Hoe stuur ik mijn facturen slim?

Slim factureren in het kort

• Stuur je factuur direct na de klus of op een vast moment in de week.

• Gebruik een facturatieprogramma met sjablonen en automatische herinneringen.

• Registreer je werkzaamheden dagelijks zodat je factuur snel klaar is.

• Communiceer duidelijke betaaltermijnen en houd je klanten aan afspraken.

• Bouw een financiële buffer zodat je niet afhankelijk bent van late betalingen.

Gesprek met Chris: inzicht in geldstroom 

Chris is schoonmaker. Hij zorgt voor schone algemene ruimten in appartementencomplexen van de woningbouwvereniging en staat regelmatig op de ladder om ramen te wassen. Het is routinewerk met een vaste frequentie. Op woensdag heeft hij een administratief blok gepland om zijn facturen te versturen. Toch komt er elke keer iets tussen. Zijn ouders zijn op leeftijd en hebben voortdurend hulp nodig. Deze week moet zijn moeder onverwachts naar het ziekenhuis. Chris springt in de auto om haar te ondersteunen. De facturen blijven opnieuw liggen.

Tijdens een coachgesprek vraag ik hem hoe hij zijn facturen aanpakt.

“Hoe vaak stuur je jouw facturen, Chris?” vraag ik. Hij lacht wat ongemakkelijk. “Eerlijk? Wanneer ik eraan toekom. Meestal één keer per maand, maar soms schuift het op.”

“Wat gebeurt er als je een week later factureert?” vraag ik door. “Dan staat het geld ook een week later op mijn rekening,” zegt hij schouderophalend. Ik knik. “En intussen moet jij wel je rekeningen betalen. Weet je dat je op die manier jouw klanten financiert?”

Hij kijkt me aan alsof hij het ineens begrijpt. “Dus als ik later factureer, betaal ik eigenlijk zelf voor de vertraging.”

“Precies. Het is jouw werk. Jouw facturen zijn de brandstof van je bedrijf.”

Chris realiseert zich dat zijn onregelmatige facturatie de oorzaak is van de pieken en dalen op zijn rekening. Het werk is constant, maar de inkomsten lopen achter. Met dat inzicht is de motivatie geboren om het anders aan te pakken.

De financiële analyse: factureren als een koning

Wat Chris overkomt, is geen uitzondering. Ondernemers raken makkelijk verstrikt in de waan van de dag. Ze leveren kwaliteit aan klanten, maar vergeten hun eigen bedrijfsprocessen. Administratie en facturatie zijn geen bijzaak. Cash is king. Iedere week dat je een factuur laat liggen, geef je jouw klant een renteloze lening. Dat kan misschien bij een grote corporate, maar als kleine ondernemer is je liquiditeit je levenslijn. Zonder geld op de bank kun je je leveranciers niet betalen, kun je geen reserve opbouwen en staat je onderneming onder druk. Bovendien slaat de stress die daarbij hoort door naar je privé‑leven.

Uit onderzoek blijkt dat financiële stress breed leeft. Drie op de vier Nederlanders ervaren wel eens financiële stress, vaak door onverwachte uitgaven of door hoge kosten van levensonderhoud. Vooral onder zzp’ers is dit probleem nijpend: 83 % zegt stress te ervaren door onregelmatige inkomsten en een gebrekkige pensioenopbouw. Het onderzoek laat zien dat gebrek aan structuur in je geldstroom de grootste veroorzaker van financiële stress is. En dat is precies wat laat factureren in de hand werkt.

Als geldstroomexpert weet ik dat kleine aanpassingen groot effect hebben. Een simpel systeem voor factureren is sneller ingericht dan je denkt. Het begint met bewustzijn: besef dat je inkomen pas ontstaat zodra je een factuur verstuurt. Daarna volgt discipline: een vast facturatiemoment in je agenda waar niets tussenkomt. Tot slot is er automatisering: hulpmiddelen die het werk voor je vergemakkelijken. Samen zorgen ze voor een constante stroom aan inkomsten, zodat jij vooruit kunt kijken in plaats van achter de feiten aan te lopen.

