Nooit meer achter je geld aan: automatisch herinneringen sturen voor openstaande facturen

In het kort

• Automatisch herinneringen sturen werkt via je online boekhoudpakket. Dat houdt bij wie te laat is en verstuurt herinneringen op het vooraf ingestelde moment.
• Door automatisch te herinneren ontvangen méér klanten een herinnering. Dat komt omdat je niemand vergeet, niemand ontziet en het geschikt is voor grote aantallen.
• In sommige gevallen is het beter om klanten persoonlijk te herinneren.
• Het versturen van herinneringen is een onmisbaar onderdeel van je facturatieproces.
• Door klanten te herinneren aan hun openstaande factuur, krijg je vaker en sneller betaald.

De voordelen van automatisch herinneringen sturen voor openstaande facturen

Jij verdient als zzp’er een tijdige betaling. Toch betaalt niet iedere opdrachtgever op tijd. Met een betalingsherinnering of aanmaning herinner jij je opdrachtgever aan de plicht om te betalen. Dat kan handmatig of automatisch via je boekhoudsoftware. Automatisch herinneren heeft zo zijn voordelen. We bespreken de belangrijkste voordelen.

1. Je vergeet niemand

Het grote voordeel van automatisch herinneringen sturen is dat je er niet meer naar om hoeft te kijken. Is de factuur een paar dagen na de betaaldatum nog niet betaald? Dan wordt er automatisch een herinnering verstuurd. Hierdoor zie je geen enkele factuur over het hoofd en ontvangt iedereen die te laat is een herinnering.

2. Je bespaart tijd

Doordat de herinneringen automatisch worden verstuurd, bespaart het je enorm veel tijd. Je hoeft niet uit te zoeken wie te laat is. Of handmatig een e-mail te typen. Alles wordt automatisch verstuurd én opgeslagen zodat je altijd kunt bewijzen dat jij de juiste stappen hebt gezet. Je investeert één keer tijd in het juist instellen van het systeem, en daarna doet je boekhoudsoftware het werk.

3. Het is geschikt voor grote aantallen

Het maakt niet uit of je 10 of 1.000 openstaande facturen hebt. Het versturen van 1.000 automatische herinneringen kost jou geen extra tijd en is dus lekker efficiënt.

4. Het is minder spannend

Je hoeft niet bij iedere klant na te denken over het hoe en waarom van de te late betaling. Dat voorkomt twijfels en uitstelgedrag. Iedere klant is gelijk en ontvangt de herinnering. Ook die aardige klant waarbij je het misschien moeilijk vindt om een herinnering te sturen. Jij verdient immers een tijdige betaling.

5. Je krijgt vaker betaald

Door het proces te automatiseren, zullen meer klanten een herinnering krijgen. Je vergeet of ontziet niemand. Hierdoor betalen meer klanten hun factuur, wat goed is voor jouw cashflow.

Natuurlijk kan ook een persoonlijk telefoontje heel effectief zijn, omdat je hiermee inspeelt op de relatie die je hebt met je klant. Over de voordelen van handmatig opvolgen lees je meer in onderstaande blog.

Wat werkt beter: Automatisch of handmatig opvolgen?

Bekijk hier de vergelijking

Waarom jouw factuur niet betaald wordt

Blijf je het versturen van herinneringen lastig vinden? Of zie je iedere verlate betaling als iets persoonlijks? Bedenk dan dat er meerdere redenen zijn waarom facturen te laat worden betaald. Vaak is het te wijten aan de gebrekkige administratie van opdrachtgevers. Ze hebben je factuur over het hoofd gezien, de e-mail zit in de spam box of ze hadden de betaaldatum niet helder. Een automatische herinnering werkt dan als een geheugensteuntje waardoor het betalen van jouw factuur ineens wel prioriteit wordt.

Andere klanten rekken bewust tijd, omdat dit goed is voor hun eigen cashflow. Maar daar hoef jij niet onder te lijden natuurlijk. Een aanmaning is dus zeker op zijn plaats!

Waarom ook een automatische herinnering niet altijd succes oplevert

Sommige klanten zijn ontevreden over de geleverde dienst. In zo’n geval lost een persoonlijk belletje vaak meer op. Ook kun je een hardnekkige wanbetaler treffen of een klant met financiële problemen. Dan is de kans groot dat je ook na het versturen van de automatische herinneringen niet betaald krijgt. Maar voor klanten die wel wíllen, kan het wel een reden zijn om contact met jou op te nemen over een betalingsregeling. En zo niet, dan heb je nu in ieder geval het bewijs dat jij er alles aan hebt gedaan om de klant te laten betalen. Dat heb je nodig als het ooit tot een juridische procedure komt.

Openstaande facturen voorkomen met de juiste boekhoudsoftware

Het automatisch versturen van betalingsherinneringen is dus hartstikke efficiënt en effectief. Het is handig bij grote aantallen of wanneer jij het moeilijk vindt om je klanten persoonlijk te herinneren aan een openstaande factuur. Automatisch herinneringen sturen werkt via je boekhoudsoftware. Die software houdt namelijk bij welke facturen open staan, en stuurt de herinnering op het vooraf ingestelde moment. Maak je nog geen gebruik van een online boekhoudpakket? Lees dan zeker onderstaande blog en beoordeel of zo’n boekhoudpakket jou helpt als zzp’er.

De voordelen van boekhoudsoftware met automatische herinneringen

Bekijk alle voordelen