5 nadelen van boekhouden zonder bankkoppeling als zelfstandig ondernemer

In dit artikel ontdek je vijf nadelen van boekhouden zonder bankkoppeling. Daarnaast lees je wat een bankkoppeling je in dat geval juist op kan leveren. Zo ontdek je snel of een bankkoppeling ook iets voor jou is.

1. Handmatig banktransacties overnemen kost veel tijd
Wanneer je gaat boekhouden met een online boekhoudpakket zonder bankkoppeling moet je al je banktransacties zelf handmatig invoeren. Misschien valt het aantal betalingen wanneer je net start nog mee. Maar zodra je bedrijf groeit en er steeds meer transacties komen, gaat dit je ook steeds meer tijd kosten. Stel je dan eens voor dat je elke week 20 betalingen krijgt. Die moet je dan allemaal per betaling invoeren in je boekhoudsoftware. Dat is wekelijks een lang en saai klusje. Bovendien steek je die tijd als ondernemer natuurlijk liever in andere dingen dan in je administratie.

Kies je er wel voor om te werken met een bankkoppeling? Dan importeer je automatisch banktransacties in je boekhoudsoftware. Je hoeft niet langer zelf handmatig elke transactie in te voeren. Dit bespaart veel tijd!

2. Meer kans op fouten in je boekhouding
Bij het handmatig overnemen van je transacties maak je sneller fouten. En een klein foutje, zoals een verkeerd bedrag of een verkeerde datum, kan grote gevolgen hebben voor je administratie. Vul je bijvoorbeeld een betaling van 100 euro in als 10 euro, dan kloppen je cijfers aan het eind van de maand niet meer. En wanneer je per ongeluk de verkeerde datum invult, zorgt dit voor onduidelijkheid wanneer je probeert te achterhalen wanneer een betaling is gedaan. Dat kost allemaal onnodig veel tijd en energie.

Met een bankkoppeling worden gegevens automatisch overgenomen. Je bank stuurt automatisch de gegevens van je transacties naar je boekhoudsoftware. Dit gebeurt meerdere keren per dag, afhankelijk van je bank. Je boekhoudsoftware ontvangt deze gegevens en voert ze direct in. Bedragen, datums en omschrijvingen worden meteen correct overgenomen. Er zijn geen afwijkingen tussen wat er op je bankafschrift staat en wat er in je boekhoudsoftware staat. Hierdoor is de kans veel kleiner dat je een administratieve misser maakt die je later weer moet rechtzetten.

3. Geen up-to-date financiële inzichten
Als zelfstandig professional wil je altijd weten hoe je bedrijf er financieel voor staat. Je wil precies weten hoeveel geld er binnenkomt en hoeveel geld eruit gaat. Het handmatig bijwerken van gegevens zorgt ervoor dat dit inzicht in je financiële situatie mist. Dit maakt het lastiger om snelle, goed geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen.

• Hoe neem je bijvoorbeeld een snelle beslissing over het investeren in nieuwe apparatuur of het kopen van extra voorraad zonder dat je weet of je genoeg geld hebt?
• Hoe zie je snel dat je zakelijke betaalrekening bijna leeg is zodat je op tijd actie kunt ondernemen om betalingsproblemen te voorkomen?
• Hoe weet je of je genoeg geld hebt om je leveranciers te betalen of om een grote uitgave te doen?

• Hoe doe je de btw-aangifte zonder bankkoppeling?
  Zoek hiervoor eerst alle facturen van een bepaalde periode bij elkaar. Heb je veel facturen, of is je administratie niet goed op orde, dan kan dit veel tijd kosten. Vergelijk je bankafschriften met je facturen en controleer of alle facturen echt betaald zijn. Zijn alle gegevens ingevoerd in je boekhouding? Bereken dan de btw die je aan de Belastingdienst moet afdragen. Dien tot slot de btw-aangifte in bij de Belastingdienst. Als je fouten hebt gemaakt bij het invoeren van je gegevens, kan dit leiden tot problemen bij de Belastingdienst, zoals boetes of correcties. 
• Hoe doe je de btw-aangifte met een bankkoppeling?
  Een bankkoppeling automatiseert de btw-aangifte. Met alle automatisch bijgewerkte transacties heb je direct alle benodigde informatie voor je btw-aangifte beschikbaar. Hierdoor kun je dit snel en zonder gedoe afhandelen. Je bespaart tijd en vermindert de kans op fouten. En je hoeft je geen zorgen te maken over onjuiste aangiften en mogelijke boetes.

5. Lastig factuurbeheer
Factuurbeheer houdt in dat je bijhoudt welke facturen je hebt verstuurd, welke zijn betaald en welke nog openstaan. Het handmatig bijhouden van dit overzicht kan veel tijd kosten. Je moet regelmatig je bankafschriften handmatig controleren om te zien welke facturen zijn betaald. Omdat het allemaal best veel tijd kost, kan er bijvoorbeeld vertraging ontstaan bij het versturen van herinneringen. Hierdoor moet je (nog!) langer op je geld wachten.

Met een bankkoppeling worden alle betalingen automatisch in je boekhoudsoftware bijgewerkt. Betalingen worden automatisch gekoppeld aan de juiste facturen. Zo zie je direct welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan. Dit zorgt voor een up-to-date overzicht van je financiële situatie. Zijn er onbetaalde facturen? Dan kun je automatische herinneringen instellen, waardoor klanten sneller betalen.

Als zelfstandig ondernemer is het belangrijk om je administratie efficiënt en foutloos te houden. Een bankkoppeling helpt je hierbij door tijd te besparen, fouten te verminderen en je financiële inzicht te verbeteren. Het maakt je boekhouding eenvoudiger en overzichtelijker. Zo kun jij je concentreren op je onderneming.

Heb je nog een andere vraag over de bankkoppeling? Hier vind je de meest gestelde vragen (en antwoorden!) over de voordelen van het werken met een bankkoppeling.