5 financiële gewoontes waarmee je als zzp'er rustig het nieuwe jaar ingaat

Lees het hier

Factureren sturen is geen prioriteit

Vaak hoor ik ondernemers zeggen dat ze te druk zijn om direct te factureren. Maar bedenk dat iedere dag vertraging ook een dag langer zonder inkomen betekent. In combinatie met een wettelijke betalingstermijn van dertig dagen kan uitstel van facturatie ervoor zorgen dat je wel zes tot acht weken op je geld wacht. Daar komt bij dat onregelmatige facturatie leidt tot onvoorspelbare geldstromen. Het ene moment staat er een groot bedrag op je rekening, het volgende moment is het nagenoeg leeg. Je vaste lasten, zoals huur, autokosten en belastingen, houden zich niet aan jouw facturatiemoment. Ze gaan gewoon door. Regelmaat in je facturatie zorgt voor een gelijkmatigere geldstroom en maakt plannen makkelijker.

Tijdig factureren vergroot je professionele uitstraling. Een heldere factuur met duidelijke omschrijvingen en goede betalingscondities nodigt uit tot sneller betalen. Door meteen te factureren laat je zien dat je grip hebt op je administratie. Klanten zullen je sneller serieus nemen, wat de bereidheid om tijdig te betalen vergroot. Een systeem met automatische herinneringen kan daarbij helpen; je hoeft dan niet persoonlijk achter je geld aan en toch blijft de betaling op de radar van je klant.

Stappenplan voor slimme facturatie 

1. Factureren direct na afronding. Maak er een gewoonte van om facturen te sturen zodra het werk is gedaan. Werk je met vaste periodes? Plan dan aan het einde van elke week of maand een factuurronde. Zet deze afspraak in je agenda en beschouw hem als heilig.
2. Gebruik facturatiesoftware met sjablonen. Een goed pakket maakt factureren eenvoudiger en sneller. Je voert jouw standaarddiensten en prijzen eenmalig in, en met een paar klikken is de factuur klaar. Voor terugkerende opdrachten stel je terugkerende facturen in die automatisch worden verzonden.
3. Registreer je werkzaamheden dagelijks. Noteer je uren en activiteiten nog dezelfde dag in je systeem. Verzamel relevante gegevens en kosten direct. Zo hoef je niet terug te zoeken wanneer je de factuur opstelt. Een complete en actuele administratie maakt factureren bijna een kwestie van copy‑paste.
4. Communiceer duidelijke betalingsvoorwaarden. Vermeld een heldere betalingstermijn en eventuele toeslagen bij te late betaling. Licht je klanten bij de start van een opdracht alvast in over je werkwijze. Door verwachtingen te managen voorkom je discussies achteraf.
5. Automatiseer betalingsherinneringen. Stel reminders in die vlak voor en na de vervaldatum automatisch verstuurd worden. Een vriendelijke herinnering houdt jouw factuur onder de aandacht zonder dat je er handmatig achteraan hoeft.
6. Plan je agenda om je facturatiemoment heen. Laat privé‑zaken, hoe belangrijk ze ook zijn, niet structureel je facturatie blokkeren. Kun je een geplande administratiesessie niet nakomen? Kies een vervangende dag of laat iemand anders inspringen. Facturatie is de brandstof van je bedrijf; behandel het als prioriteit.
7. Bouw aan een financiële buffer. Door je facturen tijdig te versturen creëer je een constante instroom van geld. Reserveer een deel hiervan op een aparte rekening. Een buffer zorgt ervoor dat je tijdelijke tegenslagen kunt opvangen zonder stress.

Wat moet ik op een factuur zetten?

Lees het hier

De belangrijkste les voor ondernemers

Financiële rust komt niet vanzelf. Het vergt discipline en inzicht in waar je geld vandaan komt. Chris slaapt inmiddels een stuk beter nu hij weet dat hij zelf de financiële stress heeft veroorzaakt en het ook makkelijk kon oplossen.

De belangrijkste les? Je hoeft geen ingewikkelde tools of enorme financiële kennis te hebben om grip te krijgen op je geld. Het begint bij het besef dat facturen sturen niet iets is wat je doet ‘als er tijd over is’. Het is de kern van je bedrijf. Elk uur dat je een factuur uitstelt, ben jij degene die de rekening betaalt. Maak van factureren je nieuwe prioriteit. Zo werk je niet alleen hard ín je bedrijf, maar ook verstandig áán je bedrijf, met meer rust en zekerheid als resultaat.

Janine van Vliet
Koken met Cijfers