Zijn de kosten van een zakelijk etentje aftrekbaar of niet?

In het kort

• Wanneer is het zakelijk? Alleen bij een duidelijk zakelijk doel of overleg met klanten en relaties.

• De 80/20 regel: Voor eenmanszaken is 80% van de rekening (inclusief fooi) aftrekbaar als kosten.
• BTW-verschil: Btw in een restaurant is niet aftrekbaar, maar bij bezorging op kantoor vaak wel.
• Administratie: Scan bonnen direct en noteer met wie en waarom je hebt gegeten.

Wanneer is je etentje écht zakelijk?

De grootste misvatting is dat alles wat je tijdens werktijd eet, zakelijk is. Esther is daar heel duidelijk over: je eigen lunch, of dat nu een boterham van thuis is of een broodje van de supermarkt, zijn privékosten.

Een etentje krijgt pas een zakelijk karakter als er een extern doel is. Denk aan de volgende situaties:

• Een lunch met een prospect (mogelijke klant) om een project door te spreken.

• Een afspraak met een zakelijke relatie om samen kennis te maken of dingen door te nemen.

• Een overleg met een andere ondernemer waarmee je samenwerkt aan een opdracht.

Hoeveel krijg je terug van de Belastingdienst?

Hoewel de Belastingdienst graag een beetje meebetaalt aan je zakelijke groei, mag je niet het volledige bedrag aftrekken. Voor de meeste zzp'ers en eenmanszaken geldt een aftrekbeperking van 20%.

Dit betekent dat je 80% van de totale rekening mag opvoeren als zakelijke kosten. Belangrijk om te weten: dit geldt ook voor de fooi die je geeft.

De btw-valkuil: restaurant vs. kantoor

Hier wordt het technisch, maar wel interessant voor je portemonnee:

• In een restaurant: Ook al staat er btw op de bon, als je op locatie eet, is de btw niet aftrekbaar als voorbelasting. Je mag de btw wel als kosten zien, waarvan 80% aftrekbaar is van je winst.
• Laten bezorgen op kantoor: Laat je een zakelijke lunch bezorgen op je werkplek? Dan mag je de btw wél volledig aftrekken als voorbelasting. Dit is een specifieke uitzondering in de btw-wetgeving.

Was als het té gezellig (en duur) wordt? 

Mag je wekelijks in een Michelinrestaurant gaan zitten? In principe is het aan de ondernemer om te bepalen of een uitgave zakelijk te verantwoorden is. Echter, de Belastingdienst kijkt wel naar de branche waarin je werkt. Voor iemand in de zakelijke dienstverlening is een luxe diner gebruikelijker dan voor een loodgieter.

Zodra de bedragen ongebruikelijk hoog worden, kunnen er alarmbellen afgaan. Bij twijfel is het verstandig om advies te vragen aan een specialist over wat in jouw branche gangbaar is.

De gouden tip: scan en noteer

Om problemen bij een controle te voorkomen, heeft Esther één simpele tip: scan je bon meteen. Schrijf op de bon met wie je hebt gegeten en wat het doel van het gesprek was. Zo kun je altijd onderbouwen waarom de uitgave zakelijk was, ook als de controle pas veel later plaatsvindt.

Wilt u dat ik een overzicht maak van hoe u deze specifieke 80/20 kostenverdeling correct invoert in uw boekhoudprogramma?

Zelf gratis en vrijblijvend Rompslomp uitproberen?

Bij Rompslomp begrijpen we de uitdagingen van zelfstandig ondernemers. Daarom bieden we een gratis en vrijblijvend proefabonnement aan. Zo ontdek je zonder risico of onze boekhoudsoftware aansluit bij jouw behoeften. In dit artikel lees je meer over het proefabonnement.