De 3 meest gemaakte fouten bij de btw-aangifte door zzp’ers

 In aflevering 13 ‘De 3 meest gemaakte fouten bij de btw-aangifte door zzp'ers?’ van de Rompslomp videopodcast vertellen we je alles wat je moet weten over de btw-aangifte.

Bekijk hier podcastaflevering 13 ‘Welke kosten kan ik als (startende) zzp’er aftrekken?’.

Fout 1: Denken dat je btw niet kunt terugvragen over kosten vóór je inschrijving

Veel starters weten niet dat je al gemaakte kosten kunt opvoeren, zelfs als je nog niet officieel bent begonnen met je onderneming. Heb je bijvoorbeeld al een laptop gekocht, een website laten bouwen of software aangeschaft vóór je inschrijving bij de KvK? Dan mag je (onder voorwaarden) de btw daarover gewoon terugvragen.

Zo voorkom je het:
Bewaar áltijd je bonnen en facturen, ook van de periode voordat je ingeschreven stond. Zorg er wel voor dat je naam en het product of de dienst erop staat én dat het duidelijk is dat je het zakelijk gebruikt.

Fout 2: Onterecht btw terugvragen of kosten vergeten

Een klassieker: je vraagt btw terug over kosten die eigenlijk niet mogen. Denk aan een etentje met een klant (representatiekosten), een kerstpakket voor personeel of privégebruik van een telefoon of laptop. Aan de andere kant vergeten ondernemers ook juist kosten op te voeren, zoals software-abonnementen, OV-kosten of zakelijke appjes.

Zo voorkom je het:
Check altijd of de kosten echt zakelijk zijn én of je een geldige factuur hebt. Twijfel je? Houd een simpele regel aan: als je het ook zonder je bedrijf zou kopen, kijk dan even extra kritisch. En maak desnoods een lijstje met standaard terugkerende kosten zodat je niets vergeet.

Fout 3:  Factuurdatum of deadline verkeerd inschatten

Veel ondernemers denken dat de datum waarop een klant betaalt bepalend is voor de btw-aangifte, maar dat is dus niet zo. De factuurdatum is leidend. Lever je iets eind maart, maar stuur je de factuur pas op 1 april? Dan valt die btw dus in Q2 (kwartaal 2). Vergeet je een factuur mee te nemen, of verstuur je te laat? Dan klopt je aangifte niet meer.

Zo voorkom je het:
Zorg dat je facturen op tijd verstuurt en dat je in je administratie altijd werkt met de factuurdatum, niet de betaaldatum. Zet deadlines voor je aangifte in je agenda en reserveer standaard een percentage van je omzet voor de btw — dan kom je ook niet in de knel als je moet betalen.

Nog wat bonusfouten (en tips)
Niet alle kosten zijn aftrekbaar. Voorbeelden hiervan zijn:

• Btw-aangifte vergeten: oeps. Kan gebeuren, maar lever hem alsnog zo snel mogelijk in. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans op boetes.

• Geen geld opzij zetten: zet standaard 21% van je inkomsten apart. Zeker als je vooral werkt voor andere ondernemers, want dan ontvang je bijna altijd btw die je moet afdragen.

• Kleineondernemersregeling (KOR) onduidelijk gebruiken: verdien je minder dan €20.000 omzet per jaar? Dan kun je kiezen voor de KOR. Je doet dan géén btw-aangifte meer, maar je mag ook geen btw terugvragen. Even goed afwegen dus.

Hoe houd je je administratie op orde?

Btw-aangifte hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Als je weet waar de valkuilen zitten en je administratie een beetje op orde hebt, scheelt dat een hoop stress. En ja, ook als je een keer een fout maakt: die is in de meeste gevallen gewoon te herstellen.

Zorg dat je jezelf niet gek maakt — een beetje kennis (en structuur) helpt al enorm. En vergeet niet: je bent ondernemer, geen boekhouder. Dus durf ook gerust hulp in te schakelen als je ergens niet uitkomt.

Zelf gratis en vrijblijvend Rompslomp uitproberen?

Bij Rompslomp begrijpen we de uitdagingen van zelfstandig ondernemers. Daarom bieden we een gratis en vrijblijvend proefabonnement aan. Zo ontdek je zonder risico of onze boekhoudsoftware aansluit bij jouw behoeften. In dit artikel lees je meer over het proefabonnement.