Binnen 30 minuten per week je administratie op orde? Zo doe je dat als zzp’er

In het kort

•  Het is belangrijk dat je bijblijft met je administratie. Plan daarom een vast administratiemoment per week.
• Start met het leukste: factureren. Zo zorg je ervoor dat er geld blijft binnenkomen.
• Werk daarna je uitgaven bij, en zorg ervoor dat alle bonnetjes en facturen aanwezig zijn.
• Kijk ook alvast vooruit zodat je komende weken niet voor verrassingen komt te staan.
• Nóg meer tijd besparen? Kies dan een online boekhoudpakket dat goed past bij jou en je onderneming.

Een vast administratiemoment

Hoe langer je het laat liggen, hoe minder zin je krijgt in je administratie. Je verliest het overzicht, waardoor je er alleen maar méér tijd aan kwijt bent. Wil je écht binnen 30 minuten klaar zijn? Houd je administratie dan goed bij. Blok hiervoor een vast moment in je agenda, bijvoorbeeld de maandagochtend of vrijdagmiddag. En doe je administratie altijd op dat moment, op die plek. Bijvoorbeeld achter het bureau waar je ook je bonnetjes en facturen bewaart, lekker efficiënt.

De eerste 15 minuten: factureren

Ga positief van start met het versturen van je facturen. Het is altijd fijn om te zien wat je hebt verdiend. Check direct welke facturen deze week zijn betaald en registreer dit in je boekhouding. Kijk ook welke facturen nog open staan en verstuur, indien nodig, betalingsherinneringen. Met deze activiteiten zorg je ervoor dat je cashflow op gang blijft en dat je in ieder geval geld binnenkrijgt.
 
Afhankelijk van jouw activiteiten als zzp’er, is het mogelijk nodig om je uren en kilometers te registreren. Dat kun je natuurlijk het beste op het moment zelf doen. Dus als je thuiskomt van een zakelijke afspraak, noteer je direct je uren, reistijd en kilometers. Maar je wekelijkse administratiemoment is hét moment om te checken of je helemaal bij bent en alles van afgelopen week hebt geregistreerd.

Minuut 15 tot 25: bonnetjes en uitgaven verwerken

Nu je jouw inkomsten hebt geregeld, is het tijd om je uitgaven bij te houden. Open je zakelijke bankrekening en kijk welke uitgaven je deze week deed. Iedere transactie moet je kunnen bewijzen met een bonnetje of factuur. Check of je alles hebt, scan ze in en koppel ze aan de juiste transactie.
 
Open ook je mailbox en controleer welke facturen je deze week ontving. Betaal ze direct of plan ze binnen 14 dagen in.

Zo houd je jouw privé en zakelijke uitgaven uit elkaar

Bekijk de voordelen van een zakelijke rekening

Minuut 25 tot 30: kijk vooruit

Je administratie is nu helemaal bij. Om je financiën de baas te blijven, is het goed om alvast vooruit te kijken. Welke (grote) uitgaven zitten eraan te komen? En wanneer moet je de btw-aangifte doen? Door alvast vooruit te kijken, kom je nooit voor verrassingen te staan.

De ultieme manier om minder tijd kwijt te zijn aan je administratie

Als je nu denkt dat een half uur voor je administratie totaal onrealistisch is, dan doe je waarschijnlijk nog heel veel handmatig. Hoe meer je automatiseert, hoe minder tijd je kwijt bent aan je administratie. Je kunt natuurlijk zelf allerlei tooltjes bouwen, maar het makkelijkste is om een online boekhoudprogramma te gebruiken. Dan heb je op één plek toegang tot allerlei handige functies. Afhankelijk van het boekhoudprogramma dat je gebruikt, zijn dat bijvoorbeeld het:

• maken van offertes

• registreren van uren en kilometers
• omzetten van je uren en kilometers in facturen

• automatisch versturen van betalingsherinneringen

• scannen en uploaden van bonnetjes
• koppelen van bonnetjes en facturen aan transacties, met een automatische bankkoppeling
• voorbereiden van de btw-aangifte

Tijd besparen met een automatische bankkoppeling

Bekijk hoe een automatische bankkoppeling werkt

Dit soort handige functies besparen je veel tijd. Tijd die je kunt besteden aan dingen die je wél leuk vindt om te doen. Of dingen die je wél geld opleveren. De meeste boekhoudprogramma’s hebben ook een gratis versie. Maar wil je alle handige functionaliteiten gebruiken? Dan is een betaald pakket noodzakelijk. Ben je benieuwd welk boekhoudprogramma het beste past bij jou als zzp’er? Bekijk dan onze eerlijke vergelijking tussen Rompslomp en andere bekende aanbieders. Inclusief de voor- en nadelen van ons eigen pakket. We willen namelijk dat jij een pakket kiest dat écht bij jou past en met jou meegroeit als ondernemer.

Welk boekhoudprogramma past bij mij?

Vergelijk de bekendste boekhoudprogramma’s