Op workation als zzp’er: Wat zijn de problemen en hoe los je ze op?

Bereikbaarheid en werkplek

Internet is onmisbaar

Aangezien je voornamelijk vanuit je laptop werkt, is een betrouwbare internetverbinding belangrijk. Zonder internet kun je niet werken. Zorg daarom dat je goed voorbereid bent. Niemand zit te wachten op een haperende video call.

Regel een mobiele hotspot of een lokale simkaart met data-abonnement om onbeperkt te kunnen internetten Zo ben je altijd verzekerd van een internetverbinding, zelfs als de wifi uitvalt. Met een Nederlands abonnement zit je altijd met een data limiet. Afhankelijk van het land waar je verblijft, zijn er met een lokale simkaart vaak al mogelijkheden vanaf 1 euro per dag voor onbeperkt internet.

Een werkplek zonder afleiding

Denk ook aan een goede werkplek. Een café klinkt gezellig, maar kan druk en afleidend zijn. Misschien is een co-working space een betere optie voor jou. Een goede stoel en een bureau kunnen een groot verschil maken voor je productiviteit en houding. Controleer ook of er voldoende stopcontacten zijn op je werkplek. Niets is vervelender dan een lege laptopbatterij midden in een belangrijke taak.

Zoek van tevoren uit of er co-working spaces bij je in de buurt zijn, of ze de juiste voorzieningen hebben zoals wifi en koffie en wat de kosten ervan zijn. Zo weet je zeker dat er een plek is waar je rustig kunt werken zonder teveel afleiding. Dit kan betekenen dat je soms wat extra moet betalen voor een ruimte, maar het kan je productiviteit aanzienlijk verhogen.

Tijdsverschillen en bereikbaarheid

Niet te vergeten: Houd rekening met tijdsverschillen als je werkt met klanten of collega's in een andere tijdzone. Dit kan invloed hebben op je werkuren en bereikbaarheid.

Check wat de lokale tijden zijn in de regio waar je naartoe gaat. Plan je dagen zo dat je weet wanneer je bereikbaar moet zijn voor je NL collega's en klanten. Werk je bijvoorbeeld in New York, begin dan wat eerder zodat je overlap hebt met de Nederlandse werkuren.

Documenten om aan te denken

Als zzp'er op workation gaan vraagt om een goede voorbereiding, vooral als het gaat om visa en verzekeringen. Voordat je vertrekt, is het belangrijk om te controleren of je een visum nodig hebt voor je bestemming. De regels verschillen per land en het is essentieel om te weten welke documenten je nodig hebt om legaal te kunnen werken en verblijven.

Heb ik een visum nodig?

Check de regels van je bestemming! Zo kom je niet voor verrassingen te staan en kun je zorgeloos werken en reizen.

Als je naar een land wilt waarvoor je een visum nodig hebt, is het goed om te weten dat niet elk land remote werken toestaat op een toeristenvisum. Gelukkig hebben veel landen speciale visa voor digitale nomaden. Deze visa zijn bedoeld voor mensen die langere tijd willen blijven zonder de gedoe van een traditionele verblijfsvergunning. Ze zijn vaak makkelijker te verkrijgen en hebben minder strenge eisen.
Mexico en Thailand hebben bijvoorbeeld zo’n visum. 

Onderzoek dus wat de regels zijn van het land waar je naartoe gaat! Begin op tijd met het aanvragen van je visum, want dit proces kan soms langer duren dan je verwacht. Hou ook rekening met de kosten voor een visum aanvraag, ook dit kan per land erg verschillend zijn. 

Goed verzekerd werken in het buitenland

Daarnaast is een goede reisverzekering onmisbaar. Niet elke standaard reisverzekering dekt werkgerelateerde zaken. Zorg ervoor dat je een verzekering kiest die specifiek is afgestemd op jouw workation behoeften als zzp'er. Denk hierbij aan dekking voor je apparatuur zoals laptop en smartphone, medische kosten, en eventuele juridische hulp als er iets misgaat.

Er zijn verschillende zaken om rekening mee te houden. Zo heb je bijvoorbeeld niet altijd recht op een vergoeding als je je laptop onderweg verliest en kijk goed naar je zorgverzekering. Niet alle zorg en medische kosten in het buitenland worden standaard vergoed door de basisverzekeringen vanuit Nederland. Check daarom goed je verzekering en sluit wanneer nodig een aanvullende verzekering af zodat je zeker weet dat je zorgverzekering goed geregeld is, mocht er iets gebeuren tijdens je workation.

