mijn idee had ik dat best goed gedaan. Ik maakte toch maar een afspraak met deze juridisch adviseur. Mijn documenten had ik haar inmiddels gemaild voor een eerste check. Tijdens onze eerste afspraak vertelde ze dat mijn voorwaarden inderdaad wel een serieuze update konden gebruiken. Ai, daar was ik al wel een beetje bang voor.
Juridisch goed voor elkaar
En zo gebeurde. De bezem werd door mijn algemene voorwaarden en privacyverklaring gehaald. Ze voldoen nu aan de laatste vereisten en zijn toegespitst op mijn bedrijf. Het geeft mij een goed gevoel dat het juridisch goed voor elkaar is. Het stelt de gegevens van mijn klanten veilig. Het geeft helderheid over de regels waarbinnen ik onderneem. In de voorwaarden staat ook geschreven: ‘Wanneer de afspraak binnen 24 uur wordt afgezegd, komt deze te vervallen en wordt deze als dusdanig doorberekend’.
Stuur ik straks een factuur voor die niet nagekomen afspraak?
De grote gewetensvraag is nu: stuur ik straks een factuur voor een niet nagekomen afspraak? Volgens mijn voorwaarden wel. Maar het zal helemaal afhangen van de situatie die speelt. Wat mijn relatie met de klant is. Of ik voor mijn gelijk of voor mijn geluk ga. Ik bepaal gelukkig helemaal zelf wat voor die specifieke situatie past. De volgende keer ben ik me in ieder geval veel bewuster van de keuze die ik hierin maak. Zoveel heeft me dit wel geleerd.
Algemene voorwaarden
Wacht niet tot het moment dat je ‘iets op papier’ nodig hebt en je hebt het niet voor elkaar. Vraag om advies bij een expert. Iemand die met je meedenkt over deze juridische kant van jouw bedrijf. Welke afspraken je maakt met je klanten en wat de gevolgen zijn wanneer het onverhoopt anders loopt.
Algemene voorwaarden. Je hebt ze pas nodig, wanneer je ze nodig hebt. Ook als ZZP’er.
Anita Udink
Zij & Cijfers
https://www.zij-en-cijfers.nl/
