In het kort
- Wanneer overstappen? Als Excel fouten geeft of je administratie je stress bezorgt. Het gaat om de behoefte aan rust, grip en vertrouwen in je cijfers.
-
Voordelen: Automatische back-ups (veiligheid bij een crashende laptop) , realtime inzicht in je cijfers , gemakkelijke btw-aangifte en tijdsbesparing door automatische bankkoppelingen.
-
Startersadvies: Begin direct met een online pakket. Kies een simpel systeem dat met je meegroeit.
- Tip: Stap het liefst over op 1 januari, en richt je boekhouding al in december in.
Van Excel naar online
Met Excel kun je in het begin vaak wel goed uit de voeten. Tot een gegeven moment, waarop je merkt dat het steeds meer aandacht vraagt: formules die niet kloppen, vergeten facturen, en het gevoel dat je iets kunt missen. Dat zorgt voor onrust.
Een online boekhoudpakket neemt dat risico weg: je cijfers worden automatisch bijgewerkt, btw-berekeningen kloppen altijd. Je ziet in één oogopslag hoe je bedrijf ervoor staat. Bovendien oogt het professioneel. Zowel voor klanten als voor jezelf. |
Van tas naar online
Wie de administratie nog ‘in de tas’ aanlevert, is sterk afhankelijk van de boekhouder. Je weet pas achteraf hoe je cijfers ervoor staan. Door online te werken krijg je realtime inzicht en houd je zelf grip op je bedrijf. Dat geeft vertrouwen en maakt het makkelijker om keuzes te maken. |
De echte winst
Naast tijdsbesparing door automatische koppelingen en veiligheid door back-ups, biedt een online boekhoudpakket vooral mentale ruimte. Je hoeft niet meer te twijfelen of alles klopt, je raakt geen bonnetjes kwijt en je kunt met een gerust hart ondernemen. Het systeem groeit met je mee, zodat jij kunt blijven focussen op wat echt belangrijk is: je bedrijf laten groeien. |
Elke bonnetje een code meegeven
Tijdens een netwerkbijeenkomst kom ik in gesprek met twee ondernemers. Het gesprek gaat over hun boekhoudsoftware. Een van de ondernemers verzucht: “Ik dacht dat zo’n boekhoudpakket veel meer zelf kon, maar ik moet nog alles controleren." Dat valt me vies tegen. Ik moet elk bonnetje nog een code meegeven en koppelen aan een leverancier. Wanneer ik de factuur betaal, moet ik kijken of dat wel goed gaat. Soms koppelt het systeem een factuur verkeerd. Ik ben het zat en wil een ander boekhoudsysteem. "Wat zou jij mij aanraden?" Ze keek me vragend aan, bijna dwingend.
Starten met Excel of direct een online pakket?
Ik vraag hoe zij zijn gestart: meteen met een online boekhoudpakket of eerst met Excel? De antwoorden verschillen. Eén ondernemer startte met een online boekhouding, de ander koos voor Excel: “Ik kreeg een mooi Excel-bestand van mijn boekhouder. Ik dacht: ik begin gewoon en kijk hoe het loopt. Bovendien was het goedkoop.”
Ze vervolgt: Ik kreeg fouten in het Excel bestand doordat ik per ongeluk over formules heen typte. Ook zag ik niet wanneer er iets niet klopte. Toen ik het wel zag, kon ik de fout niet vinden. Dat gaf me ontzettend veel stress. Daarom ben ik overgestapt op een online boekhoudpakket. Maar nu loop ik tegen het volgende probleem aan. Beide ondernemers werken met dezelfde software. “Hoe is dat voor jou, ervaar jij dat ook zo?" Vraag ik aan de andere ondernemer. “O, nee, het werkt prima voor me” zegt ze.
Kleine aanpassingen kunnen al veel opleveren
Ik zie de verwonderde blik van de eerste ondernemer. "Misschien is het alleen een kwestie van finetunen," zeg ik geruststellend. "Dan hoef je niet meteen over te stappen naar een ander pakket." Je kunt bijvoorbeeld je bank automatisch koppelen en het systeem trainen in terugkerende uitgaven. Misschien kan je boekhouder er samen met je naar kijken, zodat het makkelijker wordt." geef ik haar als tip mee.
Advies voor de startende ondernemer
“Wat zouden jullie een startende ondernemer adviseren: wel of geen boekhoudpakket vanaf het begin?” vraag ik. Deze keer antwoordt het duo in koor: een boekhoudpakket.
Ze noemen meerdere voordelen als ik vraag waarom. Je hebt je administratie bij elkaar staan op je laptop. Je inkoop- en verkoopfacturen. Er zijn minder vaak bonnetjes zoek. Je kunt ze namelijk gelijk inscannen. De btw-aangifte kan gemakkelijk verstuurd worden met alle bedragen op de juiste plek.
Een van hen voegt toe: “In de cloud werken betekent ook automatische back-ups. Geen stress, wanneer je laptop zou crashen. Ik moet er toch niet aan denken. De bonnen hoef je ook niet meer fysiek te bewaren; ze staan gescand in je boekhouding. "Ook zie je eenvoudig welke klanten nog moeten betalen." De ander vult aan: "En de helpdesk vind ik erg handig."
Beide ondernemers zien duidelijk de voordelen van een online boekhoudpakket.
Wanneer stap je over naar een online boekhouding
De vraag is: stap je over als Excel nog prima werkt? Of als je elk kwartaal nog gewoon alles in een tas bij je boekhouder afgeeft? Waarom zou je dan toch die stap zetten?
Tijdens het gesprek blijkt dat ook zij niet alleen uit praktische overwegingen werken met een online boekhoudpakket. Het is ook de behoefte aan rust, grip en vertrouwen in je cijfers. Een andere reden: tijdsbesparing door automatische koppelingen, veiligheid door back-ups en een systeem dat meegroeit met je bedrijf.
Kies het juiste pakket
Bij de overstap is belangrijk: welk pakket past bij jouw situatie? Startende zzp’ers kunnen beginnen met een eenvoudig, laag-tarief abonnement. Zo bouw je je administratie op zonder te betalen voor functies die je nog niet nodig hebt. Later upgraden is eenvoudig, met extra functionaliteiten en koppelingen. Het systeem groeit mee, waardoor je administratie overzichtelijk en betrouwbaar blijft.
Tip: Wanneer je toch de overstap maakt: 1 januari is het beste moment om dat te doen. Richt je boekhouding alvast in december in, zodat je het nieuwe jaar fris van start kunt!
Anita Udink
Zij & Cijfers
https://www.zij-en-cijfers.nl/