Altijd je belangrijke documenten bij de hand

Sla voordat je vertrekt alle belangrijke documenten, zoals je visum, verzekeringspolis en contactinformatie van je verzekeraar, digitaal op. Zo heb je ze altijd bij de hand, ook als je fysieke papieren kwijtraakt. Het is ook een goed idee om een kopie van deze documenten met een vertrouwd persoon thuis te delen, voor het geval er iets gebeurt en je hulp op afstand nodig hebt.

Administratieve zaken tijdens je workation

Als zzp'er op workation gaan betekent niet dat je je administratieve verantwoordelijkheden kunt negeren. Gelukkig kun je met een online boekhoudprogramma overal je administratie bijhouden. Zorg ervoor dat je alle benodigde documenten en toegangscodes bij de hand hebt, zodat je ook tijdens je workation je financiën op orde kunt houden.

Alles in de cloud

Een van de belangrijkste tips is het gebruik van cloudopslagdiensten zoals Google Drive of Dropbox om al je belangrijke documenten op te slaan. Dit zorgt ervoor dat je overal toegang hebt tot je bestanden en voorkomt dat je fysieke papieren kwijtraakt. Daarnaast is het handig om mobiele apps van je boekhoudprogramma en andere administratieve tools te downloaden. Zo kun je gemakkelijk je administratie bijhouden, zelfs als je onderweg bent. Zorg ervoor dat je online accounts goed beveiligd zijn met sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie, vooral als je op een gedeeld netwerk werkt.

Administratie

Blijf je klanten op tijd factureren, ook tijdens je workation. Met een online boekhoudprogramma kun je eenvoudig facturen maken en verzenden, zodat je cashflow niet in gevaar komt. Daarnaast is het belangrijk om je uitgaven bij te houden, inclusief reiskosten en andere uitgaven die je tijdens je workation maakt. Dit helpt je om je budget in de gaten te houden en kan nuttig zijn voor belastingaftrekken.

Houd ook contact met je boekhouder of accountant, vooral als je financiële vragen hebt of hulp nodig hebt. Voor noodgevallen is het verstandig om een back-up plan te hebben. Weet wie je kunt bellen als je technische problemen hebt of als je belangrijke documenten moet delen.

Vergeet niet om te genieten, maar ook niet om te werken

Een goede planning voor balans tussen werk en vakantie

Werk en vakantie combineren kan lastig zijn. De valkuil is dat het vakantie vieren je wellicht beter afgaat dan het daadwerkelijke werken. Of andersom. Maak daarom een duidelijke planning. Maak een lijst van taken die je moet afronden en stel prioriteiten. Het is bijvoorbeeld behulpzaam om in blokken te werken van 90 minuten daarna een korte pauze te nemen. Dit helpt je om gefocust te blijven en voorkomt dat je een te lange tijd achter elkaar werkt zonder rust.

Ook kan een vaste routine helpen. Houd je aan vaste werktijden, zelfs als je in een andere tijdzone zit. Dit helpt je om kaders te bepalen tussen werk en vrije tijd. 

Laat je klanten weten dat je op workation gaat. Zorg dat je bereikbaar blijft voor belangrijke vragen of taken. Zet automatische antwoorden aan en geef duidelijk aan wanneer je wel of niet beschikbaar bent. Zo voorkom je onduidelijkheid en stress.

Vakantie vieren

Aan de andere kant wil je natuurlijk ook voorkomen dat je alleen maar aan het werk bent. Je bent namelijk ook op vakantie! Wees daarom flexibel, maar houd je basisstructuur aan. Soms komen er onverwachte dingen op je pad. Zorg dat je ruimte hebt voor spontane uitjes.

Plan naast je werktijden ook bewust  tijd in voor ontspanning en verkenning. Blokkeer momenten in je agenda voor activiteiten die niets met werk te maken hebben. Dit kan een wandeling zijn, een bezoek aan een lokale bezienswaardigheid of gewoon relaxen.

Stel naast werkgerelateerde doelen ook persoonlijke doelen voor je workation. Dit kan variëren van het leren van een nieuwe taal tot het lezen van een bepaald aantal boeken. Dit helpt je om een balans te vinden tussen werk, persoonlijke groei en plezier.

Op deze manier word je workation productief én plezierig. Geniet van je tijd en maak het beste van beide werelden!

Maak je verstaanbaar 

Communiceren in een andere taal kan een uitdaging zijn, maar met de juiste voorbereiding kom je een heel eind.

Zoek voordat je vertrekt  uit hoe goed de lokale bevolking Engels spreekt. Dit kan je helpen inschatten hoeveel moeite je moet doen om de lokale taal te leren.Installeer ook vertaalapps zoals Google Translate of iTranslate op je telefoon. Deze apps kunnen je helpen om snel woorden en zinnen te vertalen. Leer sowieso wat basiszinnen in de lokale taal. Een paar woorden zoals "hallo", "dank je wel" en "waar is de wc?" kunnen al een groot verschil maken. Mensen waarderen het echt als je moeite doet om hun taal te spreken.

Mocht je de taal beter willen leren, gebruik apps zoals Duolingo om jezelf voor te bereiden op de taal van je bestemming. Dit kan je helpen om de basis van de taal te leren voordat je vertrekt.

En vergeet niet: fouten maken hoort erbij. De meeste mensen zullen je poging om hun taal te spreken waarderen en je graag helpen. Wees dus niet bang om te proberen en lach om je eigen fouten.

Gezond blijven tijdens je workation 

Gezond blijven is belangrijk, vooral als je op workation bent. Zorg dat je goed eet, voldoende slaapt en regelmatig beweegt. Vakantie is leuker als je fit blijft, en hier zijn een paar extra tips om gezond te blijven tijdens je workation.

• Voeding: Het is verleidelijk om tijdens je workation te genieten van lokale delicatessen en uit eten te gaan, maar probeer een balans te vinden. Het kan handig zijn om zelf af en toe te koken, vooral als je langere tijd op één plek verblijft. Zo kun je beter controleren wat je eet en ervoor zorgen dat je een evenwichtige maaltijd binnenkrijgt. Hou er ook rekening mee dat je niet overal het water uit de kraan kunt drinken.
• Slaap voldoende: genoeg slaap is cruciaal voor je energie en productiviteit. Probeer een regelmatig slaapritme aan te houden, ook al zit je in een andere tijdzone.
• Beweging: Regelmatige beweging helpt je om fit te blijven en vermindert stress. Zoek naar lokale mogelijkheden om te sporten, zoals een wandeling maken, hardlopen, fietsen of zelfs een lokale sportschool bezoeken. Als je in een stad bent, verken dan te voet of met de fiets in plaats van met de auto of het openbaar vervoer. Dit is niet alleen goed voor je gezondheid, maar geeft je ook de kans om de omgeving beter te leren kennen.
• Stress: Let ook op je mentale gezondheid. Een nieuwe omgeving kan soms stressvol zijn, vooral als dingen niet helemaal gaan zoals gepland. Neem de tijd om te ontspannen en activiteiten te doen die je leuk vindt, of het nu gaat om het lezen van een boek, mediteren of het ontdekken van nieuwe plekken.
• Medische hulp: Zorg dat je toegang hebt tot medische hulp indien nodig. Zoek van tevoren uit waar de dichtstbijzijnde apotheken en ziekenhuizen zijn en zorg dat je een basis EHBO-kit bij de hand hebt. Als je regelmatig medicijnen gebruikt, neem dan genoeg voorraad mee of zorg dat je weet hoe je deze in het buitenland kunt verkrijgen. Een goede vertaal-app kan in medische situaties uitkomst bieden!

Dus, waar ga jij heen op je eerste workation? 

Alicia insurance

Heb jij je volgende workation al gepland? Rompslomp maakt het graag makkelijk voor jou als zzp’er. Daarom werken we samen met Alicia Insurance. Zij maken verzekeringen met dekkingen speciaal voor zelfstandig ondernemers, gebaseerd op de risico's die een bepaald beroep met zich meebrengt. Neem dus ook eens een kijkje bij de workation-verzekering van Alicia, dan weet je zeker dat je goed zit tijdens je reis!

Rompslomp uitproberen

Op zoek naar een programma om je administratie in bij te houden onderweg?
Probeer Rompslomp een maand gratis en vrijblijvend uit. Een maand lang kun je met het proefabonnement alle functies uitproberen. Lees hier hoe het proefabonnement precies werkt of meld je meteen aan om gratis te proberen.